El término “juntitis” es una práctica muy común en las organizaciones y no necesariamente positiva. Hay clientes y empresas que en el intento por generar una comunicación más directa, solicitan juntas prácticamente para todo y a todas horas, lo que hace a esta herramienta un verdadero problema para la rentabilidad de las compañías , ya que afectan el tiempo productivo del personal.
En ocasiones estas prácticas son necesarias, sobre todo con los clientes; sin embargo podemos mejorar los tiempos de manera interna y hacer más efectivo el día a día laboral. Algunos puntos que pueden contribuir a esta mejora, son:
1. Comparte los puntos a tratar
Antes de realizar la junta, es necesario que los participantes conozcan claramente el tema a tratar; si tú eres quien realiza a convocatoria, prepara con antelación los puntos importantes a exponer para focalizar los puntos a tratar y hacer el encuentro objetivo y dinámico.
2. Determina tiempos
Una buena junta con horario y día fijos es lo más recomendable para asegurar la asistencia de los colaboradores en tiempo y forma, evitando gastar recursos o tiempo en programar juntas constantes.
3. Designa un mediador
De preferencia elige a un empleado que se lleve bien con la mayoría del equipo para que mantenga el curso de la junta lo más ameno posible y sea un vínculo directo con las inquietudes y dudas que no pudieran ser expresadas por algunos participantes.
4. Evita distractores
De ser posible no permitas el acceso a una junta de trabajo con dispositivos móviles o computadoras para evitar distractores; sólo permítelos cuando sirvan para los propósitos de dicha junta.
5. Juntas al aire libre
Es una buena forma de romper con la rutina y permitir que los puntos a tratar fluyan mejor, al mismo tiempo que se mantiene el interés por asistir.
6. Realiza juntas lo más cortas posibles
Como en casi todo, menos es más y se trata de utilizar el tiempo lo mejor posible, una junta máximo de una hora, será más que suficiente para tratar los puntos importantes y dar un tiempo para retomar los puntos más relevantes, recuerda que el tiempo es como el dinero, hay que saberlo optimizar.
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