Un presupuesto es mucho más que una anticipación del cálculo de los ingresos y gastos durante un periodo determinado; es también una herramienta clave para proyectar la actividad de la empresa en los meses siguientes, por ejemplo, de las ventas e inversiones.
Claro que un presupuesto no es intocable. Si cambian las condiciones macroeconómicas o si aparecen nuevas oportunidades, entonces deja de ser útil y debe ser ajustado. Para que funcione, hay que usar datos reales y permitir que participen los responsables de las diferentes áreas del negocio para que todos se sientan comprometidos con el cumplimiento de las metas con base en los recursos disponibles.
Ahora sí, veamos a detalle cómo elaborar el presupuesto de tu negocio para este año.
Qué conceptos incluir en el presupuesto
Un presupuesto tiene tres ejes o conceptos clave: los costos, los ingresos y la planificación de la tesorería.
1) Costos fijos y variables
Los costos fijos o de estructura son los relacionados con la operación en general del negocio y no cambian de mes a mes. Por ejemplo, la renta, el servicio de Internet o los salarios. Luego están los costos variables que suben o bajan de acuerdo al nivel de las ventas.
En este caso, si tenemos una panadería, podríamos incluir el costo de la materia prima, la energía eléctrica y el empaque. Para lograr la rentabilidad es muy importante no sobredimensionar los costos ni el inventario.
2) Ingresos
¿Quieres vender mucho? Entonces vas a gastar más. Esta es una máxima que tienes que tener en cuenta al momento de tomar decisiones sobre lo que invertirás en un producto, en el packaging o en publicidad. Por supuesto, los costos siempre tienen que estar compensados por los ingresos futuros.
Para hacer una proyección de ventas, no solo hay que definir el precio de los productos y el margen de rentabilidad que queremos obtener, sino también cuáles serán los canales de venta, cómo funcionan y qué periodicidad tendrán. Lo importante es que el aumento en los costos se dé en el rubro de “variables” y no en los fijos, porque, por ejemplo, el dueño del negocio decidió aumentar su salario en un 100% de un día para otro.
3) La planificación de la tesorería
El tercer punto que debes tener en cuenta es que ingresos y costos no son sinónimos de cobros y pagos. Es decir, el dinero de una venta no siempre ingresa inmediatamente a la caja o a la cuenta bancaria de la empresa. En otras ocasiones podemos cobrar por un servicio cuyos costos vamos a pagar más adelante. Por eso es tan importante planificar el ciclo de cobros y pagos, porque de esa manera aseguraremos un flujo de efectivo sano, así como la capacidad de la empresa para cumplir con sus compromisos y aprovechar oportunidades de compra e inversión.
>> Cómo hacer un presupuesto efectivo <<
En este punto, dedicaremos un espacio especial para hablar de la gestión del inventario, porque impacta directamente en las ventas y en la rentabilidad. Si el inventario se acumula, el dinero se inmoviliza y las ganancias disminuyen; pero si no está ajustado a las previsiones de ventas, la empresa puede enfrentar problemas para abastecer la demanda, dar un buen servicio al cliente y mantener los costos controlados.
Para evitar problemas, los emprendedores necesitan apoyarse en plataformas de administración empresarial que cuenten con un módulo de inventario que les permita monitorear las entradas y salidas de mercadería, generar reportes que hagan proyecciones, detectar mermas y robos hormiga, así como tomar decisiones a tiempo.
Consejos finales
- No imponer metas inalcanzables, especialmente en la reducción de costos o los aumentos esperados en las ventas.
- Revisar el presupuesto semanal, mensual y trimestralmente para asegurarnos de que sigue siendo viable y no necesita ajustes.
- Prestar atención a posibles desviaciones, por ejemplo, en los escenarios a futuro para poder corregirlas a tiempo.
- Al momento de calcular el precio de un producto y las proyecciones de ingresos, no olvidar incluir el costo de ventas; es decir, todos aquellos gastos en marketing y comercialización, como el mantenimiento de la tienda en línea o la inversión en campañas de publicidad. Si solo tomas en cuenta la materia prima y la mano de obra, no cubrirás nunca los costos.
- Aunque no forma parte de un presupuesto, también debemos contar con un plan de financiamiento para que, en caso de un escenario pesimista, los presupuestos cuadren.
El mejor ejemplo es lo sucedido durante la reciente contingencia sanitaria, en la que millones de negocios en todo el mundo se vieron obligados a cerrar sus puertas durante meses, pero igualmente tuvieron que pagar salarios o mantener la infraestructura de operación.
Estos fondos pueden surgir de un aporte extraordinario de los socios, de un crédito bancario o de un fondo de apoyo estatal. Lo importante es tener previsto de dónde va a salir ese dinero y hacer los trámites de aprobación a tiempo; así, ese financiamiento podrá solicitarse en el momento adecuado.
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