Para que la estrategia de ventas de un negocio dé resultados debe de incluir una herramienta imprescindible: la prospección de clientes. Pero, ¿de qué se trata? ¿Cómo aplicarla cuando estamos al frente de una pyme?
Empecemos por definir este concepto: la prospección de clientes es el conjunto de acciones realizables para detectar, atraer e iniciar una conversación con clientes potenciales y poder ofrecerles un producto o servicio.
Si ese cliente potencial cumple con el perfil de buyer persona de la marca y demuestra interés, entonces, podemos pasar a la siguiente etapa y hablar de un cliente calificado.
Esta herramienta es fundamental por muchas razones: la más importante, porque de poco servirán los esfuerzos de generación de contenidos o de campañas en redes sociales de una marca si se envían mensajes a la audiencia equivocada. Por ejemplo, si una persona que vive en México recibe un correo electrónico de una aseguradora de Colombia, lo más seguro es que termine en la papelera.
Un buen plan de prospección permite, precisamente, ajustar el embudo de ventas, enfocarse solo en aquellas personas que necesitan y buscan nuestra propuesta de valor, maximizar recursos y generar más ventas. Se aplica en coordinación con las campañas de marketing que inician el juego y buscan ganar visibilidad para la marca a través del lanzamiento de campañas más masivas y la generación de contenidos.
Ahora sí, veamos paso a paso cómo crear un plan de prospección de clientes.
Paso #1. Define objetivos
La primera pregunta que te tienes que hacer es: ¿qué resultados quiero obtener? Para definirlos, tienes que saber primero cuáles son los objetivos generales de la empresa (por ejemplo, en términos de ingresos anuales o trimestrales) y los objetivos del equipo de ventas (¿qué tipos de leads calificados y qué información básica necesitan para solicitar una primera cita con un cliente?).
Paso #2. Marca plazos
Como todo plan, las acciones de prospección deben de tener un tiempo de duración para después medir resultados. Ese plazo debe ser lo suficientemente extenso como para poder obtener una muestra representativa y confirmar si, por ejemplo, la herramienta que estamos usando para captar emails nos funciona o no. Pero tampoco hay que extenderse demasiado en el tiempo, porque eso podría provocar que un contacto se canse de recibir mensajes y termines dándose de baja de un newsletter de promoción.
Paso #3. Selecciona las técnicas de prospección adecuadas
No hay una mejor que otra, pero sí habrá algunas que te darán más resultados según el giro de tu negocio, el perfil de buyer persona de tu marca y sus hábitos de consumo de información. Entre las herramientas más efectivas a nivel general están los eventos de capacitación físicos y en línea, las campañas de email markerting y las campañas de generación de leads (como una dirección de correo electrónico) en páginas Web de terceros. ¿Cuál será la mejor? Deberás de probarlas y medir su impacto.
Paso #4. Establece los parámetros de la base de prospectos calificados
¿Qué información necesitan los representantes de ventas sobre cada cliente potencial para iniciar una conversación relevante? Además del nombre, género y edad siempre son útiles datos como: ocupación, nivel de ingresos, interés principal, a través de qué canal contactaron con la marca y su historial de compras. Cuanta más información útil tenga un vendedor, más herramientas tendrá para personalizar la comunicación, ajustar la propuesta de valor y, al final, convertir a un prospecto en un cliente.
Paso #5. Crea un argumento de marca atractivo
Una vez que ya tengas una lista de prospectos (no tiene que incluir miles de contactos, lo importante es empezar) llega el momento de elaborar un discurso para que los vendedores puedan avanzar con la conversación. Ese discurso tiene que tener un eje: la razón principal por la que alguien necesita nuestros productos o servicios, y no los de otra marca. Este argumento tiene que estar alineado con el “dolor” que sienten nuestros clientes y sostenerse en la empatía y la escucha activa para entender a fondo la situación particular de cada prospecto.
Paso #6. Automatiza
Sin tecnología, la prospección puede generar la frustración y desmotivación del equipo de ventas y, sobre todo, la generación de información errónea. Aprovecha las ventajas del automation marketing, por ejemplo, con un CRM que te permita captar leads de las interacciones de tu marca en redes sociales o con una plataforma de llamadas en la nube. Cualquiera que sea la herramienta que elijas la clave es que registre y organice los datos de los clientes sin intervención de los vendedores.
En caso de no contar todavía con los recursos para adquirir un CRM, puedes empezar por un sistema de administración empresarial con el que puedas generar un expediente para cada cliente que incluya datos como citas programadas, antigüedad, compras mensuales, productos más comprados, saldos y pedidos pendientes.
Paso #7. Monitorea los resultados
Como en toda estrategia, mide, mide y mide; de lo contrario, no solo obtendrás ningún resultado, sino que tampoco podrás detectar qué estás haciendo mal ni hacer los ajustes necesarios. En el caso de las campañas de email marketing hay indicadores importantes como las tasas de rebote y de apertura de los correos. También se pueden grabar y observar posteriormente las llamadas y videoconferencias con los clientes, para analizar el discurso de los vendedores y su capacidad para contestar objeciones.
Paso #8. Haz los ajustes necesarios
Una vez medidos los resultados hay que hablar con los representantes de ventas para escuchar sus opiniones y sugerencias, así como verificar si las herramientas en uso realmente los están ayudando en su tarea diaria. Este también es el momento de informarse sobre nuevas opciones y hablar con otros emprendedores sobre sus propias experiencias con otros procesos y plataformas de automatización.
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