Con el confinamiento de cientos de miles de empleados a causa de la crisis sanitaria por el Covid-19, quedó al descubierto lo mal preparadas que están las empresas para trabajar a distancia. Si bien hacía tiempo que en México se hablaba del home-office, está claro que trasladar las computadoras a los hogares de los colaboradores no basta para seguir operando normalmente.

En estos días, compañías de todo tamaño están enfrentando dos problemas principales:

1) No cuentan con procesos definidos, que den una mayor autonomía al equipo y le permita avanzar con sus tareas sin la supervisión directa de un jefe.

2) Faltan herramientas adecuadas para el almacenamiento de la información, el acceso seguro a datos, la realización de operaciones básicas a distancia (como la facturación o el manejo de la nómina), y la comunicación fluida entre los empleados y con los clientes.

Y entonces, contar con un Sistema de Administración Empresarial se vuelve imprescindible para la supervivencia de los negocios. Sobre todo para las startups y las Pymes que necesitan consolidar su crecimiento. Porque estas plataformas no solo facilitan la gestión en el día a día, sino que permiten acceder a información clave para la mejor toma de decisiones. Y en medio de un escenario de incertidumbre como el que seguiremos enfrentando de aquí a fin de año, el ajuste de la estrategia es vital.

¿Pero cuáles son las principales ventajas de las plataformas de este tipo? ¿Cuál es el valor que pueden aportar a las diferentes áreas del negocio? Estas son algunas que deberías tomar en cuenta.

  • Permiten el acceso a la información administrativa y comercial de la empresa desde cualquier lugar y en cualquier momento, de manera fácil y sobre todo segura.
  • Se puede gestionar de manera remota todo el ciclo de compra-venta del negocio, como facturación, cuentas por cobrar y por pagar, inventarios, proveedores, vendedores y clientes.
  • Expiden facturas electrónicas y permiten cancelarlas ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Es importante, por supuesto, que el sistema con el que contemos cumpla con todos los requisitos fiscales vigentes.
  • Emiten, timbran y cancelan de manera sencilla los comprobantes digitales de nómina de los colaboradores.
  • Generan otros comprobantes importantes, como recibos de honorarios y de arrendamiento, notas de crédito, y comprobantes de recepción de pagos.
  • Son sumamente útiles para conocer mejor al cliente, elaborar cotizaciones y dar un mejor seguimiento a la relación comercial. En una sola sección, reúnen información sobre pedidos pendientes, productos apartados, productos más comprados, estados de cuenta, ventas mensuales y citas programadas.
  • Facilitan el manejo del inventario de productos, su rotación y su costo. Y evitan caer en problemas como el sobre-stock de mercancía, que tiene efectos negativos directos sobre la rentabilidad de los negocios.
  • Permiten configurar fácilmente los cálculos de impuestos en todos los documentos generados, como el Impuesto al Valor Agregado (IVA), el Impuesto sobre la Renta (ISR), el Impuestos Especial sobre Producción y Servicios (IEPS) y otros gravámenes locales.
  • Son ideales para la movilidad empresarial, ya que permiten acceder al sistema desde una computadora de escritorio, una tableta o un dispositivo móvil. E incluso sin una conexión a Internet, ya que la información puede sincronizarse más tarde.
  • Las plataformas mejor desarrolladas pueden complementarse con los sistemas de administración de tiendas o sucursales, para llevar un mejor control de los puntos de venta y acceder, por ejemplo, al corte diario de caja.

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