En esta ocasión quisiera hablarte de un área que funciona como una especie de “caja negra” en las pequeñas y medianas empresas: las finanzas. En estos últimos 10 años de trabajo con Helpi Coaching , en los que hemos ayudado a miles de negocios a mejorar su operación y crecer, pude llegar a una preocupante conclusión: los dueños y directivos de la gran mayoría de las Pymes no tiene claridad sobre los números de la compañía, y navegan ciegos en la toma de decisiones del día a día.
Este es un camino directo hacia el fracaso, porque las finanzas son el mecanismo básico de control de tu empresa.
Imagina que tienes un carro y que no sabes lo que significan los indicadores del tablero. Un día, mientras vas manejando, se prende una luz que advierte que falta aceite, y tu reacción inmediata es tratar de averiguar cómo se puede apagar el foquito. Otro día, el aviso es por la falta de gasolina, pero tú sigues adelante, hasta que el automóvil simplemente se detiene.
Esta situación, que puede sonar irreal y hasta un poco absurda, es muy común en la mayoría de las Pymes, porque sus líderes no saben interpretar las señales ni manejar el tablero básico de control de la empresa. Y terminan con el negocio desvielado, sin combustible, sobrecalentado y con las piezas desgastadas.
¿Por qué sucede esto, cuando las finanzas son una parte tan vital del negocio? Una de las razones principales es que todo lo que tenga que ver con la contabilidad y el manejo del dinero es considerado como algo difícil o complicado. Esta actividad también es vista como exclusiva de personas preparadas o “muy inteligentes”, lo cual es totalmente falso. Porque si sabes sumar, restar, multiplicar y dividir entonces puedes entender sin problema los números de tu empresa.
Otra parte del problema radica en la forma en que la que se enseñan o explican las finanzas, tanto en el sistema educativo como en los talleres o capacitaciones. En general, las clases resultan poco didácticas, abstractas y aburridas.
Así que en esta columna quisiera ayudarte a entender los conceptos básicos para manejar las finanzas de tu empresa. Y darte además algunos tips que aplicamos en nuestros programas y que han dado enormes resultados en Pymes como la tuya.
En tus términos
Vamos a comenzar por darte un consejo crítico: si trabajas con un administrador, contador o despacho externo, solicita que te envíen la información financiera en el orden, formato y nivel de desglose que tú necesites, o que te ayude mejor a interpretar los datos.
No cometas el error en el que caen la mayoría de las emprendedores y empresarios cuando aceptan estados de resultados, o reportes de pagos e impuestos, según los términos que les imponen sus empleados o proveedores.
Recuerda que se trata de TU empresa, y eres tú el que necesita esa información para tomar las mejores decisiones.
Ahora te voy a explicar los dos reportes financieros básicos para todo negocio: el estado de resultados y el balance general.
- El estado de resultados puede resumirse en la siguiente fórmula: cuanto entró, cuánto salió y cuánto quedó en la empresa.
Ingresos – costos y gastos = utilidad.
Así se sencillo Ahora, dentro de estos conceptos hay que ir abriendo “capas”, como si fuéramos a pelar una cebolla.
En el rubro ingresos puedes desglosar ventas por producto, por tipo de venta (efectivo, crédito, con tarjeta) y todo lo que a ti te sirva para entender mejor el origen del dinero.
En cuanto a lo que sale (costos y gastos) aquí hay que ser un poco más específico. Primero hay que considerar el costo directo de ventas, en el que a fuerzas tienes que incurrir para ofrecer tu producto o servicio. Por ejemplo, si vendes computadoras tendrás que pagar por esos equipos a tu proveedor, lo mismo que si das comisiones a tus vendedores.
Por otra parte, si pagas la renta de un local, tendrás que cumplir con ese compromiso no importa si vendes o no, y esa salida de dinero entrará en la categoría gastos.
Ahora pasemos al concepto de utilidad. Si a las ventas le quitas el costo directo de ventas tenemos lo que se llama el margen bruto, es decir, lo que te queda para cubrir todos los gastos (nómina, renta, luz, telefonía e Internet, etc.). Aquí la clave es que hagas el mayor desglose posible de esas salidas, para así entender con el mayor detalle a dónde se va el dinero de la empresa.
Se lo más específico que puedas con cada pago a un colaborador, con los gastos en comidas y taxis, y no caigas en el error de poner todo aquello que no está claro en el renglón de “otros gastos” o “gastos varios”.
Por último, después de quitarle al margen bruto todos tus gastos queda lo que llamamos el Ebitda, por sus siglas en inglés, o “ganancias antes del pago de intereses, impuestos, depreciaciones y amortizaciones”. Y si al Ebitda le quitas esos conceptos mencionados (intereses, impuestos, depreciaciones y amortizaciones), llegamos a la utilidad neta.
- El balance general no es más que cuánto tengo (dinero en bancos), cuánto me deben (cuentas por cobrar), cuánto debo (cuentas por pagar) y cuánta riqueza ha acumulado la empresa (capital contable).
De igual forma que con el estado de resultados, trata de hacer todo el desglose, sobre todo en lo que tiene que ver con las deudas (cuentas por pagar) y con lo que te deben tus clientes (cuentas por cobrar).
Por último, hay un punto clave a entender: la diferencia entre los estados financieros y el flujo de efectivo. Confundirlos es un error en el que caen la mayoría de los emprendedores y dueños de Pymes, y que los hace preguntarse “¿por qué si este mes alcancé un utilidad neta no veo el dinero?”.
Para que te quede más claro, piénsalo así: tú puedes tener muchas ventas registradas en el estado de resultados, pero si tus clientes van a pagar las factura en tres meses y tú tienes que cumplir con tus compromisos en los siguientes 30 días, estarás en problemas.
En un siguiente artículo hablaré específicamente de cómo realizar un monitoreo y una administración eficaz del flujo de efectivo, el combustible que mantiene vivo al negocio. ¡Hasta la próxima!
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Rodrigo Laddaga es emprendedor, coach especializado en el crecimiento de pequeñas y medianas empresas, autor y conferencista. Está certificado en algunas de las metodologías más exitosas del mundo para el crecimiento de las Pymes, como EMyth, Pumpkin Plan, Profit First, Duct Tape Marketing y Top Grading, entre otras. Ha sido miembro de organizaciones que buscan impulsar el éxito de emprendedores y empresarios, como Entrepreneur Organization (E0), Endeavor y Unión Social de Empresarios de México (USEM). Es fundador de Helpi Coaching y acaba de publicar su primer libro. Síguelo a través de Facebook: Rodrigo Laddaga Helpi Coaching.
