Mientras preparan los últimos documentos para realizar la declaración anual de sus empresas, son muchos los emprendedores que están descubriendo problemas en el área de contabilidad. Entre ellos, el desorden en la información, la falta de actualización de datos o de facturas, o el incumplimiento de las declaraciones mensuales.
Si en tu negocio se encendieron algunas de estas señales de alarma, es el momento de que hagas un diagnóstico acerca del trabajo de tu contador. Pero también de las herramientas tecnológicas con las que cuenta para la gestión de la contabilidad y las finanzas del negocio. ¿Son eficientes? ¿Se mantienen actualizadas según cada nueva disposición del Servicio de Administración Tributaria (SAT)? ¿Cuentan con la asistencia técnica y el servicio al cliente que se necesita?
La clave no es solo adquirir la plataforma más eficiente, sino además la que mejor se adapta a las necesidades y al presupuesto de tu negocio. Y para que puedas tomar la mejor decisión, aquí te compartimos cinco puntos que debes tomar en cuenta.
#1. El tamaño de tu empresa
La oferta de softwares de contabilidad es muy amplia en México, y si no eres un experto en el tema la información puede resultar un poco confusa. Así que lo primero que tienes que hacer es hablar con tu contador, determinar el tamaño de la operación de la compañía y definir qué tan robusto tiene que ser el sistema que quieres adquirir. Con esa información, estarás más preparado para sentarte a escuchar la propuesta de un representante de ventas. Si tu negocio es pequeño, está claro que no vas a necesitar la plataforma que usa una multinacional para consolidar la información de todas sus sucursales.
#2. La generación eficiente de las declaraciones fiscales e informativas
Para no tener problemas con las declaraciones anuales, es fundamental ir realizando las que el SAT pide mes con mes para el Impuesto sobre el Valor Agregado (IVA), el Impuesto sobre la Renta (ISR) y la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT). Y solo podrás hacerlo con una plataforma que procese, integre y mantenga actualizada toda la información contable y fiscal de tu negocio en forma eficiente, segura y confiable. También es fundamental que verifiques que el sistema cumpla con las diferentes especificaciones y funciones para el manejo de la Contabilidad Electrónica 1.3, definidas por el SAT.
#3. La integración con otros sistemas
A medida que el negocio crece, se hace más evidente la necesidad de conectar la plataforma de contabilidad con la interfaz de otras plataformas, como las que se usan para el pago de la nómina, el cobro y la generación de facturas, o para manejar las cuentas bancarias. Para tomar la mejor decisión no consideres solo el tamaño y los requerimientos actuales de tu negocio, sino los de mediano y largo plazo. Como explican los expertos, es preferible adquirir un software más robusto y flexible de entrada, que uno más económico pero que a los dos o tres años ya no resulte útil.
#4. La capacitación y la asistencia técnica
Los sistemas de contabilidad más robustos suelen ser complejos de usar, por lo que sus usuarios necesitan recibir una capacitación inicial para aprender a manejarlos sin errores. Pero las plataformas más pequeñas también necesitan de este tipo de apoyo por parte del proveedor, sobre todo cuando hay que hacer ajustes en la generación de facturas o recibos de nómina de acuerdo a las nuevas disposiciones fiscales. Antes de tomar una decisión de compra, habla con otros emprendedores acerca de su experiencia con diferentes plataformas y de la calidad del servicio que han recibido.
#5. La posibilidad de hacer pagos más flexibles
Si estás decidido a adquirir una nueva plataforma contable pero no cuentas con el presupuesto necesario para hacer un solo pago, tenemos una buena noticia para ti: hay algunos proveedores que permiten acceder a esta tecnología a través del pago de una iguala mensual, y con condiciones muy convenientes. Esto no solo es muy beneficioso para el control de los gastos, sino también para no retrasar más el proceso de ordenar la contabilidad y las finanzas de la empresa. Y empezar a trabajar en una estrategia fiscal inteligente. ¡No esperes más tiempo!
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