5 razones por las que fracasan los proyectos

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Si estás trabajando en un plan de negocios, si tu empresa lleva pocos meses en operación o si incluso ya tiene varios años en el mercado, seguramente la posibilidad de fracasar no está en tu mente. Sobre todo, porque los emprendedores somos optimistas por naturaleza y confiamos en nuestra capacidad para solucionar los problemas. Sin embargo, es fundamental que entiendas que el fracaso es un riesgo latente que se origina por distintas razones.

Ahora, ¿cuándo podemos considerar el fracaso de un proyecto? En primer lugar, cuando no se alcanzan los resultados esperados; por ejemplo, un aumento del 20% de la producción de una planta por la renovación de la maquinaria, o la apertura de una tienda en línea. Pero también se puede fracasar cuando se incumplen los tiempos acordados, cuando se excede el presupuesto inicial o simplemente cuando un proyecto no se realiza al 100 por ciento.

Por eso, no importa en qué etapa está tu emprendimiento: siempre hay que permanecer atentos a la gestión de cada proyecto. Para que no fracase te recomendamos evitar incurrir en los siguientes errores de negocio.

1. Falta de planificación

Como dijo Benjamin Franklin, “al no prepararse, se está preparado para fallar”. Esto es lo que pasa en los negocios cuando un proyecto no cuenta con una hoja de ruta que especifique los objetivos, tiempos, procesos, herramientas, recursos económicos, roles y responsabilidades. No planificar significa tanto un desperdicio de tiempo y dinero como de entusiasmo y compromiso por parte de los colaboradores.

Evita a toda costa postergar tu planeación estratégica y la implementación de tácticas precisas para seguir los objetivos del negocio, pues son la manera más eficaz para mantener procesos equilibrados y un clima laboral positivo; de lo contrario generarás un ambiente de indiferencia, tensión y crisis; además de propiciar el retrabajo y un bajo rendimiento. La improductividad generalmente aparece tras la falta de previsión y organización.

2. Roles y responsabilidades confusos

Para que un proyecto avance hace falta un líder que dé seguimiento puntual a los avances, con aptitudes de comunicación asertiva para transmitir los cambios en el plan original, capaz de tomar decisiones cuando surgen problemas, con habilidad de escucha resiliente y de motivación hacia el equipo. Para ello, deben de tener en claro cuál es su rol en el proyecto, qué decisiones pueden tomar y cuáles no, así como cuáles son las metas diarias, semanales y mensuales que deben alcanzar. De otro modo será complejo proyectar orden a sus subordinados. Recuerda que el ejemplo arrastra.

El buen líder debe de responsabilizarse de la atención y resolución de los problemas (que pueden ir desde la salud de sus colaboradores hasta situaciones estresantes propias del trabajo o de índole financiera), justo para evitar un caos generalizado que se agrave tras la indefinición de actividades.

Una buena manera para solucionar estos conflictos es establecer los límites e injerencias propias de cada rol. ¿Cómo? Especificando a cada colaborador y área cuáles son sus actividades, los procesos a seguir y las metas a alcanzar. Para lograrlo es necesario ubicar a cada colaborador en ámbitos de su especialidad, así no sentirá presión por resolver algo fuera de su preparación y experiencia ni que sus aportes no son tomados en cuenta. No olvides que el trabajo de cada miembro del equipo debe de reflejarse en resultados favorables tanto para él mismo como para la empresa.

3. Desinterés de los líderes al frente de la empresa

Esta es una problemática común en las grandes empresas; no obstante, también es muy importante que en las pequeñas y medianas un proyecto cuente con el visto bueno y el apoyo activo del fundador, de los directivos y de los mandos intermedios. De lo contrario, el equipo a cargo no contará con las autorizaciones de uso de recursos, la orientación y los consejos adecuados para poder avanzar en serio y cumplir con los objetivos de negocio planteados.

Considera que el rol del líder no puede pasar por alto nada de lo que sucede en su negocio: la apatía y la desidia nunca son opción; aun cuando haya tareas delegadas, es necesario empaparse de todos los pormenores para detectar problemas a corto, mediano o largo plazo. La previsión es una excelente forma de mantener aceitado y funcional el engranaje de la maquinaria.

4. No incorporar herramientas de gestión

Un proyecto puede estar perfectamente perfilado y comunicado a todos los miembros del equipo; pero si desde el inicio hay problemas de gestión, ya sea por pérdida de información importante o porque el líder del equipo no puede monitorear los avances, el resultado no será alentador.

Por eso es fundamental apoyarse en plataformas de gestión de proyectos colaborativos, como Slack, Trello, Jira, Planner o Notion (que son softwares de administración de proyectos con interfaz web) para organizar proyectos y visibilizar cada tarea o documento y revisar el avance e intercambio de información. Otra ventaja de estos instrumentos es que mejoran la comunicación y el clima laboral.

Sin duda, hoy la tecnología es nuestra mejor aliada para gestionar óptimamente nuestros procesos, técnicas y metodologías poniendo a nuestro alcance herramientas de gestión laboral sencillas, ágiles y funcionales.

5. Descontrol administrativo

Por último, no hay que olvidarse de los costos de un proyecto. Algunos emprendedores tienen la mala costumbre de asignar un monto estimado a los proyectos, pero el asunto se pone peor cuando no se gestionan adecuadamente los cambios de último momento, como un aumento en determinado insumo por la inflación, el incremento en el tipo de cambio o la necesidad de contratar más personal para cumplir con una entrega. Por eso es importante que los proyectos también sean monitoreados por el administrador o el contador de la empresa, pues así se segura que los gastos no se descontrolen, que el proyecto no se retrase demasiado o que la inversión no arroje sus primeros resultados.

Las buenas prácticas administrativas y contables son prioritarias para reflejar una productividad óptima. Si la gestión de este aspecto te es compleja no dudes en consultar a un especialista externo en dirección financiera, pues su expertise te guiará durante el proceso para que aproveches de la mejor manera tu inversión económica y tus cuentas estén controladas.

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