Qué hacer para evitar que tu negocio tenga deudas fiscales

En algún momento, la mayoría de los dueños de pequeños y medianos negocios se han enfrentado a la noticia de que tienen un pago pendiente o un adeudo con el Servicio de Administración Tributaria (SAT); y que, para complicar aún más las cosas, no cuentan con el dinero para cumplir con el pago de los impuestos. ¿Por qué es tan común esta situación? Por dos razones principales: en primer lugar, por asumir que cumplimos al 100% con nuestras obligaciones anuales con sólo hacer los pagos provisionales de impuestos cada mes; y además por no cuidar de manera adecuada el flujo de efectivo del negocio.

Quizá pasaste por esta situación en las últimas semanas cuando tu contador te comunicó que para cumplir con la Declaración Anual de Personas Morales tu negocio tenía que pagar determinado monto como concepto del Impuesto sobre la Renta (ISR) y no habías previsto contar con ese dinero.

Como emprendedores, lo importante es aprender de los errores para evitar caer de nuevo en ellos. Así que queremos aprovechar esta temporada de declaraciones fiscales para contarte qué medidas tienes que tomar para cumplir con tus obligaciones, bajar la carga fiscal y, al mismo tiempo, optimizar el flujo de efectivo del negocio. Veamos en qué consisten.

1. ¿Qué son los pagos provisionales?

Lo primero que necesitamos entender es que los pagos del Impuesto sobre la Renta (ISR) que la empresa hace cada mes son pagos a cuenta del impuesto del ejercicio anual; por lo tanto, al hacer la declaración anual en marzo de cada año, puede haber variaciones en el cálculo final. En consecuencia, podemos terminar con un saldo a favor o, al contrario, tener que pagar determinado monto de ISR.

Una de las principales razones de esta variación es el llamado “coeficiente de utilidad”, calculado con base en los resultados del ejercicio anterior, pero determina el impuesto a pagar en el ejercicio actual. También se consideran como pagos provisionales las retenciones efectuadas por inversiones en instituciones financieras, por algunos ingresos del extranjero o el que se deriva de algunas operaciones eventuales como el pago de utilidades o dividendos.

2. Por qué es importante entender cuáles son tus obligaciones fiscales

Más allá de trámites puntuales como la declaración anual de impuestos, es muy importante que, como emprendedor, entiendas cuáles son los impuestos que tu negocio está obligado a pagar, cómo se calculan y qué deducciones puedes aplicar para reducir —siempre dentro de la norma— la carga fiscal de la empresa. Por supuesto, nunca tendrás el conocimiento técnico de un contador, por lo que siempre es mejor tener asesoría profesional para el cálculo de impuestos y la obtención de consejos útiles de estrategia fiscal. Pero no puedes desentenderte al 100% de este tema y no comprender, por ejemplo, qué es el Impuesto al Valor Agregado (IVA), cómo funcionan las deducciones o por qué puedes generar ISR a favor.

Hay pequeños y medianos empresarios que, incluso, delegan a un despacho de contadores la emisión de facturas (¡cuando hay plataformas de facturación tan fáciles de utilizar!) y el pago de los impuestos mensuales. Y de repente, descubren que tienen una deuda con el fisco tan alta que no les queda otra opción que cerrar el negocio. No permitas que eso te suceda a ti.

3. Convierte a tu contador en tu mejor aliado

No veas a tu contador o a tu despacho contable como un simple proveedor de servicios que sólo tiene la obligación de calcular los impuestos de cada mes. Exígele que dé seguimiento a tu contabilidad y pídele reuniones periódicas para revisar la situación fiscal de la empresa y discutir diferentes estrategias para optimizar el pago de impuestos.

No esperes a tener esta reunión cuando faltan pocos días para la fecha límite de la declaración anual del negocio, y ya no solo no queda nada por hacer, sino que no cuentas con los fondos disponibles para cumplir con tus obligaciones. ¿Por qué caer en el pago de recargos y multas?

4. Solicita a tu contador que te prepare un precierre fiscal cada año

El precierre fiscal es un cálculo preliminar donde quedan registrados los resultados parciales de un negocio o de una persona física con actividad empresarial hasta una fecha previa al cierre del año (generalmente, el segundo o tercer trimestre).

Aunque puede haber variaciones (por ejemplo, por la firma de un contrato con un gran cliente), con esta práctica podrás anticiparte al resultado de tu ejercicio contable y fiscal a través de tres indicadores básicos:

Utilidad o pérdida fiscal
Coeficiente de utilidad para el siguiente año
ISR a cargo o a favor

Con esta práctica podrás tener un panorama claro sobre los resultados del negocio antes de que termine el año, analizar qué estrategia podrías aplicar en los próximos meses para optimizar la carga impositiva de la empresa, así como asegurarte de que estás organizando toda la documentación necesaria para una declaración anual sin errores. Y, por supuesto, reservar un fondo para el pago de los impuestos respectivos.

5. No hagas compras para el negocio por las que no puedan entregarte una factura

Al comprar productos o pagar servicios sin recibir un comprobante fiscal a cambio, pierdes automáticamente la posibilidad de deducir ese gasto; en consecuencia, de reducir la carga impositiva por IVA o ISR. Así que, a partir de ahora, antes de hacer una compra para la empresa, ten en cuenta si impactará positivamente o no en tu estrategia fiscal.

6. Adquiere bienes y servicios con estímulos fiscales

Ten en cuenta que hay algunos gastos o inversiones que te pueden posibilitar el acceso a un porcentaje de deducción extra sobre la que pudiera generar el bien que hayas adquirido. Por ejemplo, la adquisición de combustibles sustentables o la contratación de personas con alguna discapacidad o de la tercera edad. Para mayor información, te recomendamos visitar el sitio oficial del Servicio de Administración Tributaria (SAT).

7. No compres, arrienda

Otra buena manera de reducir la carga fiscal de una empresa es optar por el arrendamiento en vez de la compra de inmuebles, automóviles o maquinaria. ¿Por qué? Porque este tipo de pagos, al igual que los gastos en combustibles y mantenimientos son deducibles de impuestos.

8. Revisa de manera periódica tu buzón tributario

El Buzón Tributario es un sistema de comunicación electrónico entre las autoridades fiscales y los contribuyentes (personas físicas y morales) que es importante revisar regularmente para asegurarnos de que no tenemos ninguna notificación de aclaración o de adeudo. Para ingresar al buzón de tu empresa, debes asociarte a la página del SAT dar clic en la opción Trámites, después seleccionar la opción Buzón Tributario que se muestra en el menú izquierdo. Para registrarte necesitarás tu RFC y contraseña o firma electrónica.

Recuerda que cuentas con herramientas poderosas como Aspel COI, que te ayudan a llevar orden en tus números y tener todo el control al momento de presentar obligaciones fiscales como la Declaración Anual, acércate al experto.