La información generada por una empresa durante toda su operación es uno de sus activos más valiosos. Esto es algo que no suele tomarse en cuenta, a pesar de que toda empresa está sujeta a obligaciones legales y fiscales; como es el caso de las facturas, los presupuestos, los contratos de servicios o los acuerdos de confidencialidad.
Todos estos datos y documentos además de preservarse necesitan un tratamiento específico para que; por ejemplo, no puedan ser alterados ni encontrados con facilidad. Y cuando el dueño de un negocio está planificando subir la operación a la nube, hay pasos importantes que deben aplicarse para asegurar su integridad, fiabilidad, autenticidad y usabilidad. Veamos cuáles son.
1. Definir un programa de trabajo
No se trata de contratar un servicio y subir información a la plataforma elegida de un día para otro. El primer paso es que el dueño del negocio trabaje con el encargado de Sistemas y los responsables de cada área en un programa que permita blindar la información más importante, así como definir las necesidades, los objetivos y un presupuesto, para así avanzar sin problemas.
2. Buscar a un proveedor
La evaluación de los proveedores en servicios de cloud computing es vital para evitar pérdidas de información y de dinero. Con una lista de las necesidades de la empresa y del presupuesto disponible, empieza con la búsqueda referencias entre compañías del mismo tamaño que la tuya. Al momento de las entrevistas con los representantes de ventas, no te olvides de preguntar dónde están localizados los servidores, si la empresa está auditada y certificada por terceros y cómo se aplican los controles de accesos.
3. Confirmar que los requisitos de seguridad de tu negocio van a ser atendidos
Este punto es importantísimo, porque hoy todo negocio maneja datos personales de los clientes, por no hablar de datos bancarios o de tarjetas de crédito en el caso de las operaciones de e-commerce. Es el caso, por ejemplo, de los sistemas de administración empresarial. En las conversaciones con proveedores potenciales, confirma que su servicio se ajusta a las necesidades de seguridad de tu empresa, y que están listos para actuar ante cualquier imprevisto.
4. Pedir por escrito información clave sobre las condiciones del servicio
Aunque tengas las mejores referencias, no firmes ningún contrato sin recibir previamente por escrito la información detallada del servicio, como por ejemplo:
- La ubicación del centro de datos.
- Las medidas de seguridad operativas (actualizaciones, backups, auditorías, sistemas de doble autenticación para los accesos y cifrado de las comunicaciones).
- Las condiciones de disponibilidad del servicio.
- Las medidas de emergencia ante incendios, desastres naturales o ataques a los servidores.
- La escalabilidad del servicio y las tarifas que se van a aplicar en caso de que la empresa necesite una mayor capacidad de almacenamiento.
- Las condiciones del contrato en cuanto a su duración, plazos forzosos y penalizaciones.
- Las condiciones de portabilidad en caso de que se quiera cambiar de proveedor en el futuro.
5. Solicitar un certificado de seguridad y otro de destrucción de datos
Es importante que el proveedor elegido cuente con algún sello o certificado otorgado por auditores externos que garanticen el tratamiento adecuado de los datos, incluso después de finalizado el contrato.
6. Preparar a tu personal
No esperes a que la herramienta de cloud computing esté disponible para hacerlo: avisa con anticipación a todo tu equipo sobre los nuevos planes de mudarse a la nube e invítalo a ser parte del proyecto; realiza un plan adecuado de definición de nuevos procesos de trabajo, asignación de responsabilidades y de capacitación en el uso de las nuevas herramientas.
7. Volver a la empresa móvil
Para aprovechar al máximo los beneficios de las plataformas en la nube, como por ejemplo la posibilidad de facturar desde cualquier lugar y en cualquier momento, es básico contar con el hardware adecuado. En paralelo a la búsqueda de un proveedor de cloud computing, define las nuevas necesidades de equipamiento de dispositivos móviles de la empresa, como celulares inteligentes, tablets y laptops.
Definir y aplicar estos pasos previos a tu carga informativa en la nube te permitirán mejorar tus operaciones y, en consecuencia, obtener una mayor sustentabilidad y autonomía de tu empresa.
Quizá también te interese…
Contenido relacionado:
- 10 consejos para trabajar en la nube
- 5 beneficios de la nube para las Pymes
- 5 servicios en la nube que todo emprendedor debería probar
Contenido recomendado:
