Con la mayor adopción del home office y los avances hacia la oficina “híbrida” los responsables de Recursos Humanos de las empresas enfrentan el desafío de la colaboración digital. Las ventajas son claras: la posibilidad de que personas separadas por cientos, y a veces miles, de kilómetros de distancia trabajen juntas. Las desventajas, también: la diferencia de culturas y experiencias vitales, las fallas técnicas en la comunicación y las complicaciones para generar empatía y confianza a través de una pantalla.
Es un tema que —como dueños de un negocio— no podemos ignorar, dado que el trabajo en equipo es un factor crítico para el crecimiento de una empresa; sobre todo, ahora que Internet ha difuminado las fronteras y las marcas compiten por clientes de todo el mundo. Por eso, es el momento de humanizar la comunicación digital a través de cinco ejes.
Llegar juntos es el principio, mantenerse juntos es el progreso, trabajar juntos es el éxito.
– Henry Ford
La empatía
Un equipo es un conjunto de personas que tienen una historia, sueños y problemas. Muchos de esos problemas están relacionados con su carrera o con cómo se sienten en el trabajo, pues estos afectan su capacidad de concentración y de motivación.
Ser un líder empático significa reconocer esto e invitar a los colaboradores a compartir su estado de ánimo, frustraciones, inquietudes y puntos de vista. Aunque ahora trabajen a distancia, y visiten la empresa solo una vez por semana. Así que establece dinámicas para medir el clima laboral del equipo, detectar señales de alerta (sobre todo entre el mejor talento) y tomar las medidas necesarias. Puedes empezar por algo tan sencillo como preguntar a los participantes de una reunión como se sienten o pedirles su feedback tras finalizar una junta.
Una buena comunicación asincrónica
La comunicación no sincronizada se da cuando dos colaboradores trabajan juntos en un proyecto, pero no al mismo tiempo ni en el mismo espacio. Para que funcione, los empleados necesitan empezar con órdenes y procesos claros, con planes de trabajo que especifiquen qué se espera de ellos y cuáles son los plazos de entrega.
También necesitan herramientas, más sofisticadas que un correo electrónico. Como los grupos de WhatsApp o plataformas de trabajo colaborativo como Asana, Trello o Slack, que a través de pantallas digitales permiten que los equipos puedan publicar ideas y comentarios, subir archivos, comunicar novedades y dar seguimiento a los avances de un proyecto.
La participación de todos
En la oficina híbrida, uno de los retos más importantes es crear un entorno en el que todos sean escuchados. Sobre todo, aquellos que se conectan de manera remota y que de repente tienen muy buenas ideas, pero son introvertidos.
Para impulsar la participación de todos, lo primero es asegurarse de cuenten con las facilidades para conectarse sin problema a una conversación, como una buena conexión a Internet y la plataforma adecuada. También resultan sumamente útiles las minutas de trabajo, en donde se establezca un listado de temas y una orden de participación. Si no haces uso de estos recursos, los extrovertidos van a eclipsar al resto de sus compañeros.
La diversión
Por último, ¡hazlo divertido! Si la colaboración digital nos permite trabajar desde casa, pasar más tiempo en familia y retomar la rutina del gimnasio, ¿por qué hacer que todo sea tan solemne? Hay que celebrar sus ventajas e incluso aquellas cosas que pueden preocuparnos, como no salir bien en cámara o que se escuchen los gritos de los niños.
Para “romper el hielo” y descontracturar las reuniones, invita alguna vez a tus colaboradores a lucir su look completo y premia al que se atreve a mostrar el pantalón de dormir o las pantuflas. También, introduce dinámicas de juego al final de cada reunión, ya que se ha demostrado que aceleran el aprendizaje y mejoran la productividad, además de que contribuyen a la amenidad de las reuniones.
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