Mientras nos acercamos al final del año, los emprendedores y empresarios han llegado a una conclusión importante: necesitamos desarrollar una nueva cultura del trabajo. Fenómenos como la virtualidad y el trabajo a distancia nos plantean enormes desafíos. Uno de ellos es cómo tener reuniones más productivas, ya sean presenciales o en línea.
Las juntas que se realizan a través de plataformas de videoconferencia tienen muchas ventajas; como evitar tener que desplazarse hasta la empresa u otro punto de reunión, pues esto no implica gastos (como el de un desayuno o comida); además, permite compartir documentos y corregirlos en el momento, y pueden grabarse y enviarse más tarde con quienes no pudieron asistir. El problema es que, y en eso se parecen a las reuniones presenciales, pueden convertirse en encuentros demasiado extensos donde se habla mucho y se decide poco.
¿Cómo dejar entonces de perder el tiempo en cualquiera de los dos escenarios? Con estos 10 consejos que te compartimos a continuación.
1. Define y comunica con anticipación la agenda de temas
Es fundamental limitar la cantidad de puntos a tratar en la junta para que la atención y la conversación no se dispersen.
2. Envía las invitaciones y recordatorios a tiempo
Para asegurar la participación de los asistentes hay que enviarles con al menos una semana antes un aviso sobre el día y horario de la reunión. Si va a ser virtual, hay que incluir de una vez el enlace y los códigos de acceso. No olvides los recordatorios.
3. Utiliza la plataforma adecuada
Hoy existen muchas herramientas como Zoom, Google Meet y Skype que son flexibles, seguras y fáciles de utilizar. Investiga qué ventajas ofrece la versión de paga de cada plataforma y si la necesitas o no.
4. Asegúrate de que todos están listos para la reunión
Si se trata de una reunión muy importante; por ejemplo, con un cliente o un nuevo socio, realiza un día antes una reunión de briefing de 10 minutos con los empleados que participarán.
5. Comunica quién va a liderar la junta
Puede ser el dueño de la empresa, el director general o el responsable del proyecto sobre el que se va a hablar en el encuentro. Esta persona anunciará los temas por tratar, dará la palabra y podrá silenciar los micrófonos en la plataforma en línea cuando sea necesario.
6. Inicia y finaliza la reunión dentro del horario
Es una señal de profesionalismo, de seriedad y de respeto para quienes se conectaron a tiempo; esto aplica también en la virtualidad.
7. Ilustra las ideas, los conceptos y los procesos
La virtualidad limita la información que podemos captar a través del lenguaje no verbal o la capacidad de hacer una pregunta en el momento cuando no comprendemos algo. Por eso, recurre a gráficos, infografías u otro tipo de imágenes que consideres útiles y pertinentes.
8. Comparte documentos en el momento
Un error muy común de las reuniones virtuales es prometer enviar documentación más tarde. Eso evita poder revisarla durante la junta, analizarla y fundamentar la toma de decisiones. Prevé estas situaciones.
9. Revisa cómo va avanzando la junta
Si estás liderando la reunión, asegúrate de que todos están participando. Cada determinado tiempo haz una pausa y lanza preguntas, como: “¿Todo está claro hasta ahora?”, “¿alguien no se siente cómodo con algún punto de acuerdo?”, “¿sienten que vamos avanzando?”.
10. Redacta una minuta de la reunión
Es vital que haya una persona encargada de registrar los puntos tratados: cuáles fueron las decisiones que se tomaron, cuáles son las próximas tareas y quiénes serán las personas comisionadas para darles seguimiento.
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