5 errores fiscales que debes evitar en tu negocio

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Una de las causas principales del fracaso de los pequeños y medianos negocios es el desorden administrativo y fiscal. Debido a que los emprendedores solemos enamorarnos de nuestros productos y servicios, por lo que dedicamos la mayor parte del día a su elaboración, a las ventas y a la atención a los clientes. Pero es una realidad que no podemos descuidar todos los procesos relacionados con la contabilidad y el pago de impuestos.

¿Por qué? Simplemente porque no hay negocio exitoso sin finanzas sanas: un buen historial crediticio y un cumplimiento fiscal al día. Así que, en este próximo inicio de año queremos advertirte acerca de cinco errores fiscales a evitar si estás decidido a hacer crecer tu empresa. ¡Sigue leyendo!

Error#1. Esperar hasta el último día para cumplir con las nuevas disposiciones de la autoridad fiscal

Hace algunas semanas, la autoridad fiscal comunicó dos prórrogas nuevas en materia fiscal: el uso obligatorio de la versión 4.0 del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) hasta el 1 de marzo de 2023, y la Carta Porte sin el cumplimiento de todos sus requisitos, hasta julio del próximo año.

Por supuesto, estas noticias permiten que nos preparemos para los cambios con más tiempo, pero también pueden provocar que posterguemos demasiado la adopción de, por ejemplo, una plataforma de facturación nueva que nos permita recopilar con tiempo los nuevos datos de los clientes que debemos incorporar o hacer las primeras pruebas con un nuevo sistema.

Para evitar incurrir en este error, reúnete con tu contador y planifica con tiempo la adopción de plataformas administrativas nuevas y, en caso de ser necesario, la capacitación de tus colaboradores. Así evitarás errores en los procesos, quejas por parte de los clientes, demoras en los pagos y multas por incumplimiento por parte del fisco.

Error #2. Caer en el desorden contable y administrativo

Aunque cuentes con un equipo de contabilidad interno o contrates los servicios de un despacho, como dueño del negocio es clave que te asegures de que toda la documentación del negocio está en orden, perfectamente archivada y segura. Así como de haber revisado el pre-cierre fiscal del año para poder hacer las previsiones necesarias para la declaración anual de impuestos en marzo.

Lo mejor es que te reúnas una vez al mes con el contador para que te presente un informe sobre ingresos y gastos, el pago de impuestos y cuáles son los resultados de la estrategia fiscal en marcha. Por supuesto, también necesitas apoyarte en la tecnología con sistemas eficientes para el manejo de la nómina, la administración en general y el manejo y control de la contabilidad.

Error #3. Desentenderse del pago de los impuestos

Otro error recurrente entre los emprendedores es delegar absolutamente todas las tareas que tienen que ver con la contabilidad del negocio en su contador: desde la emisión de una factura o un CFDI de pago hasta la revisión y el pago de los impuestos. Hasta encontrarse un día, por ejemplo, con la sorpresa que de todos los CFDI de nómina anuales se emitieron mal o de que recibieron una notificación del fisco por la falta de pago del Impuesto sobre la Renta (ISR).

Por supuesto que, como emprendedores, tenemos que ocuparnos de la estrategia del negocio y siempre vamos a necesitar de los servicios de un contador. Pero es fundamental que no te desentiendas del todo de este proceso clave para la salud del negocio, así como de asegurarte de que todo marche en orden. Te sorprenderías de la cantidad de empresarios que se encargan personalmente del pago de los impuestos de su negocio y que se mantienen actualizados sobre las últimas novedades en materia fiscal a través de lecturas, seminarios y reuniones con especialistas.

Error #4. Tener deudas con el Seguro Social

No pagar los aportes de los colaboradores en tiempo y forma puede significar sanciones económicas, juicios laborales y, sobre todo, el desprestigio de la empresa y de sus marcas. Recuerda que tu equipo es tu mejor inversión, y que parte de tu compromiso con ellos es pagarles su salario y todas las prestaciones que les corresponden por ley.

En el caso de los colaboradores externos, es importante también establecer reglas claras para el pago de sus servicios, así como notificar a tiempo los cambios en los procesos para la recepción y liquidación de las facturas.

Error #5. Simular operaciones

Por último, ten en cuenta que la autoridad fiscal incrementa cada año sus esfuerzos para eliminar cualquier acto de simulación para ocultar ingresos o aumentar los gastos. Dentro de sus programas de fiscalización puede determinar la inexistencia de una operación, como la venta de un servicio o la adquisición de capital de trabajo; y pedir, en consecuencia, que el cliente presente los elementos probatorios de una operación, ya sea mediante una solicitud de reembolso de un saldo de IVA a favor, por ejemplo.

¿Cuál es la recomendación para tu planificación fiscal en 2023? Afinar los procesos internos de administración, control y administración de documentación que evidencie cada operación: a través de recibos por entrega de mercadería, órdenes de compra, correos electrónicos con clientes y proveedores, y contratos firmados. Todo esto soportará las transacciones y, de paso, será útil para incrementar el orden administrativo en el negocio.

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