Algo que los emprendedores muchas veces no tenemos en cuenta es que necesitamos tiempo desconectados del negocio. Y no solo durante el fin de semana, sino sobre períodos más extendidos, de dos o tres semanas, que nos permitan recuperar la energía, la motivación, y el tiempo compartido en familia o con los amigos.
Pero esto puede ser algo muy difícil de lograr, sobre todo durante los primeros años de operación del negocio, cuando tenemos que cumplir múltiples funciones y nos cuesta delegar. Sin embargo, cuando te conviertes en el empleado más importante de la empresa, también puedes ser el principal obstáculo para su crecimiento.
Por eso hoy queremos presentarte una estrategia de siete pasos para que reformules algunos procesos y formes equipos de trabajo más eficientes y autónomos. Y entonces, puedas tomarte vacaciones sin preocupaciones y, sobre todo, sin culpa.
Paso #1. Establece tu lista de tareas como dueño del negocio
Cuando hacemos la cuenta, puede resultar increíble el tiempo que perdemos enviando una factura, revisando una presentación para un cliente o haciendo cualquier otra tarea que puede ser resuelta perfectamente por un empleado. Establece cuáles van a ser las tareas en las que sí puedes aportar valor, como por ejemplo revisar los resultados de la estrategia comercial y hacer ajustes junto al director de Ventas.
Paso #2. Define procesos para esas tareas que vas a delegar
No se trata solo de decir a un empleado que, a partir de determinado día, el va a ser el encargado y el responsable de determinada función. Tienes que darle toda la información que necesita para cumplir con su trabajo, y para eso necesitar definir primero un proceso claro y con resultados medibles.
Paso #3. Crea una base de conocimiento
Aunque crees procesos claros y los compartas a través de una capacitación o de un manual, es normal que algunos empleados tengan dudas y sigan haciéndote preguntas. Para evitarlo, acompaña ese manual con ebooks puntuales sobre determinado aspecto del negocio, checklists y videos, que sean accesibles a través de una Intranet, una plataforma de trabajo colaborativo como Asana o una aplicación de almacenamiento de archivos, como Google Drive o Dropbox.
Paso #4. Establece una cadena de responsabilidades
El siguiente paso es definir quién debe responder por los resultados de un proceso específico ante el dueño del negocio, y por lo tanto va a asumir el manejo del equipo involucrado y de los recursos necesarios.
Paso #5. Define canales de comunicación y fechas de entrega de reportes
Delegar no significa desentenderse de las tareas que se deben realizar. Define cuáles son los indicadores más importantes sobre la marcha del negocio (por ejemplo, facturación y flujo de efectivo), establece con qué periodicidad deben entregarte los resultados y a través de qué vías (por ejemplo, una reunión semanal con los directores o a través de mails diarios).
Paso #6. Haz ajustes trimestrales en el plan estratégico anual
Para evitar sorpresas desagradables justo una semana antes de tomarte vacaciones, asegúrate de que tu planificación tiene en cuenta los últimos cambios en el mercado, en las condiciones de pago de los clientes o en las tarifas de los proveedores.
Paso #7. Realiza una primera prueba
Por último, antes de desconectarte del negocio por dos semanas o más tiempo, hazlo por tres días o una semana, y desde tu casa o un lugar de descanso cercano a la empresa. Así podrás presentarte en caso de una emergencia pero, sobre todo, podrás probar qué funciona y qué no, y qué otros ajustes son necesarios en la operación.
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