En las empresas en etapa de crecimiento, siempre hay nuevos proyectos en marcha. La apertura de una planta, el lanzamiento de una nueva línea de productos o la mudanza a nuevas oficinas pueden ser buenas noticias, pero también consumir demasiado tiempo, energía y recursos si no son administrados de la manera correcta.
La administración de proyectos es una de las capacidades más importantes que puede tener un ejecutivo, pero es también una de las que menos se tienen en cuenta a la hora de contratar o capacitar al personal. Por eso, y a pesar de horas y horas de trabajo, muchas iniciativas se retrasan o directamente quedan en el camino. Y en consecuencia, la empresa no avanza al ritmo deseado.
¿Cómo manejar un proyecto de manera efectiva? ¿Y cómo hacerlo cuando hay varios planes en marcha a la vez? Aquí te compartimos cinco consejos que pueden ayudarte.
1. Redefine cada proyecto
¿Sabías que la información más importante de un plan puede resumirse en una página? Estos datos te permitirán evaluar su impacto real, hacer ajustes e incluso descartar iniciativas que sólo han significado una pérdida de tiempo y dinero. Estos son los puntos más importantes que debes tener en cuenta:
- Cuál es el problema que este proyecto va a resolver
- El beneficio para la empresa (aumento en las ventas, mayor productividad, etc.)
- Presupuesto necesario
- Responsable del proyecto y miembros de su equipo
- Fechas de inicio y finalización de la iniciativa
- Retos principales
- Plan de trabajo (lista de tareas y objetivos, con sus fechas respectivas de entrega)
- Cómo se van a medir los resultados y el éxito del proyecto en general
2. Haz una lista de prioridades
Esto puede sonar obvio, pero la realidad es que uno de los grandes errores en los que caen las empresas es manejar tantos proyectos a la vez que, al final, no logran terminar ninguno. Como dueño de un negocio, es importante que tengas en claro en qué se está trabajando, cuáles son los objetivos y cuánto se ha avanzado. Lo más importante es que el foco esté puesto en aquellos planes que tendrán un impacto directo en el crecimiento de la empresa. Quizá, lo que era importante el año pasado ya no lo sea hoy.
3. Da a cada proyecto un responsable, una fecha de inicio y de finalización
Sin estos parámetros concretos, una iniciativa puede prolongarse de manera indefinida. Incluso si se involucra a más de un área, siempre debe haber una persona encargada de coordinar los esfuerzos y reportar los avances. Lo mejor es dividir cada proyecto en etapas, y asignar a cada una su propia fecha de arranque y final. Solo de esa manera podrás asegurarte de que no haya retrasos o de que se termine todo a último momento.
4. Monitorea los proyectos
Aunque tengan un responsable, como dueño de un negocio no puedes desentenderte de los avances de cada plan. Establece rutinas de comunicación para que puedan informarte sobre su desarrollo, las dificultades se están enfrentando y cuáles son los ajustes que deberían hacerse. Quizá una junta semanal sea suficiente. No olvides además que existen aplicaciones muy útiles y fáciles de usar, que te pueden ayudar a gestionar proyectos y mantenerte comunicado con tu equipo de manera remota.
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