En las empresas, la gestión por procesos permite crear espacios de trabajo más colaborativos en donde los empleados tienen claras sus funciones y responsabilidades, por lo que pueden aportar sus ideas para obtener mejores resultados. Así, cada vez quedan más atrás las viejas estructuras tradicionales de mando, en donde los jefes dan órdenes y los colaboradores las obedecen.
Por supuesto, en este avance de los procesos ha tenido mucho que ver la tecnología, con sus plataformas colaborativas de captación, administración y procesamiento de la información. Un caso claro son los sistemas de nómina (que automatizan el registro de entrada y salidas de los empleados, así como el cálculo de salarios y prestaciones) y también los de administración empresarial.
Hay otros dos factores para el éxito de un rediseño de procesos: las tareas y las personas. Si no consideramos estas tres claves es muy difícil alinear los esfuerzos y encaminar al negocio hacia el logro de sus objetivos. Veamos de qué se trata.
#1. La tecnología
Hoy, una de las grandes ventajas de emprender es el acceso casi ilimitado que tenemos a plataformas tecnológicas que nos permiten automatizar procesos, reducir el error humano, generar reportes, analizar los datos y hacer los ajustes necesarios. Piensa solamente en las ventajas de un sencillo sistema de facturación, en donde puedes almacenar los datos de cada cliente y todos sus requerimientos para la elaboración de un documento (por ejemplo, cuál será la forma de pago o el uso del CFDI). O de un sistema de administración empresarial que puede ayudarte a manejar más eficientemente las ventas y los envíos de una tienda en línea a través de su módulo de inventarios.
Contra la opinión a veces común, hay que entender que la tecnología está al servicio de las personas y que es nuestra mejor aliada para convertirnos en emprendedores de alto rendimiento, para crecer el negocio y vivir la vida que soñamos. Por supuesto, aportar la mejor inversión es importante que comprendas las necesidades actuales de tu empresa, que busques el consejo de un asesor y así compares diferentes opciones. Con base en el grado de complejidad de las nuevas plataformas también debes de considerar la capacitación y el entrenamiento de tus colaboradores para que la curva de aprendizaje se acorte.
#2. Las tareas
En la generación de nuestros padres o abuelos, o incluso hace 20 años, las tareas que se realizaban en los negocios eran 100% manuales y repetitivas, ya que llevaban mucho tiempo y tenían un nivel alto de error. Por lo tanto, la productividad y la eficiencia eran muy bajas. A partir de la digitalización esos procesos pueden ser analizados, registrados en su paso a paso y conectados con herramientas tecnológicas que automatizan muchos procedimientos y “fabrican tiempo” para la creatividad y la estrategia en todos los niveles de la empresa.
Y aquí está, quizás, uno de los valores más importantes de esa sociedad entre procesos y tecnología: al liberarse de las tareas monótonas los empleados se sienten valorados en la organización y validados para aportar sus puntos de vista, comentarios, conocimientos, ideas y habilidades en la búsqueda de mejores resultados.
#3. Las personas
Está claro que ningún negocio puede operar, ni tiene sentido, sin su equipo humano. Y si hablamos de procesos, las personas son su activo más importante, no solo porque son quienes van a realizarlos, sino porque sin su compromiso ningún objetivo puede alcanzarse.
Los colaboradores no solo son importantes por su esfuerzo diario: detrás de cada persona hay una historia y una voluntad enorme por colaborar, aportar sus ideas y crecer en su vida personal de la mano de su empresa. Cada empleado valioso representa una ventaja sobre la competencia y una oportunidad única para marcar la diferencia en la vida de nuestros clientes, proveedores y socios de negocio. ¿Qué es lo que piden? Una dirección clara, las herramientas necesarias para hacer su trabajo y un sueño compartido que los motive día a día.
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