Qué son los costos laborales y cómo manejarlos

Para un emprendedor, contratar a sus primeros empleados significa un antes y un después en su negocio: es una señal clara de crecimiento y prosperidad, pero que también trae retos importantes. Uno de los más desafiantes es el manejo de los costos laborales.

Así que, para acompañarte, como siempre, en el camino hacia el éxito de tu emprendimiento te explicaremos con esta guía práctica cuáles son los costos de tener una nómina, cómo medirlos y qué disposiciones puedes tomar para controlarlos mejor. ¿Empezamos?

¿Qué son los costos laborales?

Lo primero que tienes que entender es que los costos laborales van mucho más allá de la quincena que se paga a los empleados: no tener en cuenta esos gastos adicionales explica, en muchos casos, el fracaso de tantos negocios.

En México, los costos laborales incluyen:

Los salarios
Las contribuciones a la seguridad social
El impuesto sobre la nómina
El reparto de utilidades o PTU
Las vacaciones y otras prestaciones de ley
Todos los beneficios adicionales (comisiones, bonos, fondo de ahorro, etc.)

Costos fijos vs. costos variables

Para calcular el costo de la nómina de la manera correcta debemos considerar que, también en este caso, hay costos fijos y variables. ¿Cuáles son? Eso dependerá del giro del negocio, de la naturaleza de las funciones de los trabajadores, de las regulaciones locales, en algunos casos de las negociaciones sindicales y también de las condiciones económicas y políticas (que pueden significar, por ejemplo, la aplicación de un nuevo impuesto).

Los costos fijos son aquellos que no varían durante un determinado periodo de tiempo. Por ejemplo, la quincena de un empleado o el impuesto sobre la nómina (que se calcula en base al sueldo y las prestaciones laborales).

Los costos variables, en cambio, se ajustan según el nivel de actividad del negocio. Hablamos en este caso del pago de horas extra, de días de licencia por enfermedad, de comisiones por ventas o de bonos por productividad. También hay que incluir en este rubro a los trabajadores contratados por horas o servicios específicos, como los de mantenimiento o limpieza.

Avancemos más sobre este tema en la siguiente sección.

Costos directos vs. costos indirectos

Estas son otras dos categorías muy importantes a tener en cuenta.

Los costos directos son los generados por los empleados que participan en la producción de bienes y servicios, y en la atención y servicio al cliente; es decir, en todos los procesos que generan ingresos de manera directa.

Los costos indirectos son los asociados con los empleados “de apoyo”, que trabajan detrás de escena en áreas como administracion y contabilidad, recursos humanos o logística.

¿Por qué es tan importante que entiendas todas estas diferencias? Para poder identificar, calcular y monitorear estos costos sin errores ni sesgos informativos. Así generarás reportes y tomarás decisiones adecuadas que mejoren la productividad y la competitividad de tu empresa para hacerla crecer.

Cómo calcular los costos laborales

Hay fórmulas específicas para calcular los costos asociados con la nómina; acá te explicaremos de manera sencilla cuáles son.

De todas maneras, siempre es recomendable contar con plataformas de nómina que permitan hacer estos cálculos de manera automática, rápida y sin errores. Que cuenten con otras funciones útiles, como la generación de recibos de nómina o el control móvil de asistencia para trabajadores remotos o en ruta.

Costos fijos por hora = salario neto + prestaciones fijas + impuestos y contribuciones / horas trabajadas por mes

Aplicamos esta fórmula para determinar el costo fijo por hora trabajada por los empleados que reciben un salario. Además de la quincena, hay que incluir los costos asociados con la seguridad social, beneficios, seguros e impuestos.

Costos variables por empleado = días de vacaciones + licencias por enfermedad + bonos por productividad + comisiones por ventas + participación en las utilidades / número de empleados

Calcular estos costos puede ser un poco más complicado, porque son menos precedibles. Pero justamente por eso es importante registrarlos de la manera adecuada y calcularlos de manera automatizada, para evitar por ejemplo no contar con los fondos necesarios en época de pago de vacaciones, bonos y otras prestaciones.

Puntos a tener en cuenta para elegir el mejor sistema de nómina

Por último, queremos compartirte qué tienes que considerar al momento de adquirir un sistema de nómina integral que te permita simplificar los cálculos, ahorrar tiempo y enfocarte entonces en tareas más estratégicas, como el diseño de un plan de ventas.

La buena noticia es que existen muchas plataformas en el mercado. Pero al momento de elegir, no te enfoques sólo en el precio, sino en factores como la capacitación, la asistencia técnica y la posibilidad de ejecutar las siguientes operaciones:

Administrar la información de todos los empleados
Capturar incidencias
Usar el catálogo de los pagos y descuentos más utilizados
Configurar las bases gravables
Programar movimientos
Emitir recibos de nómina electrónicos CFDI 3.3 de manera individual o masiva
Poder emitir CFDI de nómina 4.0 a partir de julio próximo
Realizar la dispersión de la nómina conectando con portales bancarios de forma segura
Desglosar automáticamente el pago de vacaciones
Timbrar recibos de forma masiva mientras realizas otros procesos de nómina
Visualizar el detalle del CFDI de nómina, antes de su emisión, desde la consulta de recibos
Agilizar el traspaso de acumulados entre nóminas
Generar diversos documentos personalizados, como cartas, contratos y constancias laborales a través de plantillas
Visualizar la información correspondiente tras el proceso de finiquito en el recibo del colaborador
Interactuar con la aplicación NOI Asistente para llevar el registro de las incidencias del personal desde la nube
Realizar el envío automático del XML al depósito de documentos para asociarlos a la contabilidad
Generar consultas y reportes con datos clave