El 31 de diciembre de cada año marca el cierre contable y fiscal de un negocio o de una persona física con actividad empresarial; esto no solo trata de un simple trámite administrativo o de una obligación que haya que cumplir frente a los socios o las autoridades fiscales; ya que es una práctica que ofrece información valiosa para analizar la situación de nuestra actividad productiva y fomentar la toma inteligente de decisiones que crezcan el futuro del negocio.
Ya casi en el último trimestre del año es importante que los departamentos de administración y contabilidad de tu empresa empiecen a prepararse para cumplir con esta obligación. Así que no te pierdas este artículo en donde te compartimos ocho recomendaciones para un buen cierre de año contable y fiscal.
1. Hacer un pre-cierre
Es una buena práctica el reconocer de manera anticipada todos lo efectos en los resultados parciales de un negocio o de una persona física con actividad empresarial semanas antes del último día del año. Generalmente, se realiza durante el tercer trimestre. Su principal ventaja es que permite detectar a tiempo inconsistencias o incumplimientos en pagos y otras obligaciones, preparar la documentación necesaria y aplicar estrategias inteligentes para optimizar la carga impositiva de la empresa. Para saber más de que se trata, puedes leer este artículo.
2. Tener en cuentas las operaciones que llaman la atención del SAT
Antes de revisar los números del ejercicio 2021, el segundo paso es hacer una lista de aquellas operaciones sobre las que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) pone la lupa al momento de revisar una declaración anual de impuestos. Estas son algunas de las más importantes:
- Pérdidas fiscales recurrentes
- Disminución o cancelación de ingresos acumulables
- Disminución en la utilidad fiscal
- Deducciones inusuales
- Tasas efectivas de Impuesto sobre la Renta fuera del parámetro de la industria
- Operaciones que carecen de una razón sólida de negocios
3. Realizar un análisis de la situación financiera
Con la lista de operaciones “sospechosas” a la mano, nuestra tercera recomendación es que hagas un balance de la situación. Mediante el análisis del Estado de Situación Financiera o Balance General puedes revisar la situación financiera y patrimonial de la empresa en determinada fecha que permite evaluar por ejemplo su liquidez y de la posibilidad para cumplir con obligaciones pendientes a corto, mediano y largo plazo.
4. Analizar la rentabilidad operativa del negocio
El siguiente paso es definir si la empresa está generando ganancias o no, determinar cuál es su margen de rentabilidad y cómo se está gastando el dinero. Para obtener estos datos necesitas analizar el Estado de Resultados Integral del negocio, así como el Estado de Flujos de Efectivo y hacer tres presupuestos, mismos que idealmente deben actualizarse cada tres meses:
- Presupuesto de ventas
- Presupuesto de ingresos (lo efectivamente cobrado)
- Presupuesto de gastos
Adicionalmente, es recomendable analizar la rotación de las cuentas por cobrar y por pagar, así como el movimiento de inventarios. Para obtener estos datos apóyate en una plataforma de administración empresarial que lleve un registro automatizado de cada movimiento en la empresa, ya sea desde el inventario y el seguimiento de clientes, hasta de las ventas, de los cobros y de la facturación. Esto te permitirá generar los reportes que necesitas en pocos minutos.
5. Efectuar una depuración de cuentas por cobrar y por pagar
Al revisar la antigüedad de saldos pendientes de cobro a los clientes y de pago a los proveedores, puedes implementar medidas correctivas y ajustes en los plazos de crédito otorgados a los clientes, así como la negociación de tiempo para el pago de adeudos con los proveedores de forma tal que los cobros en tiempo permita pagar todos los compromisos del negocio. Lo anterior también te permitirá cancelar oportunamente los créditos con clientes que han tardado demasiado tiempo en ser cobrados e instrumentar las medidas correspondientes para exigir su pago en las instancias legales que procedan.
6. Revisar que toda la documentación esté en orden
Otro punto importante a tener en cuenta es realizar de manera periódica una conciliación de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDIs) que recibiste de tus proveedores a lo largo del año, con los que están registrados en el portal del SAT. Así mantendrás tu tranquilidad al saber que las facturas que incluirás en tu declaración son válidas, que no hay documentos duplicados y que no olvidaste registrar ningún egreso. ¿Lo ideal? Que tu empresa cuente con un sistema de contabilidad eficiente link a Aspel COI 8.0 que incluya un validador de CFDIs.
7. Actualizar los movimientos al inventario
Si tu empresa vende productos, haz un corte y comprueba que no haya faltantes de mercancía en el almacén. Si no los justificas la autoridad tributaria podría considerar que hubo ventas y, por lo tanto, las contemplará como ingresos para efectos fiscales. Adicionalmente, si detectas inventario obsoleto o en malas condiciones que no permitirán que pueda ser vendido, puedes efectuar una destrucción o venta de los mismos a un precio menor a su valor de mercado con la ventaja de poder deducirlo fiscalmente.
8. Revisar el buzón tributario
El SAT envía periódicamente a los contribuyentes notificaciones y avisos para alertarlos sobre alguna obligación pendiente o simplemente para actualizarlos sobre sus últimas disposiciones. Es importante que tú y tu Contador estén al tanto de estas comunicaciones para responder a tiempo ante cualquier carta invitación y tomar las medidas correspondientes para evitar contingencias económicas.
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