Manejar un proyecto tiene muchos retos, ya que existen objetivos por cumplir y fechas de entrega. En general, participan varias personas a la vez, y no siempre trabajan en el mismo lugar, se debe compartir información y documentos, por lo que se necesita una comunicación constante.

Cuando las reuniones, las cadenas de e-mails y las hojas de cálculo ya no resultan útiles, la solución está en un software de gestión de proyectos. Se trata de plataformas en línea que permiten trabajar e interactuar en tiempo real. Y mantener informado a cada miembro de un equipo sobre avances, novedades o cambios.

Una de las principales ventajas de estas aplicaciones es que la información está disponible para todos y en cualquier momento, y por lo tanto permiten asignar los recursos de manera más eficiente y responsable, por ejemplo, los proyectos deben ser divididos en tareas y subtareas, con una persona a cargo y fechas de entrega.

En cuanto a los documentos y presentaciones, pueden ser compartidos a través de la propia plataforma (con una cantidad de espacio de almacenamiento limitado), o por conexiones con servicios como Dropbox o Google Drive.

Versiones y funciones

Algunos de los mejores sistemas de gestión de proyectos – como Wrike, Zoho Projects y Teamwork Projects– tienen versiones gratuitas, pero claro, también límites en cuanto al número de planes que permiten gestionar, el almacenamiento y otras funciones. Analiza lo que realmente necesitas y empieza por la opción básica. Cuando  la cantidad de información, tareas y participantes así lo exijan, puedes pasar a la versión paga.

También hay que tener cuidado con confundir un software de gestión de proyectos con otros más específicos, como los de colaboración o de manejo de tareas.

Una plataforma de colaboración permite que dos personas trabajen en un mismo documento a la vez o que se comuniquen a través de un chat o video conferencia. Un buen sistema de gestión de proyectos ya incluye estas funciones, o permite conectarse con otras herramientas de este tipo, como Google Docs.

En cuanto a un software de manejo de tareas, como Asana o Trello, son muy útiles para monitorear los flujos de trabajo permanente. Por ejemplo, permiten asignar funciones dentro de un equipo y darles una descripción. Pero son menos flexibles para gestionar un plan de mayor escala.

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