El pago de salarios, vacaciones y otros beneficios a tiempo es un proceso crucial para asegurar el buen clima laboral, la retención del mejor talento y el compromiso de los colaboradores. Cada vez más los emprendedores y empresarios entienden el papel clave que cumple en la salud de la operación diaria y el crecimiento de la empresa.
Por eso, en este nuevo inicio de año es importante que revises a fondo cómo se gestiona la administración de la nómina del negocio. Además de aplicar las nuevas tendencias para asegurar mejores resultados y evitar conflictos laborales. Veamos cuáles son.
#1. La adopción de sistemas de nómina más funcionales
Una de las grandes ventajas de emprender en estos tiempos es el mayor acceso a plataformas digitales que automatizan y simplifican procesos tan importantes como la facturación, el manejo del inventario y, por supuesto, la administración de la nómina.
Uno de los beneficios con mayor impacto de estos sistemas es que eliminan los errores de cálculo en la retención de impuestos, las aportaciones a la seguridad social o los descuentos por ausentismo. Además de ahorrar tiempo y dolores de cabeza, permiten:
- Administrar de manera sencilla los datos de cada colaborador.
- Capturar incidencias, como ausencias injustificadas o por enfermedad.
- Desglosar automáticamente el pago de vacaciones.
- Programar movimientos.
- Emitir recibos de nómina electrónicos según las últimas disposiciones de la autoridad fiscal.
- Conectarse con portales bancarios para realizar los pagos a los trabajadores de forma segura.
- Generar documentos personalizados como cartas, contratos y constancias laborales.
- Obtener reportes de proyección de pagos de aportes para el retiro y el Infonavit.
La buena noticia es que hoy hay muchas opciones para que puedas mejorar el manejo de la nómina con tecnología y con costos muy accesibles. Pero es importante que al pedir una cotización te asegures de que un sistema ofrezca todas estas funciones; además de asesoría personalizada y soporte técnico.
#2. La automatización y la mayor eficiencia
Otra de las grandes ventajas de los sistemas más modernos de nómina es que automatizan la captura de datos, los cálculos y la conexión con otras plataformas, como un sistema de contabilidad electrónica. Claro que ello no solo elimina los errores y la necesidad de aplicar nuevos procesos (como una devolución o un nuevo pago), sino que permite que el personal de Recursos Humanos pueda dedicar más tiempo a la estrategia, por ejemplo, para mejorar la captación de talento.
Por todo esto, los especialistas aseguran que una tendencia clara en el manejo de la nómina para 2023 será el mayor foco en la eliminación de errores de cálculo, como una de las claves para mejorar el nivel de satisfacción y retención de los colaboradores. Por supuesto, es fundamental hacerse de una plataforma que se mantenga siempre actualizada según las nuevas reglas de la autoridad fiscal. Y ante toda novedad, preparar la transición hacia un nuevo sistema con tiempo.
#3. El manejo interno de la nómina
Cada vez más los negocios se enfocan en la formación de equipos de trabajo fuertes, comprometidos con el logro de los objetivos anuales. Esta estrategia incluye el manejo interno del pago de la nómina y otros beneficios laborales. Además, el outsourcing ya está más regulado, y por eso no es considerado como una gran ventaja para la baja de costos por sus potenciales complicaciones futuras.
Así, está claro que con la ayuda de la tecnología, la administración del personal y de la nómina ya no necesita de tanto personal como en el pasado. Pues al automatizar los cálculos no solo se aseguran los pagos a tiempo y sin errores, sino la transparencia y el compromiso de la empresa con sus colaboradores.
#4. La incorporación de nuevas funciones para el teletrabajo
Tras la contingencia sanitaria, muchas empresas decidieron mantener a parte de su personal trabajando desde casa o adoptaron esquemas de presencialidad híbrida. Eso significó varios retos, como el registro de la asistencia presencial y las horas trabajadas a distancia. Una vez más, la tecnología ofreció una respuesta, con nuevos sistemas de nómina que incluyen un reloj checador que funciona a través de una aplicación móvil.
Esta es una ventaja que no puedes ignorar, porque son cada vez más los profesionistas que eligen trabajar de manera remota. Y ahí suele estar el mejor talento del mercado, capaz de elegir e imponer las condiciones en las que quieren trabajar en la búsqueda de un mayor equilibrio entre su trabajo y su vida personal. Por eso, a medida que aumenta el número de colaboradores remotos y freelancers, los sistemas de nómina irán incorporando nuevas funciones para atender las nuevas necesidades de administración de las empresas.
#5. La administración en la Nube
La transformación digital permite no solo convertir a un dispositivo móvil en un reloj checador, sino gestionar a través de él permisos, vacaciones, incidencias, la dispersión de los pagos y cualquier proceso relacionado con la nómina. ¿Cómo? A través de una aplicación móvil que funciona en la Nube y por medio de la geolocalización.
Esta herramienta puede ser descargada en un smartphone, una tableta o una computadora portátil. Además, puede significar un antes y un después en empresas en las que el dueño de la empresa o el responsable del manejo del personal tienen que realizar muchos viajes de negocios, o trabajar algunos días desde casa. Al momento de analizar opciones tecnológicas y pedir una cotización, toma en cuenta otras funciones muy útiles, como:
- La organización de horarios de entrada, salida, comidas, turnos, etc.
- La administración de horarios de diferentes departamentos o sucursales.
- La autorización y rechazo de solicitudes y operaciones con un solo clic.
- La visualización y entrega de recibos de nómina.
- El aviso inmediato sobre incidencias (vital en el caso de fábricas o áreas como logística).
- El conocimiento en tiempo real de la ubicación de un colaborador, a través de su propio celular.
- La posibilidad de programar pagos anticipados de nómina.
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