Gracias a sus evidentes ventajas, las juntas en línea se han convertido en una práctica cada vez más común en las empresas. Sin embargo, hay un reto que la mayoría de los dueños, ejecutivos y empleados no terminan de resolver: cómo hacerlas más productivas.
Porque sentarse frente a una pantalla e interactuar con un grupo de personas a través de plataformas como Zoom o Skype no es tan sencillo como parece. La distancia física hace que nos distraigamos más fácilmente, y definitivamente no facilita la participación y el intercambio de ideas. Pero es en estos días cuando entendemos claramente cuáles son las ventajas de las reuniones virtuales, y por eso hoy queremos compartirte las reglas que debes seguir para que sean realmente productivas.
☐ 1. Define con anticipación la agenda de la junta
¿Cuál es el objetivo de la reunión? ¿Cuáles son los puntos principales que se van a tratar? ¿Qué tipo de información o documentación deben preparar los participantes? Trabaja en esos puntos y comunícalos al resto del equipo como mínimo un día antes, para que no haya sorpresas.
☐ 2. Establece un protocolo básico para interactuar
Por ejemplo, hay que definir quién va a ser el moderador de las juntas; si todos deben cerrar sus micrófonos y solo abrirlos al momento de hablar, o si pueden permanecer abiertos; si se va a utilizar el chat para compartir ligas o documentos; y quién se va a hacer cargo de redactar la minuta con los puntos acordados.
☐ 3. Asegúrate de contar con el equipo adecuado
Lo ideal es ir más allá de la computadora, la tablet o el celular, y sumar gadgets que te permitan mejorar la calidad de la imagen y el sonido. En la medida de tus posibilidades, y con tiempo, equípate con una Webcam, un trípode, un aro de luz y un micrófono.
☐ 4. Ordena el espacio desde el que te vas a conectar
Si lo vas a hacer desde casa, elige un lugar tranquilo, en el que no seas interrumpido, y donde todo se vea en su lugar. Lo mismo si estás en la oficina: saca del medio cajas, papeles y todo aquello que pueda aparecer en el fondo de la imagen y hacerte ver como alguien descuidado.
☐ 5. Cuida tu aspecto
Ok, si un cliente sabe que vas a conectarte desde tu casa, no hace falta usar un traje, accesorios o tacones. Pero vestirse casualmente no significa aparecer en pantalla con una simple playera o despeinado. Un look del tipo “casual Friday” podría ser el más adecuado. Y ten cuidado con la iluminación y el ángulo de la cámara, que pueden deformar los rostros.
☐ 6. Confirma que el equipo y la conexión funcionan correctamente
Hazlo como mínimo una hora antes de que empiece la reunión, para tener el tiempo necesario para solucionar problemas. Tu tiempo, el de tu equipo y el de tus clientes son muy valiosos, así que no lo pierdas tratando de arreglar un micrófono o esperando que mejore la conexión a Internet.
☐ 7. Silencia tu teléfono celular y desactiva las notificaciones de apps de mensajería y redes sociales
En una junta en línea aplican las mismas reglas de cortesía y respeto que en las reuniones presenciales. Aunque no sea tu turno de hacer una presentación o un comentario, es considerado de mala educación estar revisando Facebook o contestando un correo electrónico.
☐ 8. Haz contacto visual
Cuando hables, mira directamente a la cámara externa o la de la computadora. Solo de esa manera vas a captar la atención de tu audiencia, vas a generar confianza y vas a poder comunicar tu mensaje. Si en cambio te concentras en la pantalla y en las imágenes de los participantes, vas a transmitir frialdad y desconexión.
☐ 9. Trabaja en una presentación interesante
Cuando una reunión se realiza a través de la Web, un Power Point extenso y aburrido puede resultar una muy mala idea. Piensa en formatos alternativos, como videos cortos. O enfócate simplemente en los puntos principales que quieres comunicar, con los detalles que tu audiencia necesita escuchar.
☐ 10. Graba la sesión
Esta función es una de las principales ventajas de las plataformas de reuniones en línea como Zoom. Un video puede resultar útil para recordar detalles importantes de los acuerdos logrados, u obtener información adicional, como el lenguaje corporal de un cliente o un candidato a ocupar un puesto en la empresa.
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