Mientras las empresas retoman sus actividades, algunos empleados empiezan a regresar a las oficinas o plantas de producción. Pero no todos: durante la cuarentena, fueron muchos los empresarios que descubrieron las ventajas del trabajo a distancia, y que están decididos a adoptar el home office de manera definitiva en algunas áreas.
Como toda novedad, esto trae nuevos retos. Y uno de ellos es cómo manejar las actividades de equipos que trabajan en la empresa o los que lo hacen de manera remota. La distancia física puede traer problemas de comunicación, coordinación, productividad y hasta de motivación.
Por eso, en medio de la llamada “desescalada” de la cuarentena, te queremos compartir algunos consejos prácticos para mantener a tus equipos conectados y enfocados en los mismos objetivos.
1. No permitas que todas las decisiones importantes se tomen en la empresa.
Este punto es clave para que los directores que trabajan con sus equipos desde sus casas se sientan tomados en cuenta e involucrados en las actividades del día a día. Y para que no dejes de tomar en cuenta el punto de vista de empleados que, por sus conocimientos y experiencia, son fundamentales para el éxito de la empresa. Ante la presión de la operación diaria, es fácil tomar decisiones rápidas con las personas que están a pasos de tu oficina, pero no cometas ese error.
2. Agenda reuniones periódicas en línea
Para evitar los problemas de comunicación y asegurar la participación de todos los directores o responsables de área, establece un calendario semanal de juntas a través de plataformas como Zoom o Skype. Pide que todos aparezcan en pantalla, no solo aquellos que están conectados desde sus casas, para que las personas sientan que están participando al mismo nivel. Apóyate en el equipo de Sistemas para asegurarte de que todos cuenten con la última versión de cada plataforma y con una buena conexión a Internet.
3. Asegúrate de que todos sean escuchados
Una comunicación fluida entre los equipos va mucho más más allá de las juntas en línea, el establecimiento de metas y la asignación de tareas. Para permitir la participación de todos, incorpora herramientas online que permitan manejar proyectos, compartir documentos, darle seguimiento a cada avance y mantener conversaciones. Entre las mejores opciones, están plataformas como Trello, Slack y Microsoft Teams.
4. Invierte en la tecnología necesaria
Lamentablemente, son muchas las empresas que aprovecharon la pandemia del Coronavirus para enviar a los empleados a trabajar desde sus casas, pero sin darles las herramientas necesarias para hacerlo. Pero en esta transición, un factor clave de éxito es que todos los trabajadores cuenten con un kit común de hardware y software para desempeñar sus tareas (por ejemplo, de sistemas operativos o sistemas anti-virus). Con una tecnología estándar, vas a evitar, por ejemplo, problemas de acceso a plataformas, de generación de documentos fiscales o de compatibilidad entre archivos de trabajo.
5. Mantente en comunicación constante con los responsables de cada área
Cómo dueño y líder de la empresa, es tu responsabilidad asegurarte de que todos están trabajando de la mejor manera posible, y de que no solo cuentan con las herramientas necesarias para enfrentar los nuevos retos, sino también con tu capacidad de escucha y apoyo. Reserva espacio en tu agenda para, de manera regular, conversar con todas las cabezas de equipo para preguntarles cómo están trabajando, cómo se sienten y qué necesitan de ti. Hoy más que nunca, y ante el tamaño de los desafíos por venir, la motivación es clave.
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