Muchos emprendedores consideran las tareas administrativas del negocio como una actividad tediosa y como una pérdida de tiempo. Sin embargo, muchas de ellas tienen un impacto directo en el crecimiento y la salud financiera de la empresa, y una de las más importantes es la facturación.
Un simple error en los datos de un comprobante fiscal que se entrega a un cliente, o la falta de seguimiento en el envío y recepción del documento, puede incrementar significativamente el tiempo de cobro, y generar problemas con el flujo de efectivo, además de incurrir en alguna infracción de índole fiscal. Por eso hoy nos pareció importante recordarte cuáles son los errores más comunes de facturación que pueden complicar los ingresos de tu negocio. ¡Toma nota y haz los ajustes necesarios en tus procesos de trabajo!
Error #1. No especificar plazos de pago
No basta con enviar la factura al cliente. Es importante definir de antemano, a través de un contrato o de una orden de compra, la fecha en la que el saldo debe quedar cubierto, y en qué condiciones.
Error #2. No determinar las consecuencias de que una factura no sea pagada en el tiempo acordado
Otro error común entre los emprendedores novatos es no estipular claramente en los contratos o comprobantes a los clientes sobre los intereses, penas convencionales o incluso la interrupción del suministro de bienes o servicios en caso de demoras en el pago.
Error #3. No utilizar una plataforma de facturación que automatice procesos
Los mejores sistemas permiten almacenar toda la información de los clientes, y generar de forma segura y en segundos Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) 3.3, de acuerdo con todas las disposiciones fiscales vigentes.
Error #4. No facturar a tiempo
Ponte de acuerdo de antemano con tu cliente sobre el momento en el que vas a enviar el CFDI. Por ejemplo, si recibes el pago de una iguala mensual, envía la factura el mismo día de cada mes. Si se trata de un proyecto o de un envío de mercancía, hazlo apenas la entrega haya sido completada.
Error #5. No ofrecer opciones de pago
Una de las tareas más importantes de las empresas es hacer la vida más fácil para sus clientes. Y no vamos a cumplir con ella si, por ejemplo, solo aceptamos pagos en efectivo o por depósito bancario. La ventaja que hoy tienen las Pymes es que el costo de acceso a la tecnología para aceptar pagos digitales ha disminuido considerablemente.
Error #6. No dar seguimiento al proceso de cobranza
Establece un proceso claro para monitorear el pago de las facturas y permanecer en contacto permanente con los clientes, a través de recordatorios amigables y agradecimientos por los pagos realizados. Utiliza herramientas tecnológicas que te permitan monitorear la antigüedad de los saldos por cobrar para establecer las acciones necesarias y mejorar la liquidez del negocio
Error #7. No generar los complementos de pago
Este es otro error común de facturación es no emitir oportunamente los comprobantes de recepción de pagos cada vez que se cobren los montos facturados, que puede complicar la relación con los clientes y provocar desorden en la contabilidad (además de problemas con la autoridad fiscal). De nuevo, asegúrate de contar con un sistema de facturación seguro y sencillo de utilizar.
Error #8. No ofrecer incentivos para el pronto pago
Puedes ofrecer descuentos del 5, 10 y 15%, de acuerdo a la fecha de pago de la factura. También bonificaciones de productos o servicios, tarjetas de regalo o descuentos futuros.
Error #9. No tener un buen manejo del flujo de efectivo
Por último, complementa tu plataforma de facturación con un buen software de contabilidad, para tener un panorama claro sobre los ingresos del negocio, las facturas emitidas, las fechas en las que tienen que ser cobradas, cuáles quedaron cubiertas y a través de qué canales, y cuáles registran retrasos en los pagos.
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