El concepto “gestión de compras” puede sonar como exclusivo de las grandes empresas; pero en realidad, cualquier negocio necesita adquirir bienes y servicios de la mayor calidad y al menor costo posible: de eso se trata este proceso.
Optimizar la gestión de compras es fundamental para asegurar el flujo de suministros y la rentabilidad de la empresa, así como para mantener la calidad de los productos o servicios que vendemos, la atención al cliente y la competitividad en el mercado. A través de este proceso podemos, tener niveles de inventario más eficientes, mejorar la logística y los tiempos de entrega, y armar una red de proveedores estratégicos, por ejemplo.
Hoy te queremos compartir una guía práctica para optimizar la gestión de compras de tu negocio sin importa cuál sea su giro o tamaño.
Consejo #1. Definir un proceso
El primer paso es estructurar la gestión de compras a través de cuatro etapas: planear, organizar, comprar y controlar.
En la etapa de planificación hay que realizar pronósticos de demanda y suministros necesarios, armar planes de contingencia y establecer políticas de compras. En la de organización hay que pedir y analizar presupuestos y preparar las negociaciones con los proveedores. En la de compras se realizan las adquisiciones y, como dueños del negocio, debemos asegurarnos de que los colaboradores involucrados cuenten con toda la información y las herramientas necesarias. En la etapa de control se miden los resultados y se definen los ajustes necesarios para los próximos ciclos de compras.
Consejo #2. Trabajar en estrategias
No se trata de salir a buscar de último momento el mejor precio: los expertos recomiendan trabajar con anticipación en estrategias de compras inteligentes, en colaboración con áreas estratégicas como almacén, producción, ventas y finanzas.
¿Qué estrategias se pueden aplicar? Por ejemplo, realizar licitaciones, generar alianzas con los proveedores y tercerizar servicios.
Consejo #3. Incorporar tecnología
La digitalización es la mejor aliada de las Pymes para optimizar todos sus procesos y la gestión de compras no puede ser la excepción. Con un sistema de administración empresarial que permita gestionar todo el ciclo de compra venta reducirás costos, prevendrás errores y ganarás tiempo.
Entre otras funciones, estas plataformas permiten administrar el stock de distintos almacenes y reabastecer con mayor eficiencia; además de generar reportes y estadísticas, recibir notificaciones de facturas pendientes, llevar un expediente completo de proveedores, analizar gastos y controlar las cuentas por pagar.
Consejo #4. Analizar constantemente el mercado
Para adquirir insumos a precios competitivos no hay que analizar el mercado constantemente. Considera que tener información actualizada es clave para poder llegar a mejores negociaciones con los proveedores.
Para cumplir con esta parte del proceso, el departamento de compras tiene que pedir cotizaciones periódicas a distintos proveedores, realizar licitaciones y seguir de cerca los precios de la competencia.
Consejo #5. Potenciar las relaciones con los proveedores
Por último, hay que trabajar en procesos permanentes que permitan mejorar el desempeño de los proveedores y nuestra relación con ellos. Por ejemplo, a través de la evaluación de resultados y, en caso de ser necesario, del entrenamiento (como hacen las grandes corporaciones).
Un consejo importante de los expertos es contar con al menos tres proveedores para cada insumo o servicio, para prever contingencias y aumentar nuestro poder de negociación. En caso de ser necesario se deben establecer las normas y lineamientos que nuestros aliados deben cumplir (como sucede en las industrias de alimentos, cosméticos y farmacéutica).
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