Puntos principales:
- Tercerizar el manejo de la contabilidad del negocio es una decisión muy importante, que puede traer grandes beneficios para el dueño en términos de foco y estrategia.
- Sin embargo, contratar los servicios de un contador independiente o de un despacho no significa desentenderse totalmente de la responsabilidad del orden contable y administrativo de la empresa.
- Conoce cuáles son las ventajas del outsourcing contable y qué puntos debes considerar al tomar esta decisión.
La decisión de tercerizar un proceso del negocio puede tomarse desde el inicio de la operación, o cuando está creciendo de manera acelerada y el dueño ya no puede hacerse cargo de tantas tareas. También cuando hace falta conocimiento específico sobre determinado tema, o cuando se trata de áreas que no forman parte de la esencia de la empresa. Y una de ellas es la contabilidad.
Sin embargo, muchos emprendedores y empresarios tienen temor de compartir información confidencial con terceros. O creen que no vale la pena pagar todos los meses los honorarios por este tipo de servicios. Por eso vale la pena analizar cuáles son las ventajas y “desventajas” de tercerizar la contabilidad del negocio. Quizá, en esta etapa de tu emprendimiento es algo que vienes preguntándote desde algún tiempo, y acá estamos como siempre para darte las respuestas que necesitas.
Las tres ventajas más importantes
#1. El foco en la generación de valor
Contratar los servicios de un contador independiente o de un despacho tiene muchos beneficios. Y uno de los más importantes es que vas a poder delegar tareas como las presentaciones mensuales y anuales de impuestos, el cálculo de la nómina, la cancelación y generación de nuevas facturas, y trámites como obtener un certificado de e.firma o una constancia de situación fiscal.
Muchos emprendedores y empresarios caen en el error de ver la tercerización como un gasto. Y no como una inversión que les permite aprovechar mejor no solo su tiempo, sino también el de sus empleados, y concentrarse en mejorar sus productos o servicios.
Al pagar una iguala mensual, se puede contratar un servicio contable a la medida de las necesidades de la empresa.
#2. El ahorro en costos
A medida que el negocio crece, se vuelve más difícil que un emprendedor pueda mantener un régimen fiscal simple y pueda resolver solo tareas como la facturación de todos los gastos del negocio o la declaración mensual de impuestos. Entonces, solo quedan dos opciones: o contratar a un contador interno, o a varios, o tercerizar ese servicio a través de un despacho.
En el caso de un equipo interno, no solo hay que pensar en los pagos de la nómina, o la inversión en un software de contabilidad electrónica, sino también en el costo de un espacio de oficina y los cursos de actualización y capacitación, para mantener al personal al tanto de los últimos cambios fiscales.
En cambio, al pagar una iguala mensual, se puede contratar un servicio contable a la medida de las necesidades de la empresa. Y esto tiene un impacto positivo en los costos operativos y en la disponibilidad de efectivo para invertir en otras áreas.
#3. El apoyo de profesionales con experiencia
Si contratas a un buen contador, con conocimientos, experiencia y compromiso con sus clientes, no solo vas a poder asegurar que tu contabilidad está ordenada, que la empresa está al día con los impuestos y que tu contabilidad respeta las nuevas regulaciones y requerimientos.
También vas a poder tener acceso a orientación y consejos de estrategia fiscal, para tomar mejores decisiones sobre el uso de los recursos del negocio, hacer mejores compras y generar ahorros.
Puntos a considerar
#1. La pérdida del control absoluto
En toda decisión de negocios, siempre hay puntos a considerar que pueden hacernos sentir inseguros. Y en el caso de la tercerización de la contabilidad, uno de ellos es compartir documentos contables y financieros, información a veces confidencial y el control sobre determinadas funciones, como el pago de la nómina.
Por eso es importante que contrates a un profesional confiable, que tenga buenas recomendaciones de otros emprendedores y que te demuestre su profesionalismo desde el inicio. Así que no tomes una decisión solo por el costo de los servicios que te ofrezcan.
#2. La necesidad de mantener una comunicación constante
Aunque tercerices la contabilidad, no puedes desentenderte del todo de algunas tareas básicas. Por ejemplo, hay emprendedores que controlan personalmente que cada mes se haga el pago de los impuestos correspondientes, y hasta se encargan de pedir la línea de captura y hacer los pagos a través de la cuenta bancaria de la empresa.
Además, recuerda que la tarea de un contador va más allá del cálculo de impuestos, y que una de sus funciones es trabajar en la estrategia fiscal del negocio y ayudarte a tomar mejores decisiones. Así que vas a tener que reunirte con él de manera periódica y mantener una comunicación fluida.
#3. El buen uso de la tecnología
Por último, para que un contador pueda hacer bien su trabajo hay que mantener una administración ordenada del negocio y entregarle cada mes documentos que cumplan con todos los requisitos de la autoridad fiscal de cada país.
Por ejemplo, en el caso de México hay que generar Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDIs) en su versión 4.0, y contar por lo tanto con una plataforma de facturación actualizada link a Aspel Factura y, en el caso de tiendas físicas, con sistemas de caja eficientes.
La buena noticia es que hoy existen muchas opciones tecnológicas para los negocios pequeños y medianos, accesibles y fáciles de implementar, y que pueden adaptarse a sus necesidades según la etapa de crecimiento en la que se encuentran.
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