Los llamados “gastos hormiga” no sólo tienen que ver con las finanzas personales. También pueden afectar la salud financiera de un negocio, sobre todo de aquellos que están teniendo un crecimiento acelerado y ven aumentar sus ingresos.
Es un hecho: cuando en la empresa hay más dinero, estamos más expuestos a gastar en cosas innecesarias y a olvidarnos de cuál es nuestro presupuesto. Y en algún momento, podemos encontrarnos con la sorpresa de que ya no tenemos dinero en la cuenta del banco, o que la rentabilidad el negocio no es la esperada.
¿Pero qué podemos hacer para evitar caer en este tipo de prácticas? Aquí algunas ideas.
1. Restringe al máximo los pagos en efectivo
La mejor manera de controlar de manera eficiente los ingresos y los egresos del negocio es manejarlos a través de pagos con tarjetas de crédito o débito, o transferencias bancarias. Además, si cuentas con un sistema de control bancario, podrás dar un seguimiento en tiempo real a todos los movimientos.
2. Revisa de manera periódica el inventario
Tener datos precisos sobre los insumos que están en la bodega, o los últimos movimientos de los productos que se vendieron, es imprescindible para evitar robos o descuidos por parte del personal. Los datos que necesitas registrar es: qué entra, que sale, en qué cantidad y cuándo. Y por supuesto, quién fue la persona que autorizó la operación. Es recomendable un Sistema Administrativo para tener el control.
3. Por límites a los viáticos
Si no se controlan, los gastos en comidas, taxis o pagos de estacionamiento pueden acumularse de manera silenciosa y terminar teniendo un impacto muy negativo en las finanzas del negocio. A veces, el mayor peligro no está en los empleados de mayor rango, sino en los directores o los mismos dueños, que se sienten autorizados a gastar en este tipo de rubros sin ningún control, simplemente por el puesto de autoridad que ocupan. Lo bueno es que hay algunas alternativas.
4. Haz que los empleados también sean responsables de la salud financiera del negocio
Para evitar las pérdidas de mercancía en la bodega, el robo hormiga en las tiendas o los gastos innecesarios en material de oficina, necesitas establecer límites y ya en extremos hasta sanciones, de lo contrario tu gente no será tan cuidadosa. Por ejemplo, puedes definir que si se supera el límite establecido para el pago de comidas, éste correrá por cuenta de los directores de cada área.
5. Cumple a tiempo con los pagos.
Los retrasos en el cumplimiento de las obligaciones de la empresa puede terminar generando gastos innecesarios. Por ejemplo, los recargos en los servicios de luz o telefonía por el pago a destiempo de los recibos. Y ni hablar de las penalizaciones por morosidad en el caso de un crédito bancario. Lleva un control minucioso de los próximos vencimientos, y si es posible aprovecha los descuentos por pronto pago que ofrecen algunos proveedores
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