La redacción de un contrato es una tarea que, por falta de recursos o de tiempo, muchos emprendedores y empresarios Pyme deciden resolver por su cuenta. No es la opción ideal, ya que el apoyo de un abogado nos permitirá estar seguros de que el documento no contiene errores, ni estamos exponiendo al negocio a algún problema legal.
Esta es una situación muy común entre empresas pequeñas de prestación de servicios y trabajadores independientes, que a veces tienen que negociar con compañías de gran tamaño en condiciones desiguales. Si estás en esta situación, lo que sí puedes hacer es tomar en cuenta cuáles son los 8 datos clave que no pueden faltar en ningún contrato. Y aquí te los presentamos.
1. El “objeto” del contrato
Este punto debe contestar una pregunta muy sencilla: ¿qué se está contratando? Debe ser la primera cláusula de un documento de este tipo, e identificar detalladamente qué tipo de servicio se va a brindar. Una frase que puedes utilizar si eres relacionista público es, por ejemplo: “Por virtud de este Contrato de Prestación de Servicios Profesionales, la empresa A se obliga a brindar a la empresa B un servicio mensual de relaciones públicas, que incluye un desayuno con periodistas, un evento con clientes y tres entrevistas con medios de comunicación”.
2. Las partes involucradas.
¿Estás firmando un contrato con una persona física o moral? Es sumamente importante saber quién es en realidad la parte contratante, y contar con toda la información que debe ser incluida en el contrato. En el caso de una persona moral, además de la denominación social completa y la constancia de su constitución ante un notario público, necesitas saber cuál es su RFC, dirección y el nombre del representante legal que firmará el documento.
3. La vigencia del acuerdo
No olvides incluir en un párrafo independiente por cuánto tiempo se va a prestar el servicio y estarán en vigencia el documento en cuestión, las obligaciones de las partes, además de las penalizaciones por incumplimientos, demoras o defectos de calidad.
4. Las obligaciones
En este punto se determina a qué se comprometen las dos partes, no sólo la contratada. Por ejemplo, el tipo de servicio que se va a prestar, con detalles como calidad de procesos, tiempos, lugar de entrega y garantías. Pero también hay que incluir información sobre lo que corresponde a la parte que contrata, como por ejemplo los plazos de pago de las facturas, el préstamo de herramientas (como una computadora) o la entrega de otros materiales de trabajo (como determinada información o material de consulta).
5. Las penalizaciones
Aquí hay que ser claros en cuanto a lo que puede suceder si una de las partes no cumple con sus obligaciones. Algunos ejemplos son descuentos por fallas en la calidad del servicio o por entregas fuera de tiempo, recargos por demoras en el pago de facturas, o directamente la finalización del contrato. Un punto a tener en cuenta, sobre todo si estás negociando con una empresa más grande, es que la pena nunca debe superar el valor total del contrato.
6. Cláusulas de protección
También es importante definir cuáles son las responsabilidades de las que las partes se deslindan, por estar más allá de su control directo. Por ejemplo, en el caso de un diseñador gráfico independiente, podría establecerse que “no será responsable de retrasos en la entrega de material publicitario si no recibe por parte del cliente, y en los tiempos convenidos, las indicaciones y elementos gráficos necesarios para la realización de su trabajo”.
7. Ley y jurisdicción aplicable
Las partes de un contrato no siempre operan en la misma ciudad, y en tiempos de Internet y globalización esto es cada vez más común. Imagina que eres un proveedor de servicios de asesoría financiera y trabajas en la Ciudad de México, pero tu cliente se encuentra en Londres. ¿Qué leyes se van a aplicar? ¿Y si hubiera un conflicto y una posterior demanda, los tribunales de qué ciudad actuarían? Conversa sobre este punto con tu cliente, llega a un acuerdo con él y no lo pases por alto.
8. Protección de datos personales
Por último, ten en cuenta que un documento de este tipo siempre incluye datos información confidencial y datos personales. Por lo que además de ser muy cuidadoso en el manejo de estos archivos, debes incluir cláusulas de confidencialidad y protección de datos, de acuerdo a la legislación local vigente. Para más información sobre este punto, consulta la página del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales.
¿Has contemplado esto en tus contratos actuales? Quizá sea momento de revisarlo a detalle.
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