Este 23 de abril el Servicio de Administración Tributaria (SAT), dio a conocer la extensión del plazo para presentar la Declaración anual de personas físicas, el nuevo plazo es al 15 de mayo, por lo que muchas personas están a tiempo de cumplir con esta obligación fiscal, incluso aquellas que están teniendo problemas para obtener su devolución.
Si este es el caso de algunos de tus empleados, está claro que tu obligación como patrón se limita al pago de sus salarios y sus correspondientes cargas fiscales, además del registro ante la autoridad de esas operaciones. Al final, la responsabilidad por su situación fiscal es de cada individuo, y si es necesario debe contratar los servicios de un contador. Pero como cabeza de una empresa, siempre es bueno apoyar a un miembro del equipo en momentos de dificultad y con los recursos que tenemos disponibles. Así, podrá recuperar la tranquilidad, volver a concentrarse en su trabajo y sentirse respaldado por la compañía.
Empleados informados y responsables
¿Qué puede hacer entonces una empresa para ayudar a sus trabajadores con su declaración anual? El primer punto es ser transparente y expeditivo con respecto a toda la información que necesiten y que esté relacionada con su situación laboral. Si por ejemplo algún empleado detecta problemas con el registro de sus ingresos mensuales, apóyalo con la búsqueda y la entrega de toda la documentación que necesite.
Luego puedes pedir al responsable de Recursos Humanos que se reúna con los contadores para identificar cuáles son los principales problemas que están teniendo hoy los contribuyentes para hacer su presentación. Por ejemplo, este año, el SAT introdujo una versión pre-llenada de la declaración anual, en la que quedaron incluidos de forma automática los datos de la actividad económica de cada contribuyente durante el ejercicio 2017. La idea fue facilitar el trámite, pero la realidad es que el sistema ha caído en algunas omisiones y muchas personas han presentado quejas por gastos no reconocidos, o registrados bajo conceptos equivocados.
Según las autoridades del SAT, ya se está trabajando para corregir esas inconsistencias. Y este es el tipo de información que podrías incluir en un mail informativo del área de Recursos Humanos para todos los empleados, con la finalidad de mantenerlos al tanto sobre algunas dificultades que se están presentando para estar mejor preparados a la hora de hacer su trámite.
En cuanto a las devoluciones, hay varias razones por las que pueden ser rechazadas. A veces los contribuyentes incluyen gastos no autorizados, o se equivocan en el concepto. También pueden superar el monto máximo autorizado, o directamente no estar al día con la actualización de sus datos, como su domicilio fiscal. Siempre que la carga laboral del área contable de la empresa lo permita, si un empleado está enfrentando muchos problemas permite que algún experto lo asesore y lo ayude a completar el trámite.
Por último, planifica para el resto del año una sesión informativa sobre cómo cumplir con la declaración anual con anticipación, cómo mantener en orden la documentación y aprovechar al máximo las posibilidades que ofrece el fisco para deducir impuestos (por ejemplo, por el pago de un crédito hipotecario o un seguro de gastos médicos mayores).
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