Vivir y trabajar enfocando lo importante en lugar de naufragar en las corrientes de lo urgente es de esas cosas que son complicadísimas, incomodísimas, pero que valen la pena indiscutiblemente.
Trabajar en un proyecto, en lugar de “sacar el trabajo diario”; llevar a cabo una rutina de ejercicio para recuperar la condición o la línea, en vez de someterse a las delicias de la rutina, la cama o la flojera, es terreno conocido por todos. En esta vida, lo bueno cuesta, ya nos lo dijo nuestra abuelita…
No obstante, no es tan difícil ni tan misterioso el proceso para aprender a decir no a lo no importante. En el contexto de un equipo de trabajo, de una organización vibrante con uno o varios jefes demandando resultados, con clientes que exigen respuestas inmediatas y efectivas a sus requerimientos, con accionistas y corporativos que quieren estar al día en la información, etc., es todo un desafío vivir en el cuadrante de lo Importante-No Urgente.
Los 4 cuadrantes de la Matriz del Tiempo
Crear un estilo de trabajo en donde predomine el enfoque en las cosas importantes, estratégicas, preventivas y no correctivas y urgentes es algo que se puede lograr básicamente a través de 2 estrategias muy puntuales:
- Desarrollar un lenguaje común entre colegas y jefes, que ayude a distinguir los asuntos urgentes de los importantes, para generar ajustes pertinentes en los procesos de trabajo que permitan al equipo y a la organización moverse hacia el cuadrante de lo Importante-No Urgente.
- Decir no a lo menos importante, que significa controlar nuestras conversaciones internas de manera que no entreguemos nuestro valioso tiempo y energía a la primera oportunidad. Estoy hablando de estrategias que permitan defendernos de los ataques de lo Urgente-No Importante, el Cuadrante 3.
Existen preguntas que nos pueden ayudar a manejar las interrupciones o peticiones de baja prioridad, o al menos comprender mejor lo que la persona está pidiendo.
Muchísimas personas se quejan amargamente de que no pueden hacer lo que desean porque a cada rato reciben requisiciones urgentes. El trabajo continuo, concentrado, de alta calidad no existe, según sus palabras.
En nuestra experiencia, lo que sucede en realidad es que ante la interrupción de una actividad en la que un individuo concentrado en una tarea compleja (por ejemplo, la redacción de un informe lleno de números asociados a una fórmula), la persona interrumpida ofrece de manera natural resistencia a siquiera escuchar la interrupción del otro. Ya no digamos entender de qué se trata.
Ante el embate de una interrupción, que puede ser desde una persona muy importante para ti hasta un pequeño sonido emitido por tu smartphone anunciando la recepción de un mail, debemos pasar conscientemente por el siguiente proceso que hemos llamado:
Momento de elegir:
1. Hacer una pausa y preguntarnos ¿esto es importante? Verificar su trascendencia, de quién se trata, los riesgos involucrados, etc. Se trata de activar nuestra corteza prefrontal y verdaderamente elegir, indagar la relevancia del asunto.
Esto puede requerir sólo algunos segundos. Este paso es muy importante pues si falla, probablemente se apodere de tu respuesta el cerebro reactivo y ofrezca de mal modo una disculpa, una evasión o un insulto completamente inútil.
Métodos cerebrales que intervienen en la productividad
2. Clarificar: Significa indagar a profundidad las circunstancias o contexto de lo que se pide. Aquí pueden ser útiles preguntas como:
- ¿Cuándo tiene que hacerse realmente esta actividad?
- ¿Existe otro recurso, persona o método para lograr esta actividad?
- ¿Cuál de todas mis prioridades es importante hacer ahora?
3. Decidir: En este paso, tú tienes la mayor información para elegir correctamente el camino a seguir. Puede ser decir que sí al asunto que entra, puede ser posponer la discusión o respuesta para otro momento, miles de posibilidades basadas en el análisis de los datos y no en las apariencias engañosas de la primera impresión.
Aprender a decir NO a lo no importante nos ayuda a decir SÍ a lo verdaderamente importante para nosotros.
Agradeceremos sus preguntas y sugerencias de temas al correo electrónico: pablo.luengas@franklincovey.mx
Por: Pablo Luengas
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