Consultorios médicos: 7 principios básicos de administración

Cuando trabajan en forma independiente, los profesionistas necesitan adquirir conocimientos básicos de administración para que su actividad sea rentable. Y los médicos no son la excepción.

No importa si estás al frente de un pequeño consultorio: al igual que una clínica o un hospital, se trata de una unidad económica que demanda procesos de trabajo, cuentas transparentes y roles definidos. De ello dependerá en gran medida no solo tu nivel de ingresos, sino también la satisfacción de los pacientes con el servicio que recibieron.

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Por eso preparamos esta lista de seis principios básicos de administración para el “médico emprendedor”. Es importante que analices cuáles son los que necesitas aplicar en tu consultorio en forma urgente, qué oportunidades de mejora puedes aprovechar, y definas un plan de trabajo para avanzar en los puntos siguientes en el mediano plazo.

1. Orden

Este principio aplica en primer lugar para el espacio físico del consultorio: tanto el escritorio de la recepcionista como los espacios de consulta y atención de los pacientes deben lucir limpios y pulcros, con cada elemento de trabajo en su respectivo cajón o anaquel. Pero este consejo también resulta clave para la organización del tiempo, por lo que es imprescindible manejar en forma impecable la agenda de citas y compromisos del médico, enfermeras y asistentes.

2. Unidad de mando

Este punto se vuelve más importante a medida que el consultorio crece en servicios, actividades y número de empleados. Pero aunque al principio solo trabajen en él un médico y una asistente, es vital definir grados de responsabilidad y toma de decisiones, para entonces poder crecer en forma ordenada y sin afectar el trato personalizado con los pacientes.

3. Profesionalismo

Todo consultorio necesita acuerdos de conviviencia, reglas y procesos para que el paciente siempre se sienta tratado con el respeto y el cuidado que necesita. Por eso tienes que definir protocolos mínimos de atención para recepcionistas, enfermeras, asistentes y médicos, que son vitales además para evitar potenciales quejas o problemas. La salud es una actividad sensible, donde no hay lugar para la improvisación.

4. Cuentas claras

Como ya comentamos, un consultorio médico es una unidad económica, y por lo tanto su titular necesita certeza sobre ingresos, gastos y ganancias. Por lo que, además de atender a sus pacientes, tiene que dedicar tiempo por ejemplo a revisar el inventario de insumos médicos, las cotizaciones con los proveedores y qué compras ya se realizaron. Una herramienta ideal para poder realizar estas tareas fuera del área de trabajo y a cualquier hora es una aplicación móvil a la que puedas acceder desde un smartphone o tablet.

5. Estabilidad laboral

Lo ideal es evitar la rotación permanente del personal, ya que esto puede afectar el trato con los pacientes, la cercanía y calidez en la atención, y la imagen del consultorio. Identifica quiénes son los actores más importantes de tu equipo, y analiza qué puedes hacer para promover su talento y desarrollo profesional. Es la forma más efectiva de asegurar su lealtad y permanencia.

6. Una misión compartida

El médico titular de un consultorio necesita apoyarse en un equipo comprometido no solo con la salud de los pacientes, sino también con la eficiencia y rentabilidad de la operación. Y para eso, nada funciona mejor que trabajar alineados detrás de valores y objetivos comunes, que signifiquen posibilidades de desarrollo y crecimiento para todos (desde la recepcionista y el enfermero hasta el contador). ¿Tu consultorio tiene una misión definida? ¿Los empleados la conocen? ¿Cómo podrías comprometerlos con ella? Analiza estos puntos y no subestimes su importancia para la motivación de tus colaboradores y el logro de tus objetivos.