9 consejos para aprovechar al máximo una reunión corta

¿Tomamos un café? Ponte cómodo que te compartiremos algunas recomendaciones conversacionales para sacar mayor provecho a una reunión corta. ¡Toma nota!

Como sabes, algunas personas tienen una habilidad natural para transmitir ideas de forma clara y concisa, de escuchar a la otra persona y de conseguir la información que necesitan sin tener que dominar la conversación. Estas habilidades son especialmente importantes en el caso de las reuniones cortas, pues permiten mantenernos en contacto con clientes, proveedores y aliados sin afectar nuestra agenda de trabajo.

Si crees que tus capacidades de comunicación son limitadas, entonces, puedes adquirirlas a través del conocimiento y de la práctica; para lograrlo te invitamos a conocer cuáles son los nueve consejos para aprovechar al máximo el tiempo dedicado al networking.

#1. Prepárate para la reunión

¿La reunión que sostendrás es importante para ti, pero la otra persona tiene solo 30 minutos para tomarse un café contigo? Entonces, trabaja con anticipación:

Crea una lista con los cinco puntos de información más importantes o con las cinco preguntas que sí o sí debes hacer.
Si eres tú quien necesita compartir datos, entonces revísalos y, si es necesario, regístralos en tu celular o en una libreta para asegurarte de que tu interlocutor saldrá satisfecho de la junta, para que, por ejemplo, quiera contactarte más adelante para solicitarte una presentación más completa e incluso una cotización.

#2. Escucha

No dejes que la ansiedad te domine y presta atención a tu interlocutor. Retén en tu mente la información más importante que te comparte, los puntos que te generan dudas o lo que quieres comentar más adelante para aclarar o resaltar algo. Si te brinda seguridad, toma notas para no olvidarte de nada.

Con esta actitud la otra persona se sentirá reconfortada por tu interés, y a la vez se mostrará más entusiasmada por lo que tengas para decir.

#3. Habla en el momento adecuado

Además de mostrar interés por el otro, la mejor manera de asegurar que tu voz será escuchada es encontrar el mejor momento para hacerlo. Es difícil descubrirlo si no conoces a tu interlocutor, así que los expertos recomiendan que le des la palabra al iniciar la reunión, pues de este modo podrás descubrir si es una persona locuaz o si, por el contrario, seas tú quien tenga que guiar la conversación.

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Tip: Una manera sencilla de saber cuándo es el momento adecuado para que seas escuchado con atención es gestionar tu tiempo de una manera eficaz utilizando una app, como Aspel NOI, que permita hacer más eficiente la productividad tanto tuya como la de tus colaboradores; por ejemplo, si estableces horarios fijos para salir a comer podrás organizar mejor tu agenda y comunicarlo a tu personal para que quede a cargo de las tareas que no puedas llevar mientras estés ausente. Si te muestras menos agobiado por el trabajo mientras estás en tu reunión de negocios, tu interlocutor te prestará más atención.

#4. Da respuestas cortas

Procura no extenderte demasiado al responder una pregunta. Por supuesto, da toda la información que la otra persona te solicite, pero con información clara y concreta. Si no vas al punto o si das demasiadas vueltas, tu interlocutor empezará a perder el interés e incluso podría sentir desconfianza.

#5. Comparte información de valor

Además de lo que tú necesitas, ¿qué está buscando tu interlocutor? ¿Lo sabes? Quizá el motivo de la reunión es una presentación de tus productos y servicios. Pero a la vez tu cliente potencial enfrenta problemas con su contador, por lo que puedes compartirle los datos del excelente profesional con el que vienes trabajando desde hace años. O si atraviesa por problemas de liderazgo, le puedes compartir tu experiencia con el personal desde que emprendiste tu negocio.

Otro tip: ¿Recuerdas en el punto 3 el ejemplo de la aplicación para mejorar tu productividad y la del personal? Entonces, tienes una manera más para aportar información de valor a tu interlocutor. Por ejemplo, si te comenta que está pasando por dificultades con la gestión de su nómina o para llevar un control adecuado de la administración de los datos de su personal podrías hacerle la sugerencia de usar tu sistema de administración de personal Aspel NOI, y que con él podrá simplificar las operaciones comunes, que ahorrará tiempo y esfuerzo; además de poder efectuar otras tareas de facturación y reportes de nómina. Verás cómo al aportarle una solución de valor confiará más en ti y te estará agradecido.

#6. No seas la persona que necesita hacer un comentario para todo

Darás una imagen más profesional si tomas la palabra solo cuando tienes algo importante para decir y si te enfocas solo en los puntos relevantes de la reunión: sé prudente. En cambio, si en algún momento de la conversación empiezas a opinar de política, de música o de los problemas personales de algunos conocidos en común, no solo perderás minutos valiosos de la reunión, sino que también puedes dañar tu reputación.

#7. En algún momento, ve al punto

No esperes hasta que tu interlocutor pida la cuenta o se levante de la mesa para hacer la pregunta clave de la reunión, como:

¿Estás interesado en nuestra propuesta?
¿Te gustaría que te envié un producto de muestra?
¿Podríamos convertirnos en aliados?

Hazlo en el momento adecuado: cuando la otra persona aún tenga tiempo de hacerte preguntas adicionales y darte una respuesta.

#8. Sonríe

Sonreír puede hacer la diferencia entre concretar o no un proyecto o negocio. Por ello, muéstrate siempre positivo, incluso si la conversación es difícil. Si sonríes y asientes con la cabeza mientras la otra persona está hablando, harás que se sienta más relajada y tranquila, por lo que bajará toda barrera de desconfianza. En cambio, si te muestras adusto, tenso e impaciente, la reunión terminará demasiado pronto.

9. Termina la reunión de una manera efectiva

Es fundamental dar por finalizada la reunión con un plan de acción sobre qué sigue o qué hacer después, como: agendar una próxima cita, investigar un dato, enviar una presentación o muestras de productos o firmar un contrato. Lo más aconsejable es dejar esta información por escrito a través de un email posterior o de un mensaje vía WhatsApp que incluya un resumen de lo conversado y los pasos a seguir para evitar cualquier tipo de confusión.

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