Entre las habilidades de los emprendedores más exitosos está la de saber organizarse y aprovechar mejor el tiempo en el negocio. Pero todo se complica un poco más cuando tenemos un equipo a cargo: integrado por personas con diferentes personalidades, habilidades y nivel de disciplina.
Liderar en la formación de hábitos nuevos y capacidades es una de las responsabilidades más importantes del dueño de una empresa; pero también una de las más ignoradas, porque no se le da la importancia necesaria y sí, necesita que se le dedique tiempo y dinero en capacitación. Así que, si vienes postergando esta tarea, hoy queremos compartirte 10 prácticas y herramientas para mejorar la productividad de los colaboradores. ¿Comenzamos?
#1. Predicar con el ejemplo
Ningún líder de negocio puede hablar de las ventajas de la productividad personal y organizacional si no es el primero en llegar a una cita, organizar juntas efectivas o contestar un email importante a tiempo. De lo contrario, los colaboradores no se sentirán motivados para hacer ningún cambio en su rutina, ya que percibirán que toda la responsabilidad caerá sobre ellos; y que, ante cualquier problema, el líder repartirá culpas.
Así que el primer paso es el autodiagnóstico. Y el segundo, trabajar en una nueva rutina de trabajo para “fabricar tiempo” e invitar a los demás a hacer lo mismo.
#2. La organización interna
¿Estás seguro de que la estructura organizacional de la empresa es la ideal? ¿Facilita la comunicación entre áreas? ¿Permite entender mejor los nuevos desafíos y generar las estrategias correctas? Por ejemplo, quizá antes estaba bien que Marketing fuera un departamento independiente, pero en medio de la transformación digital hoy necesitas un representante comercial en “Desarrollo de Nuevos Productos” o en el área de Logística.
Lo importante es detectar los vacíos que complican el intercambio de ideas, el avance de los procesos clave y la toma de responsabilidades. Para entonces pensar, por ejemplo, en organizar el equipo por productos o por zonas de ventas.
#3. Una plataforma de trabajo colaborativo
Tras la contingencia sanitaria muchos emprendedores tomaron conciencia de las ventajas de que algunos colaboradores siguieran trabajando desde su casa, haciendo home office o teletrabajo, al menos por algunos días de la semana. Pero de ese grupo, no todos asumieron los costos de migrar hacia un esquema de trabajo mixto: uno de ellos es la adopción de nuevas plataformas tecnológicas que faciliten la comunicación, el trabajo colaborativo y el seguimiento de proyectos.
Entre las herramientas más recomendadas en estos casos están Monday, Trello, Asana, entre otras, que permiten el uso de versiones gratuitas. Si tu empresa necesita incorporar desde el inicio funciones más específicas de mensajería, Slack y Microsoft Teams podrían ser una mejor opción.
#4. Redefinir perfiles
Una vez que hayas hecho cambios en la organización interna y los colaboradores puedan comunicarse a través de una herramienta de trabajo colaborativo, hay que revisar los perfiles. Es importante hacerlo luego de los primeros cambios, y no antes, para así poder confirmar qué funciona y qué no. Por ejemplo, si ahora el área de Contenidos cuenta con un responsable de Redes Sociales, quizás ahora sea el colaborador que va a tener que reportar directamente al director de Marketing.
Recuerda que, en la definición de un perfil hay que incluir funciones, responsabilidades, prioridades y objetivos generales.
#5. Automatizar procesos
Uno de los objetivos más importantes de la productividad es poder dedicar más tiempo a las tareas prioritarias, como la planeación estratégica, el desarrollo de nuevos productos o la negociación con clientes. Y este punto no solo aplica para los dueños del negocio, sino también para el resto del equipo.
Para automatizar tu negocio necesitas incorporar herramientas básicas de administración y manejo de la relación con los clientes, como un sistema de facturación, de nómina y de administración empresarial. Antes de adquirir la primera plataforma, asegúrate de que sea escalable y puedas complementarla en el futuro con herramientas más complejas, como un sistema de contabilidad electrónica.
#6. La Nube
El también llamado cloud computing habilita el trabajo remoto y la comunicación entre equipos separados por cientos o miles de kilómetros de distancia. Además, permite la movilidad, el acceso y el manejo de los datos en tiempo real, así como de una seguridad mayor de la información de la empresa.
Por eso, las soluciones empresariales digitales en la nube son otra de las bases de todo plan para aumentar la productividad de los colaboradores. La buena noticia es que, gracias al avance de la tecnología ahora las pymes y micropymes tienen un mayor acceso a esas herramientas.
#7. Delegar
Cuando el dueño y los directores de la empresa desconfían de las capacidades de su equipo o son inseguros y temen que sus talentos y capacidades se vean opacados por sus subalternos, es muy difícil que puedan delegar. El problema de este tipo de prácticas, que son mucho más comunes en los negocios familiares, es que bloquean no solo la productividad general, sino también la creatividad y la motivación.
Si como cabeza de la empresa te cuesta confiar en los demás, hay dos opciones: buscar el apoyo de un coach, entrenador o mentor que te ayude a superar esta dificultad o revisar las capacidades reales de tu equipo de trabajo para hacer las contrataciones necesarias.
#8. Festejar los pequeños logros
Cuando los proyectos son muy ambiciosos, y por lo tanto muy largos, el equipo puede sentirse desalentado durante el proceso. Para evitarlo, hay que fijar objetivos más pequeños a 30, 60 o 90 días, y festejar en conjunto cada vez que son alcanzados o superados.
De lo contrario, tus colaboradores solo estarán atentos a la evaluación de fin de año, por lo que podrían desconectarse mentalmente del proyecto en algún momento. Es importante que estos festejos o premios tengan alguna dinámica preestablecida y que sean valorados por los propios colaboradores. Por ejemplo, puedes invitar al equipo a una cena fuera de la empresa, otorgar días libres o hacer un sorteo de un premio importante, como un viaje fuera de la ciudad.
#9. La capacitación y el entrenamiento
La búsqueda de la productividad no es posible sin la mejora continua en los conocimientos y habilidades de los colaboradores. Para lograrlo hay que trabajar en un plan anual de capacitación, que incluya talleres para mejorar las rutinas de trabajo, poder enfocarse, auto administrarse y manejar mejor el tiempo. Recuerda que: a mayor productividad, más tiempo disponible para la estrategia y, por lo tanto, para mejorar la rentabilidad.
#10. Ser el principal motivador del equipo
Sin un verdadero líder motivador, nada de lo anterior será posible. Como fundador, tienes la responsabilidad de trabajar por la rentabilidad de la operación, y eso incluye la capacidad para transmitir ganas, dedicación y compromiso con el logro de los objetivos generales de la empresa.
Para esta función de motivador deberás de asumir también funciones de comunicador, porque tendrás una visión más general de las oportunidades, así como de los retos y dificultades que hay que superar para aprovecharlas. Por ello, es también muy importante que cuentes con una política de puertas abiertas en tu oficina para que cualquier colaborador se sienta en confianza para compartirte sus inquietudes y sugerencias.
Quizá también te interese…
Contenido relacionado:
- Mayor alcance de los reels y otras tendencias de Instagram que debes conocer
- Los costos del perfeccionismo y cómo evitarlo
- Qué un SKU, para qué sirve y cómo crearlo
Contenido recomendado:
- Kit básico de productividad para Pymes
- Por qué la productividad impacta en la retención del talento
- 10 frases inspiradoras sobre productividad y manejo del tiempo
