Con la pandemia del coronavirus, millones de empresas alrededor del mundo enviaron a sus empleados a trabajar desde sus casas. Así, en cuestión de semanas y a veces de días, los dueños de negocios tuvieron que enfrentar no solo los retos de comunicación y productividad que representa el trabajo a distancia, sino también los riesgos relacionados con la ciberseguridad.
Porque con el traslado de computadoras, laptops e impresoras a los hogares, el uso de conexiones particulares a Internet, y la falta de revisiones periódicas de virus y otras amenazas, los hackers tienen más oportunidades para acceder a los equipos y a información confidencial de las empresas.
Así que si estás preocupado por la seguridad de los archivos y el intercambio de información entre tus empleados, estas son las medidas más importantes que debes aplicar.
- #1. Estandariza el uso de las plataformas de comunicación, almacenamiento e intercambio de archivos, y trabajo en equipo
La buena noticia es que hoy existen cientos de herramientas digitales (y algunas gratuitas) para hacer home office. La mala es que, si se usan muchas plataformas distintas, los riesgos de robo de información o suplantación de identidad aumentan. Y resulta más difícil aplicar filtros de seguridad.
Así que define desde el inicio cuáles van a ser las aplicaciones que se van a adoptar en la empresa, y exígele a tus empleados que las utilicen siempre. Por ejemplo, para las reuniones virtuales opta por Skype o Zoom, pero no permitas que las dos sean una opción, sobre todo si se trata de compartir documentos. Asegúrate además de que todos los miembros del equipo hagan actualizaciones periódicas de las herramientas y de que cuentan con la última versión.
#2. Instala una red privada de Internet
Otra manera de incrementar la protección de los recursos de la compañía es pedir a los empleados que se conecten a través de una red virtual privada (o VPN, por sus siglas en inglés). A través de esta tecnología, se requiere una autenticación para cada ingreso y así se limita el número de personas que pueden conectarse.
Para llegar al máximo nivel de protección, los expertos en informática recomiendan instalar además un sistema firewall y programas anti-virus en las computadoras y laptops de todos los miembros del equipo.
#3. Invierte en nuevas tecnologías
La irrupción del Covid-19 ha significado un duro golpe a la economía de millones de empresas, sobre todo las Pymes. Y ante la caída en las ventas, o mayores restricciones en el flujo de efectivo, es difícil pensar en nuevas inversiones. Sin embargo, este es el momento de reforzar la infraestructura del negocio, sobre todo la relacionada con las plataformas de administración, operación y seguridad informática.
Piensa por un momento en las consecuencias de perder información vital para la operación, o datos confidenciales como contraseñas y datos de cuentas bancarias. Así que aprovecha estos días para investigar sobre cuáles son las mejores opciones de hardware y licencias de software para aumentar la ciberseguridad de la empresa. En estos días, son muchas las marcas que están ofreciendo promociones especiales para apoyar a los negocios más pequeños, así que no dejes de aprovecharlas.
#4. Adopta las soluciones en la nube
Estas plataformas permiten hacer visibles, dar un mejor seguimiento y controlar las actividades y los flujos de datos entre personas. Y aunque no son inmunes a las amenazas, cuentan con altos estándares de protección de los archivos almacenados.
En el caso de los contadores, por ejemplo, hoy tienen a su disposición servicios inteligentes en la nube para concentrar y compartir información contable, financiera y comercial de manera más segura y efectiva. Y que en algunos casos ofrecen además un buzón para administrar e intercambiar documentos entre despachos y clientes de manera sencilla.
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