¿En qué etapa de automatización está tu negocio?

En este blog hemos hablado muchas veces de las ventajas de la automatización para los negocios, como:

Optimizar los flujos de trabajo
Reducir el margen de error
Aprovechar mejor el tiempo
Alcanzar los objetivos de forma más rápida
Mejorar la experiencia del cliente
Promover el mejor clima laboral y
Abrir espacios para la concentración del equipo en factores esenciales para el crecimiento, como la estrategia y la creatividad.

¿Qué es la automatización?

Básicamente, es la división de un proceso complejo en una secuencia de tareas, implementando la tecnología para realizar actividades repetitivas con la menor intervención humana posible. Puede aplicarse en las áreas más diversas de la empresa, desde Contabilidad y Finanzas hasta Marketing o Atención al Cliente.

Por ejemplo, en el caso de una plataforma de facturación, algunas funciones automatizadas son el registro preciso de los ingresos, relacionar los CFDI y los comprobantes de pago, generar estadísticas de los clientes más frecuentes y los productos más vendidos, calcular impuestos y respaldar en la Nube los documentos creados.

Si estás pensando en automatizar tu negocio o si has iniciado ese camino y estás enfrentando algunas dificultades, queremos contarte cuáles son las cinco etapas de la automatización de una empresa para que puedas iniciar este proyecto de manera ordenada. ¡Comenzamos!

Paso #1. Define qué procesos pueden automatizarse

Lo primero que tienes que hacer es analizar los procesos diarios de la empresa, idealmente junto a tu equipo, con base en estas preguntas:

¿Cuáles son los procesos más complejos?
¿Qué procesos demandan más tiempo y atención por parte del equipo?
¿Cuáles son los procesos que más impactan en los resultados del negocio?
¿En qué procesos hay una mayor incidencia del error humano?
¿Qué procesos exigen demasiadas horas de trabajo y no son esenciales para el logro de resultados?
¿Qué procesos influyen de manera directa en la satisfacción del cliente?

Paso #2. Establece prioridades de automatización, según la etapa del negocio

Algo que debes considerar es que hay procesos que son meramente transaccionales, es decir, que permiten realizar una operación sencilla o concreta. Por ejemplo, la emisión de una factura o el envío de un correo electrónico a una base de datos. Hay otros procesos que permiten tomar decisiones estratégicas, como emitir un reporte de ventas o analizar cuáles son los clientes más frecuentes del negocio.

Al trabajar en un plan de automatización del negocio es importante definir cuáles son los procesos prioritarios, según la madurez de la empresa. Por ejemplo, si acabas de abrir una tienda de abarrotes, tu prioridad será la atención en el piso de ventas, y entonces necesitarás un sistema de punto de venta, que te permita hacer cobros y llevar la facturación al día. Pero conforme el negocio crece y aumenta el movimiento en el almacén, te hará falta un sistema de administración empresarial, con el que puedas controlar con más precisión el inventario y todo el ciclo de compraventa de la empresa.

Paso #3. Arma un plan de automatización

Lo que sigue es trabajar en una descripción detallada de los pasos a seguir: con objetivos claros y precisos, fechas de entrega y personal responsable. Un punto muy importante es definir cuáles son los proveedores de tecnología con que trabajarás, ya que se convertirán en tus grandes aliados de negocios durante esta etapa.

¿Qué debes buscar? En primer lugar, soluciones escalables que puedan integrar procesos más complejos a medida que el negocio crece. Por supuesto, seguridad y facilidad de uso. Y, claro, costos accesibles, actualización permanente y asesoría personalizada.

Paso #4. Involucra a todas las áreas

Para que logre sus objetivos, un plan de automatización necesita de los conocimientos, experiencias y aportes de todas las áreas críticas del negocio. Por eso, el peor error que puedas cometer como dueño del negocio es delegar este proyecto solo al área de Sistemas. ¿Qué otros departamentos deberían participar? De nuevo, esto dependerá del tamaño del negocio.

Pero, en principio, no pueden faltar representantes de Piso de Ventas, Almacén, Contabilidad, Administración y Marketing. Todos ellos pueden darte información valiosa para decidir cuál es el mejor proveedor o qué procesos aún pueden realizarse manualmente.

Paso #5. Monitorea y analiza los resultados

Una vez integrada la tecnología es importante medir su impacto en la operación y en los resultados. Por ejemplo, puedes preguntarte:

¿En qué porcentaje han mejorado los tiempos de entrega de las facturas o el cobro de los CFDI?
¿Han disminuido las mermas en el almacén?
¿Cómo ha aumentado la generación de leads a través de las campañas de email marketing?

Con estas respuestas podrás validar la inversión en tecnología de automatización, hacer los ajustes necesarios y hallar nuevas áreas de oportunidad para el mediano y largo plazo.