Cuando una empresa crece sus dueños se enfrentan a nuevos retos. Uno de ellos es que hay que manejar una estructura operativa más grande y, por ende, más empleados. Esto requiere de nuevas habilidades, conocimientos, herramientas y procesos en el área de Recursos Humanos.
Pero, ¿de qué hablamos cuándo nos referimos a procesos? De estrategias traducidas en prácticas diarias que buscan garantizar, por un lado, experiencias laborales exitosas y, del lado de la empresa, resultados. Es decir, los procesos deben de contemplar las necesidades del negocio, pero también las aspiraciones y motivaciones de los colaboradores.
Por supuesto, en la gestión de los procesos del área de Recursos Humanos hoy no puede faltar la tecnología, por ejemplo, a través de sistemas como los de administración de nómina. Veámoslo a detalle a través de esta guía práctica: cuáles son los pasos necesarios para optimizar los procesos de reclutamiento de talento y los de retención. ¿Empezamos?
¿Para qué sirven los procesos en Recursos Humanos?
En primer lugar, hay que dejar en claro que el departamento de Recursos Humanos es una de las bases del éxito de todo negocio. ¿Por qué? Porque a través de los procesos que ejecuta en el día a día puede asegurar que la empresa cuenta con el personal necesario para alcanzar sus objetivos, puede gestionar los cambios en el clima laboral (por ejemplo, luego de un recorte de personal) y promueve el desarrollo efectivo del talento.
Sin procesos basados en una estrategia el personal del área se limitaría a contratar personal de manera improvisada, sin criterios objetivos de selección. Por ende, se limitaría a ejecutar funciones como el cálculo y el pago de la nómina o el reemplazo de empleados que renuncian o son despedidos. ¿El resultado? Un grupo de trabajo sin idea de cuál es su rol en la empresa y qué responsabilidades tiene, sin capacitación, desmotivado y sin capacidades para trabajar en equipo. Y, quizá lo más grave, una empresa sin cultura corporativa.
8 procesos clave
En todas las empresas que cuentan con un departamento de Recursos Humanos, e incluso en aquellas más pequeñas que solo tienen a un empleado a cargo, hay varios procesos comunes a considerar:
Reclutamiento. Incluye acciones como la definición de perfiles laborales, el establecimiento de niveles de salario y prestaciones, la publicación de ofertas laborales a través de diferentes canales (redes sociales, medios de comunicación, etc.) y las entrevistas.
Selección. Se hace un filtro de los candidatos interesados en la oferta, con base en sus estudios, conocimiento, experiencia, recomendaciones y, cada vez más, aptitudes.
Contratación. Una vez que el responsable de Recursos Humanos tomó una decisión la comunica al director de la empresa o del área correspondiente para iniciar los trámites de alta del nuevo colaborador a la empresa (firma de un contrato, alta ante el Seguro Social, apertura de cuenta bancaria para el depósito de la nómina, etc.).
Incorporación. También conocido como onboarding, este proceso prepara al nuevo colaborador para el adecuado desempeño de funciones y así reducir la curva de aprendizaje y adaptación. Puede incluir un curso o taller, manuales de trabajo, comunicación de códigos de ética, etc.
Gestión de la remuneración. Incluye los procesos de cálculo de pago de los salarios, vacaciones, aguinaldos, bonos, entre otros beneficios; además de los pagos a la seguridad social e impuestos. La buena noticia para las pymes es que hoy también tienen acceso a plataformas integrales de nómina que les permiten automatizar esas funciones y evitar errores.
Gestión del rendimiento. En esta etapa el personal de Recursos Humanos trabaja, en colaboración con cada área (como Ventas o Almacén), para fijar objetivos de rendimiento, monitorearlos, medirlos y también para incentivar a los colaboradores para que puedan alcanzarlos a través de premios económicos, capacitación o un plan de carrera.
Retención del talento. El área de Recursos Humanos debe de ser muy activa para evitar que los profesionales mejores formados, y que den los mejores resultados, se vayan de la empresa por razones de cansancio, desmotivación o por una mejor oferta de trabajo. Para ello, deben mantenerse al tanto de lo que pasa en el mercado laboral y, sobre todo, del clima interno, las quejas más comunes y las necesidades de los colaboradores.
Gestión del clima laboral. Por último, se busca crear un ambiente de trabajo agradable, en el que haya comunicación, colaboración entre diferentes áreas, objetivos comunes, lazos saludables entre los colaboradores y una gestión adecuada de los conflictos (que invariablemente son inevitables).
Cómo gestionar los procesos paso a paso
Ahora que ya conoces cuáles son los procesos más importantes del departamento de Recursos Humanos, vamos a compartirte una serie de prácticas para mejorar su gestión en el día a día, y así impulsar el logro de resultados en la empresa (por ejemplo, el aumento en las ventas o la mejora en el servicio al cliente).
#1. Alinear y revisar los objetivos.
Una de las principales responsabilidades del área de Recursos Humanos es monitorear que las funciones y el trabajo diario de cada colaborador estén alineados con las metas generales de la organización. Eso no significa, por supuesto, intervenir en la responsabilidad principal de supervisión del jefe de cada área, pero sí alertar sobre desvíos y fallas en los procesos, como la falta de tecnología o capacitación.
#2. Detectar y atender las necesidades de los colaboradores.
Los colaboradores son la primera fuente de información acerca del porqué las cosas no funcionan bien en la empresa, sobre cómo se pueden mejorar los procesos e incluso qué necesitan los clientes. Por eso, este departamento debe de diseñar mecanismos de escucha y de comunicación de esas necesidades hacia los tomadores de decisiones, como el dueño o el jefe de compras del negocio.
#3. Incorporar nuevas tecnologías.
Ya hablamos de las herramientas disponibles para mejorar el trabajo de este departamento, reducir el margen de error y asegurar el pago oportuno a los colaboradores. Por eso, otra de las tareas del área es mantenerse al tanto de las novedades tecnológicas relacionadas con la gestión del personal e informar a los dueños sobre la conveniencia de incorporarlas.
#4. Trabajar en métodos de gestión.
De la mano de los responsables de cada área de la empresa, Recursos Humanos puede potenciar la productividad y el logro de objetivos a través de nuevos métodos de gestión basados en datos y evidencias para ahorrar tiempo y recursos, lograr más resultados y permitir que los mejores talentos puedan enfocarse en la creatividad y en la estrategia.
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