La elección del lugar para instalar las oficinas de la empresa es una de las decisiones que más impacta en la productividad operativa de los colaboradores. El reto es siempre el mismo: lograr el balance entre el presupuesto disponible y las necesidades de ubicación, espacio y comodidad.
En este punto muchos emprendedores cometen el error de privilegiar el ahorro en los gastos sobre cualquier otro factor; por ejemplo, en la accesibilidad al lugar a través del transporte público. ¿El resultado? Un presupuesto más holgado, pero también empleados desanimados y menos dispuestos a hacer horas extras cuando un proyecto importante lo requiere.
Si estás buscando el espacio ideal para las oficinas de tu negocio, no dejes de revisar este checklist que preparamos para ti, el cual incluye algunos puntos relacionados con la “nueva normalidad” post cuarentena. Si ya tienes algunas propiedades en la mira, revisa si cumplen con estos 10 puntos y toma entonces la mejor decisión para el crecimiento futuro de tu empresa.
☐ 1. La accesibilidad
Es fundamental tomar en cuenta las redes de transporte público de tu ciudad, especialmente dónde están las estaciones de metro más cercanas. Además, diagnostica dónde viven tus empleados y qué opciones tendrían disponibles para llegar a tiempo al trabajo.
☐ 2. La seguridad
Este punto es vital, ya que, si por cuestiones de costos eliges instalarte en una colonia más insegura, no solo desalentarás a tus empleados, sino también a tus clientes. Sin duda, esto puede afectar la reputación de tu marca.
☐ 3. Los espacios y servicios cercanos
Aunque hoy podemos resolver casi todo por WhatsApp o una aplicación de envíos, es importante tener en cuenta la disponibilidad de algunos espacios y servicios cerca de las oficinas. Por ejemplo, un espacio verde para que los empleados puedan caminar unos minutos después de la comida, un centro comercial para una compra de urgencia o un restaurante para comer con un prospecto.
☐ 4. La reputación de la colonia
Aun cuando no es el factor de mayor peso, sí es importante considerar la percepción que tus clientes, proveedores y aliados comerciales tienen sobre el lugar desde el que operarás. Para los nuevos negocios son ideales las colonias en proceso de modernización, cercanas a aquellas que están de moda desde hace varios años y con rentas más elevadas.
☐ 5. El estado del inmueble
En cuanto a la propiedad, es primordial asegurarse de que la construcción es sólida y que ha recibido un mantenimiento adecuado en los últimos años. Especialmente en zonas sísmicas, como es el caso de tantos centros urbanos en México.
☐ 6. La disponibilidad de lugares de estacionamiento
Tener dificultades para encontrar un espacio para estacionar un automóvil, o tener que pagar por él, es una de las causas principales de insatisfacción laboral. Hoy, además, deben considerarse los espacios seguros para aparcar bicicletas.
☐ 7. Los servicios incluidos en la renta
¿Hay una recepción común para todas las empresas en el edificio? ¿Hay empleados de vigilancia durante las 24 horas? ¿Hay cámaras de seguridad? ¿Cuáles son los horarios de acceso al lugar? Son aspectos a tener en cuenta en el presupuesto a invertir en el nuevo espacio de oficinas.
☐ 8. El espacio disponible
Antes de establecer cuántos metros cuadrados de oficina necesita la empresa, define si adoptarás o no de manera definitiva el home office para algunas áreas. Con el dato de cuántas personas podrán trabajar de manera presencial, define junto a un arquitecto cómo se distribuirán los espacios de trabajo, el mobiliario y así establecerás cuál debe ser el tamaño del lugar.
☐ 9. Los permisos para hacer adecuaciones
Antes de firmar un contrato, define además qué cambios puedes hacer en la infraestructura o simplemente en la decoración de la propiedad. Especialmente ahora que resulta imprescindible trabajar en espacios amplios y ventilados por temas de seguridad sanitaria.
☐ 10. La posibilidad de expandirse
Por último, considera que elegir un espacio de oficinas es una decisión de largo plazo. Si tu negocio tiene un plan agresivo de crecimiento, es mejor que de entrada te asegures de que existe la posibilidad de alquilar otros espacios en el mismo sitio.
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