En medio de la llamada “nueva normalidad” son muchas las empresas que han retomado la organización de eventos presenciales; sin embargo, es un hecho que la pandemia por coronavirus está lejos de terminar por lo que quizá no sea la mejor estrategia para retomar el contacto con clientes, proveedores y aliados.
Por supuesto, no podemos desaprovechar este espacio ideal para el networking, el intercambio de ideas y el posicionamiento de nuestra marca. ¿La alternativa? Convertir ese evento presencial, que has postergado desde hace dos años, en una experiencia digital. Aquí te contamos cómo lograrlo en seis pasos.
Consejo #1. Redefine los objetivos del evento digital
El primer paso es repensar los objetivos que quieres alcanzar; así como la estrategia y las acciones necesarias para alcanzarlos. La buena noticia es que por Internet podrás impactar en un público más grande —aunque también tendrás que trabajar más para asegurar su participación—.
Entre los indicadores clave que debes tener en cuenta, no pueden faltar:
- Total de visitas al sitio Web o landing page del evento
- Total de registros
- Total de asistentes
- Engagement por conferencia o speaker (medido por preguntas, comentarios, etc.)
- Engagement por redes sociales (medido por acciones como dar un like, compartir, comentar, etc.)
- Leads calificados de venta
- Clientes adquiridos
- Ticket promedio
- Retorno sobre la Inversión (ROI)
Consejo #2. Adquiere un software de streaming eficiente
En este punto no valen los atajos o el ahorro en costos. Aun cuando estés pensando en un evento pequeño, necesitas una plataforma que te asegure que la transmisión no se cortará después de un tiempo y que no tenga límite de registros. También requieres de una buena calidad de audio y video; así como de funciones prácticas para compartir una pantalla, responder chats en vivo, silenciar los micrófonos de los participantes y para recibir atención o soporte en caso de un problema.
No pases por alto analizar cuál es el software más usado por tu audiencia objetivo, para que les sea fácil conectarse y así su experiencia de streaming sea amigable.
Consejo #3. Trabaja en un buen plan de marketing digital
¿La clave? Que hagas promoción antes, durante y después del evento. Para cada etapa necesitas de objetivos, contenidos y canales de comunicación diferentes; así que planifícalos con tiempo.
El primer paso es crear un sitio propio o una landing page dentro de la Web de la empresa con información básica sobre el evento y un formulario de registro. Luego, trabaja en una estrategia de contenidos para aparecer en los buscadores y para promover el foro, seminario o taller a través de las redes sociales —las que mejor funcionan en este caso son Instagram, Facebook, LinkedIn y YouTube—. Por supuesto, ten muy presente los hábitos de consumo de información de tu cliente ideal.
Además, no desaproveches las ventajas del email marketing, sobre todo si ya cuentas con una buena base de datos de clientes actuales y potenciales. Así que incluye en la planeación el envío de emails con el anuncio del evento, novedades (como la confirmación de un nuevo conferencista o patrocinador) y promociones exclusivas. Si tienes el presupuesto, lo ideal es que también inviertas en una campaña de anuncios.
Consejo #4. Automatiza
Busca opciones para que las etapas más importantes del customer journey o viaje del consumidor de los asistentes al evento sean lo más limpias y satisfactorias; y para que del lado de la empresa se puedan optimizar los recursos y se concentren todos los esfuerzos en el éxito del encuentro en línea.
Por ejemplo, plataformas como Eventbrite permiten captar usuarios y registros, procesar pagos, enviar recordatorios e integrarse a otras aplicaciones, como la de email marketing.
Consejo #5. Genera alianzas
Es importante contar con el apoyo de otras personas, empresas y marcas; sobre todo si hace mucho tiempo que no organizas un evento, y aún más si te animaste a hacerlo por primera vez. Define primero qué tipo de ayuda necesitas y qué puedes ofrecer a cambio: ¿Necesitas dinero de patrocinios? ¿Acceso a speakers de renombre internacional? ¿Una mayor capacidad de comunicación?
El segundo paso es trabajar en una lista de posibles aliados, crear una presentación con toda la información necesaria para que tomen una decisión e iniciar los primeros contactos. Entre otras claves, busca partners que compartan tu mismo público objetivo, valores e intereses.
Consejo #6. Permite la interacción entre los asistentes
Además de nuevos conocimientos y motivación, la gente asiste a los eventos por la posibilidad de generar nuevos contactos profesionales y de negocios. Ante la imposibilidad de interactuar en un mismo espacio físico, ahora tienes que garantizar los medios para que los asistentes puedan conectarse durante y después del encuentro virtual.
Esto puede parecer complicado e intimidante; pero no te preocupes, porque hay alternativas sencillas y muy eficientes para lograrlo. Por ejemplo, puedes crear un hashtag del evento e invitar a los participantes a compartirlo para permitirles que puedan identificarse y así iniciar una conversación.
Otras buenas opciones son las plataformas que admiten las preguntas y respuestas en vivo (la mayoría de las de videoconferencias cuentan con esta función) además de encuestas. Tampoco te olvides de aprovechar las nuevas posibilidades que hoy ofrece Instagram, como las transmisiones en vivo, los stickers de preguntas y respuestas o encuestas.
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