5 consejos de facturación para asegurar los cobros y mejorar el flujo de efectivo

Un buen manejo del proceso de facturación garantiza una buena relación con los clientes, el flujo de efectivo sano y permite ahorrar tiempo y otros recursos administrativos. Sin embargo, muchos dueños de pequeños y medianos negocios descuidan esta tarea por considerarla tediosa, burocrática e incluso menor.

Por eso, hoy queremos contarte cómo crear una estrategia de generación, envío y monitoreo de facturas electrónicas que automatice y facilite el proceso. Son cinco consejos prácticos que no puedes pasar por alto. ¡Empecemos!

#1. Usa una buena plataforma de facturación electrónica

El primer paso es contar con un software inteligente, sencillo de usar y capaz de actualizarse según las últimas disposiciones del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Además, que permita dar un seguimiento preciso a cada etapa del proceso.

Considera también que hoy ya no tienes que adquirir la licencia de una plataforma y puedes suscribirte por un pago fijo al mes. ¿Qué obtendrás? Facturas electrónicas ilimitadas, soporte técnico y actualizaciones sin costo extra.

Algunas funciones útiles que te recomendamos al elegir entre los diferentes proveedores son:

Expedir notas de crédito, recibos de honorarios y arrendamiento
Emitir los CFDI con complementos fiscales, como la Carta Porte
Relacionar los CFDI y comprobantes de pago de automáticamente
Agregar descuentos
Definir impuestos como IVA, ISR, IEPS, traslados o retenidos
Crear los CFDI en pesos y en dólares, con complementos de pago autorizados por el SAT
Aceptar o rechazar la cancelación de una factura
Llevar el control de clientes, productos y terceros a través de catálogos
Generar estadísticas de los clientes más importantes y productos más vendidos
Guardar un respaldo en la nube de los CFDI generados.

#2. Acuerda un protocolo de facturación y pagos con cada cliente

A menos que tu sector sea de consumo masivo, no apliques el mismo proceso de facturación para todos tus clientes; sobre todo si prestas servicios muy especilizados. Así que, tanto al firmar un contrato como antes de generar el primer CFDI, haz las siguientes preguntas:

¿Es necesario enviar una orden de compra cada mes? ¿En qué fecha?
¿Quién será la persona encargada de la firma de esa orden de compra?
¿A quién se debe enviar la factura?
¿Cuáles son los datos que deben incluirse en el CFDI? (RFC, claves de producto o servicio, uso del CFDI, etc.)
¿Cuáles son los datos que se deben incluir en el CFDI complemento de pago?
¿En cuánto tiempo se pagará la factura?
¿La factura quedará cubierta en un solo pago o mediante varios pagos?

Ten presente que puedes acordar un protocolo de facturación para cada cliente; pero nunca vayas en contra de los intereses del negocio ni aceptes, por ejemplo, pagos a 90 días si eso repercutirá en el flujo de efectivo y en la capacidad de la empresa para cumplir con sus compromisos.

#3. Evita demoras comunes

El primer paso para eliminar obstáculos en el flujo de efectivo es enviar las facturas a tiempo. Así que, una vez definido el cronograma con cada cliente, asegúrate de cumplir cada mes con la generación y envío de las órdenes de compra, los CFDI y los complementos de pago según lo acordado.

Si no te encargarás personalmente de las facturas, pide al personal de contabilidad que:

Cargue la información correcta de cada cliente en el sistema y la guarde para generarla en forma automática cada vez que se haga un CFDI.
Envíe la factura a la persona indicada.
Se asegure de recibir un correo electrónico o aviso de confirmación de la recepción y aceptación del CFDI.
Se generen y envíen los CFDI de pagos correspondientes a fin de evitar problemas contables a futuro.

#4. Aprovecha las ventajas de la movilidad

Los errores pueden suceder: quizás un cliente te avise de un problema mientras estás en la calle visitando a un cliente o durante tus vacaciones. Afortunadamente, existen plataformas móviles de facturación, incluso por 30 días sin costo, que te permiten cancelar un CFDI y enviar el nuevo comprobante desde cualquier lugar y en cualquier momento a través de una aplicación instalada en un celular inteligente o una tableta.

#5. Ofrece varias opciones de pago

Por último, facilita la vida de tus clientes dándoles varias opciones para que puedan cumplir con el pago de las facturas; por ejemplo, depósitos y transferencias bancarias, tarjetas de crédito y débito, y enlaces de pago por medio de plataformas como Mercado Pago o Paypal.

A medida que tu negocio crezca y tenga mayor espalda financiera, ofrece también la opción de pagos a cuotas y sin intereses, así que impulsarás significativamente la decisión de compra de tus clientes.

Síguenos en Facebook.

Quizá también te interese…

Contenido relacionado:

Contenido recomendado: