Un propósito clásico de año nuevo es organizarse mejor. Entonces, arrancamos enero con una nueva agenda y confiados en que, este vez sí, lo vamos a conseguir. Pero pasan los días, nos ganan los pendientes… y recordamos por qué aprovechar el tiempo puede resultar tan complicado.
Pero tranquilo, porque con el método adecuado y tres sencillas herramientas, quizá este año sí lo puedas lograr. Por supuesto, vas a necesitar voluntad y disciplina, y eso solo depende de ti.
¿Y cuáles son esas herramientas? Un libro con una buena metodología sobre cómo aprovechar mejor el tiempo, una aplicación de manejo de proyectos y una agenda de papel. Ahora, vamos a ver cómo funcionan y cómo incorporarlas a nuestra actividad diaria.
1. Un libro sobre productividad
Hay muchos disponibles en el mercado, pero hoy nuestra recomendación es Organízate con eficacia (Getting Things Done), de David Allen. La idea inicial del famoso método GTD es básica pero efectiva: saca de tu cabeza todos esos pendientes que no te dejan trabajar concentrado, regístralos para no olvidarte de ellos y clasifícalos para que puedas ejecutarlos de manera organizada.
Esas tareas pueden ser clasificadas en ocho categorías. Al principio pueden parecerte muchas, pero aplícalas porque son realmente útiles.
- Inbox: anota en esta lista todas las cosas que se te vengan a la cabeza en el momento, por ejemplo qué regalarle a tu pareja por San Valentín, y que luego puedas clasificar cuando esté en la oficina o estés organizando tu semana de trabajo.
- Proyectos: todo aquello que necesita más de una acción para ser completado y pueda tomar hasta un año. Por ejemplo, desarrollar el plan de marketing anual.
- Próximos pasos: toda acción que tome menos de dos minutos completar y puedas eliminar de tu lista de pendientes rápidamente. Por ejemplo, pagar el recibo del gas.
- Calendario: recordatorios de reuniones, eventos, celebraciones y toda acción relacionada con un día y hora específicos. Por ejemplo, una junta de trabajo o el cumpleaños de un familiar.
- En espera: tareas que necesitan de la acción o la respuesta de un tercero para ser completadas. Por ejemplo, recibir la lista de precios de un proveedor para preparar la cotización de un nuevo proyecto.
- Algún día / Quizá: ideas y proyectos que nos gustaría realizar algún día, que nos inspiran y son importantes para nosotros, pero en los que no podemos ocuparnos por ahora. Por ejemplo, viajar a Italia o escribir un libro.
- Completado: anota aquí todas las tareas y proyectos que fueron completados y que ya puedes eliminar de tu lista de pendientes.
- Material de referencia: en este casillero podemos registrar información de valor que puede ayudarte con tu trabajo o proyectos personales. Por ejemplo, el link de un artículo en una revista, la información sobre un curso o el teléfono de asesor financiero que te recomendaron, o el nombre de un nuevo libro que quieres leer.
2. Una aplicación de manejo de proyectos
Aunque puedes registrar y clasificar las tareas pendientes en un archivo de Excel, y hasta en papel si quieres, lo más fácil y eficiente es hacerlo a través de una plataforma de manejo de proyectos y trabajo colaborativo, como Trello o Asana.
La ventaja de Trello, que vamos a usar en este caso como ejemplo, es que tiene plantillas ya diseñadas que te permiten implementar el método GTD de manera intuitiva, cómoda y sencilla. El primer paso es crear un tablero con el nombre que tú prefieras y empezar a registrar tus tareas en las diferentes columnas.
Aunque vas a terminar de entender bien cómo integrar estas dos herramientas con la práctica, ten en cuenta que cada tarea puede quedar registrada a través de una tarjeta, y que cada tarjeta puede incluir checklists, etiquetas, fechas de vencimiento, comentarios y archivos adjuntos. La principal ventaja de usar una aplicación como Trello es que vas a concentrar toda la información en un solo lugar, y vas a evitar que esté dispersa en agendas, cuadernos, blocs de notas y el calendario electrónico del celular.
3. Una agenda de papel
Aunque mucha gente prefiere descartar todo tipo de soporte físico, la agenda de papel puede ser un complemento divertido y creativo para reflexionar, enfocarse, motivarse y pensar en nuevas ideas. Por ejemplo, uno puede anotar ahí la frase o el pensamiento que eligió para guiarse en el día, escribir cuál es la prioridad número uno de la semana, hacer dibujos o pegar stickers para recordar que el sábado se organizó un Zoom con el grupo de amigos del trabajo, o guardar fotografías y recortes.
Como sucede con la lectura de libros digitales, la opción del papel sigue dándonos una sensación de mayor control y confort frente a lo digital, que es útil pero a veces puede rebasarnos después de horas con la computadora y el celular. Y además, una agenda con un lindo diseño y un papel de calidad, que nos permita usar la pluma fuente que nos regalaron nuestros padres en nuestra graduación, siempre resulta un buen detalle para tener sobre nuestro escritorio y reflejar, de alguna manera, nuestra personalidad.
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