Guía básica para llevar la nómina de tu empresa y generar recibos CFDI

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Como emprendedor, llevar la nómina de tu empresa puede ser una actividad compleja, principalmente por no tener un conocimiento básico sobre los elementos que debemos tomar en cuenta al establecer relaciones laborales. Conocer los requisitos e información necesaria para cumplir de forma adecuada, nos ayudará a facilitar la organización de nuestros recursos humanos y llevar el registro adecuado sobre los pagos, deducciones, prestaciones, entre otros.

La nómina  debe ser un  tema de cuidado para las empresas, ya que son los patrones los principales obligados de cumplir a los trabajadores con la Ley Federal del Trabajo (LFT), al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y al Servicio de Administración Tributaria (SAT) de forma adecuada.

Podemos definir que la nómina es el registro de los días trabajados y los salarios percibidos por aquellos trabajadores al servicio de otros (patrones), en el que se establecen los conceptos de percepciones y deducciones para cada una de estas personas, en un período determinado.

¿Qué es una nómina para el IMSS?

Para que una nómina se considere válida, nos podemos apoyar con el reglamento de la Ley de Seguro Social (LSS), en el art. 9, relacionado con la fracción II del art. 15, donde se indica que:

Los requisitos que deben contener las nóminas son:

a) Nombre del patrón

b) Registro Federal del Contribuyente (RFC) patronal y el registro patronal ante el IMSS

c) El periodo de pago de la nómina: semanal, catorcenal, quincenal, mensual

d) Nombre completo del trabajador

e) El RFC y la Clave Única de Registro de Población (CURP) del trabajador

f) La fecha de ingreso del trabajador, duración de la jornada y el tipo de salario

g) Los días laborados o la unidad de tiempo pactada

h) El salario cuota diaria y el Salario Base de Cotización (SBC)

i) Las deducciones y percepciones derivadas de la relación de trabajo (legales y contractuales)

j) El neto (efectivo) que recibe el trabajador y su firma

Requisitos de las nóminas para el SAT

Como desde el año 2014 los recibos de nómina deben emitirse como factura electrónica o recibo electrónico, esta nueva forma de expedir los documentos de pago integra y sistematiza los registros de la nómina, de seguridad social y de impuestos federales.

Los CFDI deben contener los siguientes requisitos de forma obligatoria:

  1. RFC del empleador
  2. Nombre del empleado
  3. RFC del empleado
  4. Monto total de las percepciones
  5. Monto total de las retenciones
  6. Total de impuestos retenidos
  7. Aportaciones de seguridad social
  8. Medio de pago
  9. Régimen fiscal en que tributa el patrón
  10. El importe total consignado en letra
  11. La expresión “Se paga en una sola exhibición”
  12. Forma en la que se realizó el pago (cheque, efectivo, transferencia)
  13. Lugar de expedición del comprobante, señalar el lugar de la plaza en donde labore el empleado
  14. CURP
  15. Tipo de régimen, requisito obligatorio para señalar la clave del régimen por el cual se tiene contratado al trabajador, conforme al catálogo publicado por el SAT
  16. Fecha de pago: Fecha efectiva de la erogación y que en el CFDI de nómina se debe expresar como: aaaa-mm-dd
  17. Fecha inicial para señalar el día en que inicia el período de pago: en el CFDI de nómina se expresa: aaaa-mm-dd
  18. Fecha final de pago, para señalar el día final del período de pago. Se expresa: aaaa-mm-dd
  19. Número de días pagados
  20. Periodicidad del pago
  21. Versión complemento de CFDI nóminas (comprobante de egreso por concepto de nómina)
  22. Subtotal: Sumatoria de los importes de los conceptos
  23. Descuento: Total de las deducciones (suma del total gravado y total exento, sin considerar el ISR retenido)
  24. Motivo de descuento: Utilizar “Deducciones nómina”
  25. Total: Pago realizado al trabajador. Sera igual al subtotal menos los descuentos, menos las retenciones efectuadas
  26. Cantidad: Aplica el valor “1”
  27. Unidad: Se utilizara la expresión “Servicio”
  28. Descripción: Se podrán incluir las siguientes denominaciones: pago de nómina, aguinaldo, prima vacacional, fondo de ahorro, liquidación, finiquito, etc.
  29. Valor unitario: Total de percepciones del trabajador (es la sumatoria del total de percepciones gravadas y exentas)

Para el IMSS, si el patrón no exhibe nóminas o éstas están incompletas, puede acarrearle la comisión de una multa, la aplicación de sanciones administrativas derivadas de alguna revisión como producto de una inspección ordinaria o extraordinaria del trabajo, incluso en alguna controversia laboral, al no poder acreditar alguno de los conceptos de pago o deducción anteriormente mencionados.

Recordemos que ahora el IMSS tiene la obligación de reportar alguna anomalía que detecte en los recibos de nómina al SAT, o viceversa, como pueden ser Salarios Mínimos Generales (SMG) reportados de menos en uno y de más en la otra institución.

Te sugerimos revisar regularmente tanto el complemento emitido por el SAT, que contiene los requisitos para emitir los recibos de nómina, como el catálogo de claves para completar la información de algunos campos particulares de los mismos, ya que hay modificaciones que se realizan ocasionalmente, y de no realizarlas en el pago de nómina se convertiría en un gasto no deducible para el empleador (patrón).

Ante este desafío existen opciones que te permiten llevar un control de la nómina de manera más sencilla para realizar de forma automática el cálculo de percepciones, deducciones, retenciones de ISR y hasta el calculo de las aportaciones que debes hacer para tus trabajadores ante el IMSS como Aspel NOI, infórmate.

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