Contar con un Sistema de Contabilidad es un requisito imprescindible para mantener la salud del negocio. No solo nos ayuda a evitar errores en el cálculo de impuestos o de la nómina, también puede ofrecernos datos valiosos sobre cuál ha sido la evolución de los costos, o qué productos son los que más se venden y en qué época del año.
La buena noticia es que, en plena era digital, ya no hay excusas para incorporar esta herramienta. Hay desde opciones gratuitas hasta sistemas en línea y plataformas más robustas, que se adaptan a las necesidades de cada negocio. Lo importante es definir de entrada qué cantidad de información vamos a manejar, cuáles son las operaciones que necesitamos registrar y por supuesto, con qué presupuesto contamos.
Para tomar la mejor decisión, estos son los puntos que debes tener en cuenta. Tómate el tiempo necesario para hacer un buen análisis, y así evitarás el tener que cambiar de aplicación en el corto plazo y caer en costos innecesarios.
1. Haz una lista de las necesidades del negocio
Un Sistema de Contabilidad incluye funciones básicas, como generar un balance general o el resultado del ejercicio por centros de costos. Pero si tienes una fábrica, tendrás especial interés en una función que te permita tener un panorama del inventario o de los insumos en existencia. O si operas un negocio minorista, te será muy útil una herramienta que conecte el depósito con el punto de venta. Antes de hacer una elección, reúnete con tu Contador y haz un análisis a fondo. Incluye en la junta al responsable de Sistemas de la compañía, para verificar que el hardware y el software existentes serán compatibles con la nueva plataforma, y que tendrán la capacidad de guardar más información.
2. Consulta opciones y precios
Aunque hay aplicaciones gratuitas, a medida que el negocio crece es mejor contar con una herramienta de contabilidad profesional, que te asegure el cumplimiento de todos los requerimientos dispuestos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Esto es muy importante, ya que ha Hacienda ha estado muy activa en los últimos tiempos en cuanto a cambios en la Factura Electrónica o los Recibos Electrónicos de Nómina, y lo ideal es estar al día para evitar multas y sanciones. Opta por arrancar con plataformas integrales, que permitan cumplir con todos los requerimientos de la Contabilidad Electrónica, y que son comercializadas a través de un sistema de distribuidores. Un distribuidor puede asesorarte y ayudarte en la instalación del software y en el entrenamiento de las personas que lo van a utilizar.
3. Pide la opinión de otros empresarios de tu misma industria
Si perteneces a alguna cámara empresarial, o simplemente tienes una buena relación con algunos de tus competidores, pregúntales qué sistema están utilizando y cuáles son los resultados que han obtenido con ellos. Para poder calificar a un producto, no hay nada mejor que probarlo, y en la experiencia de otros puedes encontrar valiosa información para tomar una buena decisión. Si tu Contador trabaja con otros clientes, él también podría compartirte datos de utilidad.
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