Para los emprendedores el inicio de año es sinónimo de nuevos proyectos, como el arranque del plan de marketing digital o la apertura de una tienda en línea. Para asegurar el éxito hay que trabajar en una gestión de proyectos efectiva que permita no solo alcanzar los resultados esperados, sino también ahorrar tiempo y dinero.
Como explican los expertos, la clave está en la ejecución diaria y en la coordinación entre las diferentes áreas de la empresa; pero también —y esto es algo que solemos descuidar— en la llamada reunión de lanzamiento o kick off meetting, fundamental para definir de entrada objetivos, plazos, recursos y responsables. Y para que, como dueño del negocio, puedas delegar tareas más fácilmente.
Así que en este inicio de año queremos compartirte algunos consejos para realizar juntas de lanzamiento de proyectos más efectivas. Empecemos por explicar de qué se trata.
Qué es una junta de lanzamiento
Una kick off meeting es una reunión que puede realizarse en forma presencial o virtual para compartir un nuevo proyecto y los detalles de su plan de acción. Participan los colaboradores directamente involucrados, el jefe del área y, en caso de ser necesario, el dueño de la empresa y los clientes.
¿Qué pasa si esta junta de lanzamiento no se realiza? Simplemente aumentan las posibilidades de que un proyecto fracase y se pierdan todos los recursos invertidos en él. Porque su principal función es coordinar esfuerzos y asegurarse de que todos los involucrados en un proyecto cuenten con la información que necesitan para hacer bien su trabajo.
Por eso es tan importante preparar esa reunión con suma dedicación para evitar errores y aprovechar el tiempo y la atención de los participantes al máximo. Ahora sí, veamos qué debes tener en cuenta.
#1. Haz un diagnóstico de la situación
El primer paso es demostrar que sabes de qué estás hablando; para ello, nada mejor que mostrar datos concretos sobre la situación de la economía o del mercado en el que operas, los resultados de proyectos anteriores o qué está haciendo la competencia. Esto no solo te dará autoridad, también te ayudará a encontrar áreas de oportunidad para mejorar un producto o servicio, e incluso desarrollar un nuevo canal de ventas.
#2. Ten en cuenta las expectativas de tus empleados
Al lanzar un nuevo proyecto solemos colocar en primer lugar a los clientes e incluso a los proveedores; olvidándonos de los actores más importantes del éxito de un negocio: los empleados. Así que al preparar la junta de lanzamiento no te olvides de incluir toda la información que necesitan para entender cómo se van a cumplir las metas, los tiempos y recursos a los que tendrán acceso y cuál será la compensación que recibirán. Recuerda que en el caso del mejor talento la motivación es clave.
#3. Pide el feedback de las áreas involucradas
Para que un proyecto cumpla con sus metas es imprescindible que todos los empleados involucrados, no importa cuál sea su posición o jerarquía, expresen su opinión basada en su experiencia diaria; así será más fácil detectar en dónde están los principales problemas, el pensar en soluciones creativas y blindar el proyecto ante posibles factores de riesgo. Pero, si en cambio presentas un nuevo proyecto sin hacer consultas previas a nivel interno, solo generarás resistencia.
#4. Asigna tareas, responsabilidades y niveles de autonomía para la toma de decisiones
Otro punto fundamental de una kick off meeting es anunciar quiénes serán los responsables de cada etapa del proyecto, cuáles serán sus tareas específicas, a quién tendrá que reportarse y ante qué situaciones podrán tomar decisiones sin hacer una consulta previa con un superior. En general, este punto no es aclarado desde el inicio, provocando falta de coordinación, trabas burocráticas, demoras y desvíos en los presupuestos.
#5. Arma una agenda de la reunión y compártela con anticipación
Por último, define cuáles serán los puntos más importantes a tratar en la reunión y trabaja en una presentación entretenida. Lo importante es transmitir la información más relevante acerca del proyecto; además de conectar y entusiasmar a todos los participantes. Entre los puntos destacables de la agenda están: la presentación del objetivo de la junta y de los colaboradores, las metas del proyecto, su contexto, el plan de trabajo y el cronograma de actividades, así como un mensaje final y un espacio para preguntas y respuestas (en caso de ser necesario los ajustes al proyecto presentado).
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