10 estrategias probadas para ordenar tu negocio

Si estás decidido a hacer crecer tu negocio el próximo año, entonces, necesitarás arrancar enero con el pie derecho. ¡Y qué mejor manera de hacerlo que aprovechar los últimos días del año para poner en orden tu negocio!

Por supuesto, en el caso de los negocios pequeños esto puede resultar más complicado, ya que hay menos colaboradores y están enfocados en las ventas, en el cierre contable u otras tareas típicas de fin de año. Ni hablar si eres un solopreneur y no cuentas con ningún tipo de ayuda.

Pero hay algunas estrategias de organización sencillas y probadas que incluyen rutinas, procesos y herramientas para eliminar el desorden, así como aquellos obstáculos que impiden el crecimiento de tu empresa. Por eso, ¡queremos compartirlas contigo! Alista tu libreta y toma nota.

#1. Ordena tu espacio de trabajo y almacenamiento

Lo primero que tienes que hacer es dejar de trabajar en el caos: rodeado de cajas repletas de papeles, tickets y recibos apilados sobre tu escritorio, bibliotecas llenas de polvo o estanterías de mercadería acumulada sin organizar. Un espacio ordenado te permitirá trabajar más enfocado, hallar rápidamente ese documento o archivo que necesitas para completar una tarea, para al final ser más productivo.

Compra una trituradora de papel y elimina todos esos documentos e impresiones que no necesitas. Tira a la basura esas revistas y folletos que definitivamente ya no vas a leer o utilizar. (Recuerda que todo aquello que no usaste durante un año ya no lo usarás después.)

Asegúrate de que todo está en su lugar y limpia a fondo tu lugar de trabajo. Si ya no cuentas con el espacio necesario en tu casa u oficina, renta una mini-bodega (no lo veas como un gasto, sino como una inversión).

#2. Elimina el papel

Además de una trituradora de papel, es clave contar con un escáner; así podrás evitar la acumulación de tickets, facturas, contratos u otros documentos impresos. Y, de paso, ahorrarás en la compra de papel y cartuchos para la impresora.

Lo ideal es contar con una aplicación que te permita digitalizar documentos de una manera sencilla y rápida desde el celular y luego transferirlas a tu computadora o compartirlas por WhatsApp. Dos buenas opciones son CamScanner y Scanner Pro.

#3. Organiza y protege tus contraseñas

¿Usas la misma contraseña para todas las plataformas y aplicaciones que utilizas? Eso no es nada seguro. ¿Tienes una diferente para cada uso, las olvidas todo el tiempo y las tienes anotadas en una libreta de papel que sueles dejar siempre en tu oficina? Este fin de año es el momento ideal de reorganizar tus contraseñas.

También en este caso es ideal que uses una aplicación de almacenamiento seguro de datos, tanto en el celular como en tu computadora de escritorio. Para acceder a las contraseñas solo tendrás que recordar una sola. Entre las apps más recomendadas están 1Password y Keeper.

#4. Guarda tus notas en la Nube

Si eres de las personas que anotan una idea, un pendiente, un número de folio o la información de un contacto en un pedazo de papel, y luego pasas horas buscándolo por toda la oficina, es momento de cambiar de estrategia con una app como Evernote.

Puedes registrar notas de texto, fotografías e imágenes, videos y todo aquello que necesites registrar para usar en el futuro. Para encontrarlas más fácilmente puedes organizar esas notas en carpetas, como “Contabilidad”, “Contactos” o “Compras”.

#5. Ordena la pantalla de tu computadora de escritorio

Así como debes tener organizado tu escritorio, también debes terminar con el desorden en la pantalla de tu computadora, ya que seguramente es donde pasas más tiempo trabajando.

Empieza por elegir un fondo de pantalla sencillo y de colores suaves.
Define no más de cinco carpetas o folders principales y organiza todos los archivos y descargas que están sobre la pantalla.
Elimina los que ya no son necesarios, como las capturas de pantalla o un recibo que ya facturaste.
Aprovecha para eliminar cookies y el historial de los navegadores, enlaces de descargas y vacía la papelera.

#6. Mejora el uso del calendario

Si tu agenda suele estar cargada de presentaciones, reuniones, videoconferencias y recordatorios es el momento de manejarla de una manera más efectiva que con un planner de papel o un calendario electrónico; sobre todo si tienes que asegurarte de que otras personas también participen de esas citas.

¿Qué te recomendamos? Usar una plataforma como Calendly, que te permita compartir esos compromisos y así no tener que enviar recordatorios por correo electrónico y WhatsApp. Vas a comprobar rápidamente cómo te vas a organizar mejor y a aprovechar más tu tiempo.

#7. Usa una plataforma más eficiente de facturación

Uno de los procesos más importantes de todo negocio, no importa cuál sea su tamaño, es la emisión de recibos, facturas y los CFDI para acreditar los pagos. Y también puede ser el que nos lleva más tiempo si no contamos con la herramienta adecuada.

Asegúrate de que cuentas con una plataforma de facturación inteligente y en línea, que no solo se mantenga actualizada según las últimas disposiciones de la autoridad fiscal, sino que también te permita llevar un control preciso de ingresos y egresos, relacionar tus CFDI y comprobantes de pago de forma automática, llevar el control de productos y clientes a través de catálogos, así como visualizar datos gráficos a través de un tablero (por ejemplo retenciones y viáticos del mes o del año).

#8. Lleva la administración del inventario al siguiente nivel

Si tu negocio está despegando y tiene ventas al alza, es imperativo que mejores el manejo del inventario a través de la plataforma adecuada. ¿Cuál es la mejor opción? Un sistema de administración empresarial, que no solo registre de manera eficiente las entradas y salidas de mercadería, sino que además pueda conectarse con un marketplace en caso de que estés decidido a vender en línea.

Al momento de decidirte por un proveedor, busca referencias entre tus conocidos con base en cinco premisas:

Uso intuitivo de la plataforma
Escalabilidad
Seguridad
Opción de pago mensual
Soporte permanente

#9. Elimina suscripciones de tu correo electrónico

Otra estrategia importante para organizar tu negocio y tu trabajo diario es mantener una bandeja de correo electrónico al día. Para lograrlo, establece dos horarios al día para revisarla y elimina suscripciones a newsletters que ya no lees, ya sea porque ya no te interesan o no te resultan útiles. Aprovecha para armar una lista de carpetas donde puedas guardar los mensajes más importantes.

#10. Monitorea cómo usas el tiempo

Uno de los desafíos más grandes de un emprendedor es aprender a aprovechar mejor cada hora del día. Para conseguirlo también puedes apoyarte en diferentes opciones tecnológicas; por ejemplo, aplicaciones como Forest, que te permiten bloquear el uso del celular por un determinado número de minutos para que te concentres en tus tareas.

También existen herramientas como Toggl, que te permite llevar un registro de cómo repartes tu tiempo entre diferentes tareas y proyectos. Así, podrás descubrir, por ejemplo, que dedicas demasiadas horas a atender las quejas de los clientes y casi nada a la estrategia. Además de que quizás es momento de buscar un colaborador que te apoye con las tareas más rutinarias, o bien, de automatizar procesos.