5 pasos a seguir para implementar la Contabilidad Electrónica en tu negocio

Por: Gilberto Sánchez, Director General de Aspel

La Contabilidad Electrónica es sinónimo de modernización y genera cambios positivos en las empresas. Para aplicarla exitosamente, tanto la dirección del negocio como los trabajadores deben seguir una serie de pasos que harán más sencillo el cumplimiento de todos los requisitos fiscales.

Actualmente, las compañías mexicanas enfrentan un gran reto para cumplir con el requerimiento de realizar los registros contables a través de un sistema electrónico y, posteriormente, enviarlos al Servicio de Administración Tributaria (SAT) vía Internet.

El primer paso para afrontar este desafío es producir un cambio de mentalidad al interior de la organización, ya que implica modificar la manera en que el contribuyente procesaba su contabilidad. Por ello, es indispensable proporcionar información al personal involucrado para que tenga claro de qué se trata este nuevo esquema y qué beneficios traerá a su labor diaria y al negocio.

A continuación, comparto algunas recomendaciones que pueden sumarse a la estrategia empresarial para la implementación de la Contabilidad Electrónica:

Entender los principios, reglas, requisitos y fechas a cumplir

¿Qué es? En términos generales, la Contabilidad Electrónica es la obligación de llevar los registros y asientos contables en medios electrónicos e ingresar la información contable requerida a través de la página de Internet del SAT en los tiempos establecidos.

¿Por qué? El SAT solicita la información contable de las cuentas y la balanza en formato electrónico (XML), y pide asociar dentro de las pólizas la información de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de ingresos y gastos detallando la forma de pago y cobro de los mismos, para tener más claridad de la situación fiscal y financiera de los contribuyentes.

¿Quién? El artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF) establece que a partir de julio de 2014 todas las personas morales y físicas con actividad empresarial están obligadas a llevar su contabilidad en medios electrónicos. Sin embargo, debido a la enorme demanda, la entrega se realiza de manera escalonada:

En 2015, las personas morales y físicas con ingresos acumulables superiores a cuatro millones de pesos en el ejercicio 2013, esto es 203 mil 807 contribuyentes.
A partir de 2016, las personas morales y físicas con ingresos menores a cuatro millones de pesos; así como las personas físicas con actividades empresariales o presten servicios profesionales con ingresos superiores a dos millones de pesos.

¿Qué información se envía, cómo y cuándo?

Balanza de comprobación con los saldos iniciales, los movimientos del periodo y los saldos finales. Se envía mensualmente.
Catálogo de cuentas utilizado en el periodo, donde se agregará un campo con el código agrupador establecido por el SAT. Se manda una sola vez y siempre que sea modificado.
Pólizas y auxiliares de cuenta y folios fiscales se entregan únicamente cuando la autoridad ejerza facultades de comprobación o cuando exista una solicitud de devolución o compensación de impuestos.

Estos documentos deben generarse en formato XML y ZIP, y se envían mediante el Buzón Tributario desde www.sat.gob.mx, usando la Firma Electrónica (FIEL) vigente.

Revisar el estatus actual de la contabilidad

Asegurarse de que los registros contables estén al día y que se cuenta con la información que soporte las operaciones diarias de la empresa, como ventas, compras, etc.

Analizar opciones tecnológicas

Es recomendable realizar una investigación sobre los proveedores de software contable a fin de identificar un sistema integral que dé cumplimiento de manera automática e inmediata a los requerimientos del SAT y a las necesidades del negocio. Este sistema debe tener la capacidad de conectar las operaciones contables con las de las distintas áreas de la compañía, asegurando su claridad.

Capacitar al personal interno

Es importante considerar que no sólo es trabajo del contador, otras áreas de la empresa también están involucradas directamente, como el departamento de compras, almacén, el de cuentas por pagar y tesorería, por lo que debe existir armonía entre todos los actores que participan en la contabilidad electrónica.

Coordinar la implementación de los requerimientos

Por ejemplo, revisar y ajustar los catálogos de cuenta y la información de los bancos de origen y destino, cuidar que se cuenta con la estructura que pide el SAT para evitar interpretaciones equivocadas de la información contable, etc.

En resumen, para facilitar su implementación, la contabilidad electrónica no debe ser vista sólo como una obligación fiscal, sino como una herramienta que ayuda a tener un mejor control del negocio, pues mejora la administración de las cuentas, aumenta la seguridad de la información, disminuye el uso de archivos de papel que tenían un alto costo de producción e incrementa la productividad y competitividad de la empresa al hacer uso de tecnología para apoyar el cumplimiento del proceso.

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