5 consejos para mejorar el seguimiento de prospectos

Puntos principales

Desarrollar un proceso efectivo de seguimiento comercial resulta imprescindible para no perder ninguna oportunidad de generar una venta, y también para ofrecer al cliente el mayor valor posible.
El primer paso para hacer más eficiente la comunicación con cada prospecto es incorporar plataformas de administración empresarial o de manejo de clientes que funcionen desde la Nube.
También es importante escuchar y entender cada vez mejor qué necesita el potencial cliente, para darle la información que espera, contactarlo de nuevo en el momento oportuno, generarle interés y potenciar las posibilidades de cerrar una venta.

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En el día a día del negocio, todos los emprendedores y empresarios pyme trabajan enfocados en cómo vender más. Para ello, necesitan generar el mayor volumen de oportunidades posible, a través de contactos personales, campañas de marketing digital y otras estrategias. Y ser capaces de gestionarlas correctamente, para por ejemplo enviar las cotizaciones a tiempo o dar seguimiento a las conversaciones.

Es que de repente, el dueño de un negocio puede pasar días y días sin recibir un email o una llamada de alguien interesado en sus productos o servicios. Y a la semana, tener que hacer horas extra en la oficina para contestar pedidos de información y armar cotizaciones.

Por eso hoy queremos compartirte estos cinco consejos útiles para desarrollar un proceso efectivo de seguimiento comercial, para que maximices y aproveches al máximo las oportunidades que te ofrece el mercado. ¿Comenzamos?

#1. Incorpora alguna herramienta para registrar, organizar y manejar tus contactos

Para dar un seguimiento efectivo a cada nuevo prospecto que se genera en el área comercial de la empresa, resulta imprescindible poder acceder fácilmente a datos como nombre, empresa, email y teléfono. Y también, poder dar seguimiento a todas las conversaciones generadas y el ciclo de compra recorrido por el prospecto.

Para lograrlo, es fundamental apoyarse en una plataforma de administración de clientes, o CRM por sus siglas en inglés. Hay algunas buenas opciones con versiones gratuitas a las que puedes acceder a través de internet. O si no, aprovecha todas las funciones de un sistema de administración empresarial en la Nube, que permite manejar todo el ciclo de compra venta de un negocio desde cualquier lugar, y durante las 24 horas del día.

#2. Clasifica los prospectos

Además de no perder ningún contacto, y de registrar todos los datos que necesitas, es importante saber en qué momento de la compra se encuentra cada prospecto. ¿Para qué? Para entender mejor qué necesita, darle la información que espera, contactarlo de nuevo en el momento oportuno, generarle interés y potenciar las posibilidades de cerrar una venta.

Para clasificar la lista de contactos, tienes que usar estas categorías:

Prospecto: quien no te conoce, o acaba de ponerse en contacto con tu negocio pero todavía no sabe nada de su propuesta de valor.
Lead activo: cuando ya se inició un diálogo.
Oportunidad: se produce al momento en el que ya sabes qué puedes venderle a prospecto (por ejemplo, un servicio de limpieza de oficinas cinco días a la semana).
Negociación: cuando ya enviaste una cotización y estás a la espera de una respuesta.
En stand-by: se produce cuando el cliente te pide más tiempo para cerrar un acuerdo, o no contesta durante mucho tiempo.
Venta cerrada: debes marcarla así cuando la venta se facturó y se cobró.
Conversación terminada: si no se logró la venta. ¡Hay que saber soltar a tiempo!

#3. Define prioridades

Por supuesto que, idealmente, no hay que desaprovechar ninguna posibilidad de venta. Pero como los recursos siempre van a ser escasos, lo más inteligente es enfocarse en aquellos prospectos que son más relevantes. ¿Cómo elegirlos? Por ejemplo, por la posibilidad de que concreten una compra en el corto plazo, por la posición del contacto en la empresa (por ejemplo, porque es el dueño o el tomador de decisiones), porque puede contactarte con otros prospectos importantes, etc.

Una vez elegidos, dales un lugar preponderante en el seguimiento de las conversaciones, dales un trato especial (por ejemplo, con invitaciones a ventas cerradas) y realiza acciones más masivas para el resto de los contactos.

No te muestres desesperado por vender, no presiones en exceso, no desgastes la relación con el cliente. Enfócate en cambio en ofrecer a cada prospecto algo valioso para sus proyectos personales o de negocios.

#4. No dejes la conversación en manos del cliente

Con la ayuda de un CRM vas a poder generar un flujo de tareas, e indicar luego de cada conversación cuál es el próximo paso (por ejemplo, volver a contactar al cliente en un mes, o enviarle una cotización ajustada a sus nuevos requerimientos).

Estas tareas deben tener una fecha límite de cumplimiento y recordatorios, para que no se te pasen. Ten en cuenta que, en algún momento, la conversación puede agotarse, y hay que cerrarla elegantemente con un “hasta luego” o “quedamos a la espera de sus noticias en el futuro”.

#5. Aporta valor en cada punto de contacto

No te muestres desesperado por vender, no presiones en exceso, no desgastes la relación con el cliente. Enfócate en cambio en ofrecer a cada prospecto algo valioso para sus proyectos personales o de negocios: por ejemplo, un link a un artículo interesante al final de cada email, una invitación gratuita a un evento de la empresa, o un consejo.

Por supuesto, nunca van a faltar clientes que solo quieren sacarte información y que nunca te van a comprar, y hay que saber detectar las señales de alarma a tiempo. Pero si te muestras siempre profesional y dispuesto a ayudar, vas a construir una buena reputación y, en algún momento, las recomendaciones van a tener un efecto muy positivo sobre tu marca.