“Hacer más, más rápido y más barato.” Si pudiéramos resumir la productividad de un negocio en una fórmula, sería esta. ¿Sus objetivos? Maximizar los recursos disponibles, reducir el margen de error, mejorar la propuesta de valor para el cliente y aumentar la rentabilidad de la operación. Suena fantástico, pero en la práctica las barreras para alcanzarla son muchas.
Entre las principales barreras están: la falta de procesos y de la tecnología adecuada para automatizarlos, el desconocimiento y el temor de los dueños de los negocios para encarar este tipo de proyectos. ¿Por dónde empezar? ¿Qué plataformas voy a necesitar? ¿Cómo seleccionarlas? ¿Tendré que capacitar a mi personal? ¿Cómo escalar esa infraestructura a medida que el negocio crece? Estas son algunas de las preguntas más comunes que a veces paralizan por años los procesos de digitalización.
Aunque hay millones de pequeñas y medianas empresas (pymes), cada una enfrenta sus propios retos, por lo que hay un kit básico de herramientas de productividad. Hoy te compartiremos sus detalles a través de un plan paso a paso. ¿Comenzamos?
Para automatizar las tareas administrativas y contables
No es ninguna novedad que en las empresas mexicanas (y lo mismo pasa entre los emprendedores) gran parte del tiempo se dedica a elaborar pedidos, administrar el almacén, facturar y generar una multiplicidad de documentos. Es aquí donde los dueños de un negocio pueden dar la primera batalla por la productividad con aplicaciones en línea que les ayuden a gestionar operaciones en tiempo real, acelerar cálculos y entregas, y a disminuir el margen de error.
Herramientas
- Sistema de facturación electrónica. Para generar fácilmente comprobantes de ingreso y egreso con todos sus complementos y con los requisitos fiscales vigentes.
- Sistema de punto de venta. Si tienes un negocio a la calle, también es imprescindible contar con una plataforma para generar tickets y facturas, imprimir los documentos, manejar los cobros en efectivo o con tarjetas, registrar los productos vendidos y conectar esos datos con el inventario, gestionar devoluciones y cancelaciones, y generar reportes de ventas por sucursales.
- Sistema de administración empresarial. En etapas más avanzadas de la operación, necesitarás una herramienta más robusta que te permita monitorear y controlar todo el ciclo de compra-venta de la empresa: desde el inventario y el seguimiento de clientes hasta la facturación y la generación de reportes necesarios para la toma de decisiones.
- Sistema de nómina integral. Esta herramienta es imprescindible para no generar errores en el cálculo de salarios, vacaciones, retenciones de impuestos, aportaciones a la seguridad social y otras deducciones.
Para agilizar la operación
Otro de los ejes de un plan de incorporación de tecnología es hacer la operación más “delgada”, a fin de reducir costos en equipo y gastos de mantenimiento, pero también con otras ventajas adicionales como mejorar la comunicación entre los miembros del equipo o aumentar la seguridad de los datos.
Herramientas
- La nube. Las plataformas de almacenamiento y administración de información en la nube eliminan los costos de adquisición y mantenimiento en equipamiento propio, como servidores. Según las estadísticas, esta tecnología puede mejorar la productividad de un negocio entre un 20 y un 30 por ciento. Su ventaja adicional es el aumento en la seguridad de archivos y datos sensibles (a través de copias de seguridad en servidores separados geográficamente), como las bases de datos de los clientes o el historial de operaciones financieras.
- Las plataformas de trabajo colaborativo. Con el avance del home office, incorporado también por las pymes, las herramientas de trabajo conjunto han sido vitales para que los equipos que operan a distancia puedan comunicarse, compartir archivos y trabajar en simultáneo sobre ellos para dar seguimiento a los cambios.
- Las aplicaciones móviles. Ahora un celular inteligente funciona como una pequeña oficina. Todos los empleados cuentan ya con uno. Para aprovechar esta herramienta al máximo hay que cargar en ellos apps que permitan, por ejemplo, facturar, escanear y editar documentos, administrar las publicaciones en redes sociales, enviar y responder correos electrónicos, así como participar de reuniones virtuales.
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