5 pasos para agilizar el proceso de planeación

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Además del cierre de año y de los preparativos para las fiestas, diciembre tiene otra actividad que eleva nuestro nivel de estrés: la planeación estratégica. Esta vez con una economía en recuperación, pero ante un escenario todavía incierto, fijar objetivos para el próximo periodo nos puede parecer más complicado.

Pero no te preocupes. Si te cuesta avanzar (mientras piensas en la cena de Navidad y los regalos que todavía te quedan por comprar), hoy queremos compartirte cinco pasos para agilices el proceso de planeación estratégica del negocio. Se trata de una tarea sumamente importante, porque de ella dependerá gran parte del éxito que puedas alcanzar el próximo año; así que no te la tomes a la ligera.

Paso #1. Mira a la empresa como un todo

Uno de los errores más comunes del proceso de planeación estratégica es enfocarse solo en la actividad, los resultados alcanzados o los nuevos objetivos de determinadas áreas olvidándose del resto. Es común; por ejemplo, dedicar horas a analizar lo que pasó en el área de Ventas o Servicio al Cliente sin considerar por qué Contabilidad no envía sus facturas a tiempo o ignorar los pedidos reiterados del responsable de Sistemas para actualizar el software de facturación. Esto sucede en las empresas de todo tamaño y es una de las principales razones de la falta de efectividad de los planes estratégicos.

Paso #2. Aplica un sistema

No se trata de armar un documento a las apuradas para cumplir con los socios o para dar a los empleados la idea de que tenemos objetivos claros, hay que tomarse este proceso en serio. Enfócate en tres puntos: los resultados que se lograron en 2021, los escenarios esperados en 2022 (pesimista, realista y optimista) y los objetivos por alcanzar. Como dueño del negocio, reúnete por lo menos en tres ocasiones con los responsables de todas las áreas (recuerda no dejar a ninguna afuera), idealmente durante toda una mañana o toda una tarde, alejados de toda posibilidad de interrupción y con toda la información importante a la mano (hay que trabajar en recolectarla con anticipación). Es fundamental que el plan estratégico sea consensuado por la mayoría para que no presente resistencias desde el arranque.

Paso #3. Adelanta los resultados del proceso

No esperes hasta tener el documento final hasta hacer un anuncio de los nuevos objetivos a toda la compañía. Es mejor compartir las primeras conclusiones con algunos empleados de confianza y a cargo de áreas clave, para que compartan su punto de vista y se hagan ajustes a tiempo. Las percepciones y los aportes informales de quienes, por ejemplo, están en contacto con los clientes todos los días pueden sumar mucho al proceso de planeación. Por supuesto, es importante asegurar la confidencialidad de la información y definir cómo y con quiénes compartiremos determinados datos.

Paso #4. Apóyate en un experto

En este tipo de procesos las reuniones suelen ser lideradas por el dueño o el director general de la empresa. Pero muchas veces, y más allá de toda su experiencia al frente del negocio, carecen de las habilidades necesarias para generar dinámicas grupales que promuevan el intercambio de opiniones valiosas. Así que, si quieres aprovechar este proceso al máximo, contrata a un profesional especializado en planeación estratégica e innovación, con experiencia probada que pueda sumar un punto de vista objetivo a las conversaciones y conclusiones.

Paso #5. Conecta todo el tiempo con la misión del negocio

Por último, es fundamental motivar al equipo durante todo el proceso de planeación para evitar que cada encuentro se convierta en un mero trámite. ¿La clave? Alinear el trabajo duro con lo emocional y la visión de conjunto: nada más efectivo para eso que recordar cuál es la misión de la empresa y qué es lo que nos motiva cada día para dar el máximo de nosotros. Si tu negocio está pasando por un momento difícil y tus colaboradores se sienten desmotivados apóyate en los servicios de un experto en dinámicas grupales para impulsar la participación a través de metodologías entretenidas.

Ahora ya tienes varias ideas que te ayudarán a revisar las diversas áreas del negocio y también como mejorar de cara al próximo año, ¿cuál comenzarás a aplicar?

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