Para las empresas la digitalización trajo una gran ventaja: el acceso a más opciones para comunicarnos, generar y compartir información. Los emails, los mensajes de WhatsApp y las reuniones por Zoom han facilitado la operación de millones de negocios durante los meses de aislamiento obligado. Pero a esta altura es evidente que el uso intensivo de estas herramientas ha provocado problemas con el almacenamiento, la clasificación y, sobre todo, el intercambio de datos.
La distancia física, los horarios más flexibles de trabajo y el uso de diferentes aplicaciones y plataformas están provocando bloqueos en el flujo de datos, algo que los expertos en tecnologías de la información (TI) denominan “silos de información”. No importa cuál sea el tamaño de tu empresa, seguramente estás enfrentando este problema. Por este motivo es importante que lo soluciones para asegurar que tu equipo pueda trabajar a su máximo nivel de eficiencia. Aquí te contamos cómo lograrlo a través de cuatro pasos muy útiles.
1. Mantén a todo el equipo “en la misma página”
Con la automatización de procesos, la generación de información o los cambios en los datos almacenados el equipo no se detiene incluso durante las horas no laborables o los fines de semana. Por eso es tan importante tomar medidas para que los integrantes del equipo tengan un único espacio disponible para acceder a la última información actualizada, para a su vez dejar registro de sus aportes más recientes, como lo es un contrato ya firmado por el cliente o la actualización de una cifra de ventas. Si todavía no cuentas con ellas incorpora de manera urgente herramientas de almacenamiento y gestión de datos en la nube. Por ejemplo, una plataforma que te permita compartir información entre la oficina central y las sucursales de la empresa. link a Aspel Servidor Virtual
2. Incorpora plataformas de trabajo colaborativo
Otra manera eficaz para reducir los bloqueos en el flujo informativo entre diferentes áreas es utilizar plataformas de trabajo colaborativo que funcionen en la nube, tales como Trello y Asana. Con ellas pueden crearse “depósitos” centrales de todos los documentos generados alrededor de un proyecto, como checklists, contratos o presentaciones; así como monitorear y dejar registro de esos cambios. También son útiles las apps de almacenamiento, como Dropbox o Google Drive. Estas herramientas se han vuelto imprescindibles en los últimos meses donde hemos visto un crecimiento exponencial del trabajo remoto.
3. Mejora la comunicación entre diferentes plataformas
Una de las causas principales para que se produzcan bloqueos de información entre los departamentos de una empresa es el número creciente de soluciones de software que se han incorporado a medida que el negocio crece. ¿Por qué eso puede ser un problema? Simplemente porque, en muchísimos casos, dichas plataformas no están conectadas: como la de facturación con la de contabilidad o la de nómina con la de bancos. Nuestra recomendación es que trabajes desde el inicio con un proveedor de tecnología con experiencia en el mercado Pyme, para que te permita escalar diferentes soluciones según tus necesidades actuales y presupuesto.
Por ejemplo, puedes empezar incorporando un sistema de facturación inteligente a través de un pago mensual. Posteriormente puedes sumar una plataforma de nómina y de Contabilidad Electrónica. Para llegar al final a un completo sistema de administración empresarial. Esto mediante un único proveedor que te asegure que todas las plataformas están sincronizadas para que todo el flujo y almacenamiento de datos esté centralizado; de esta manera podrás evitar que existan documentos duplicados, información desactualizada o problemas de comunicación entre clientes y proveedores.
4. Define protocolos de comunicación
Por último, considera que el error humano puede volver ineficiente a la mejor tecnología; sobre todo en estos tiempos de home office con equipos que a veces están separados por miles de kilómetros. Así que antes de continuar sumando nuevas herramientas redacta con ayuda de los departamentos de Sistemas y Recursos Humanos un protocolo de comunicación que incluya los siguientes puntos:
- Una plataforma de trabajo colaborativo común para cada proyecto o área de la empresa.
- Capacitación permanente para que los empleados sepan cómo usar adecuadamente y aprovechar
la infraestructura tecnológica de la empresa. - Acciones periódicas para mantener las plataformas actualizadas y protegidas.
- Uso de contraseñas seguras y procesos que requieran doble autenticación.
- Acceso restringido a la información sensible.
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