En finanzas, hay una regla de oro que dice que hay que adelantarse a los acontecimientos. Es cierto que algunos de ellos, como la pandemia del Coronavirus, son impredecibles y siempre nos tomarán por sorpresa. Pero como dueños de un negocio, no tenemos otra opción que planificar con diferentes escenarios a la vista, y así plantear medidas rápidas y concretas según cada circunstancia.
En estos momentos, la prioridad es reducir al máximo el impacto de la caída en las ventas y prepararnos para cuando podamos retomar nuestra actividad normal. Y para lograrlo, una de las tareas más importantes que debemos realizar es hacer ajustes en la planificación financiera en la que trabajamos a inicios de año. ¿Qué va a suceder con los ingresos en los próximos tres meses? ¿Qué gastos fijos tenemos? ¿Cómo va a evolucionar el costo de ventas? ¿Vamos a necesitar algún tipo de financiamiento para cumplir con nuestros compromisos? Estas son algunas de las preguntas que van a aparecer durante este proceso.
Pero como explican los expertos, una buena planificación financiera no solo es indispensable para superar una tormenta. Es una herramienta de gestión que permite que el negocio sea más productivo y rentable, y sumamente útil para aprovechar las oportunidades que aparecen durante una crisis de este tamaño. Y eso son los puntos que debes tomar en cuenta para ajustarla a cualquier cambio de escenario.
#1. Hacer una previsión realista del flujo de efectivo
¿Con cuánto dinero vas a contar en las siguientes semanas para cubrir gastos fijos, como la renta de un local, la nómina o los servicios? ¿Cuál es el monto de las facturas por cobrar? ¿El pago está asegurado? ¿Qué datos tienes sobre tu mercado, cómo se comportará en el corto y mediano plazo, y qué previsión de ventas puedes hacer?
Esta información te permitirá tomar las primeras medidas de emergencia (como eliminar gastos superfluos), saber qué alternativas tienes si hay se produce un déficit entre ingresos y gastos (por ejemplo, recurrir al fondo de ahorro de la empresa o pedir un crédito), y tener cierto margen de maniobra para planificar a largo plazo.
#2. Definir nuevos objetivos
El segundo paso es reducir los objetivos planteados al inicio de año, para ajustarlos a la nueva realidad y al presupuesto con el que vamos a contar. ¿Cuáles podrían ser entonces los ingresos mensuales? ¿Voy a mantenerme con los mismos clientes o todavía confío en que voy a poder atraer a algunos nuevos? ¿Qué va a pasar con el ticket promedio de compra, en cuánto va a bajar? ¿Y qué va a suceder con el ciclo de cobro de las facturas y del pago a los proveedores?
#3. Incorporar herramientas tecnológicas
Hoy más que nunca resulta imprescindible que los dueños de negocios y los responsables del área de finanzas se apoyen en sistemas capaces de captar y monitorear en tiempo real toda la información relacionada con compras, pagos, inventarios, facturas y clientes. Y que los ayuden a elaborar reportes y analizar información clave para la toma de decisiones inteligentes.
Si tu negocio todavía no cuenta con las herramientas necesarias, la buena noticia es que, como medida de apoyo a los pequeños y medianos empresarios, hay proveedores que están ofreciendo promociones especiales para adquirir plataformas de contabilidad electrónica o de nómina. Investiga qué opciones se adaptan más a las necesidades actuales de tu empresa, pero sobre todo a las futuras. La digitalización llegó para quedarse, y es una tendencia que ya no podemos ignorar.
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