Para vender por Internet los emprendedores pueden invertir en el desarrollo de un ecommerce propio, o empezar por abrir una cuenta en un marketplace como Mercado Libre o Claro Shop —que incluye soluciones de pagos y envíos “listas para usar”—. En cualquier caso, a medida que crecen las ventas es importante adquirir nuevas herramientas de gestión. Hoy queremos contarte cuáles son las ventajas de incorporar un Sistema de Administración Empresarial.
Expliquemos primero de qué se trata esta herramienta: toda empresa, sin importar su tamaño o su giro, genera un ciclo de compra-venta con diversas etapas, operaciones y actores; por ejemplo, clientes y proveedores. Para asegurar el orden en los números, es necesario llevar un control y un registro de cada movimiento que se realiza en el negocio: desde la compra de insumos hasta el cobro de facturas o la comunicación con cada cliente.
Para lograrlo, la solución está en la digitalización operativa a través de una plataforma de software, que registre y procese la información de manera automática; y que a través de la generación de reportes permita potenciar las ventas.
¿Qué tipo de empresas de ventas en línea pueden usar un sistema de administración empresarial?
Cualquiera que ofrezca sus productos a través de una plataforma digital, que esté dada de alta ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y que necesite poner en orden su operación, como las que venden:
- abarrotes
- artículos de limpieza
- alimentos y bebidas gourmet
- indumentaria y calzado
- accesorios de moda
- productos de belleza y cosméticos
- artículos de papelería y oficina
- libros
- muebles
- artículos de ferretería y tlapalería
- autopartes
- envases y artículos de embalaje
Por supuesto, una herramienta de este tipo no es imprescindible cuando el negocio todavía es pequeño, porque podría ofrecer más funciones de lo que en realidad necesita. Pero es importante tener en cuenta sus ventajas desde el inicio para saber con qué plataformas de ecommerce es compatible e implementarla a tiempo.
De no contar con ella —cuando el volumen de ventas en línea es considerable— se puede perder información importante, registrar datos erróneos, tomar malas decisiones (como la compra de mercadería sin datos sobre el estado del inventario) y, al final, perder dinero. Estos son errores evitables con una conexión a un sistema de administración empresarial.
Veamos, ahora sí, sus ventajas.
Ventaja #1
Maneja un volumen de información muy grande en forma automática. Ya no hace falta trabajar con un Excel ni preocuparse por la disparidad de la información contenida en los archivos de diferentes departamentos, como Ventas y Contabilidad.
Ventaja #2
Emite facturas y permite recibir notificaciones de los CFDI pendientes o por timbrar. Esto elimina la necesidad de contratar por separado un servicio de facturación electrónica.
Ventaja #3
Administra el inventario. Los mejores sistemas de este tipo disponibles en México permiten conectar la bodega con los principales marketplaces, como Amazon, Mercado Libre y Claro Shop.
Ventaja #4
Mantiene relaciones con toda la cadena de suministro. Este tipo de plataformas ayuda a las empresas a promover relaciones sanas con sus proveedores de mercancía al llevar un registro de acciones e interacciones con cada uno.
Ventaja #5
Establece roles y permisos para proteger la información del negocio. Esto es muy importante cuando hay varios usuarios que necesitan acceder al sistema.
Ventaja #6
Permite hacer consultas y movimientos desde una app. Las versiones más robustas de los sistemas de administración empresarial ofrecen opciones de movilidad seguras y fáciles de usar.
Ventaja #7
Genera reportes y estadísticas en pocos minutos. Por ejemplo, sobre volumen de ventas, ticket promedio, o productos más vendidos por Internet. Estos datos son fundamentales para la toma de decisiones estratégicas.
Ventaja #8
Optimiza los procesos de compra-venta para obtener el máximo beneficio. Al llevar expedientes completos de clientes y proveedores facilita la revisión de la estrategia de ventas en línea y permite hacer ajustes a tiempo.
Ventaja #9
Controla las cuentas por cobrar y por pagar. Así es más fácil controlar el flujo de efectivo y asegurar la disponibilidad de recursos para gastos e inversiones en la tienda en línea.
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