Gracias a mi empresa, Helpi Coaching, he tenido la oportunidad de ayudar a miles de emprendedores y dueños de pequeñas y medianas empresas (Pymes) de prácticamente todos los estados de la República Mexicana y más de 15 países de América Latina. Y si me preguntan cuál fue la queja número uno que escuché de la gran mayoría de ellos, sin duda alguna mi respuesta sería: el desempeño de los empleados.

En general, cuando trabajo con el dueño de un negocio, los comentarios más comunes que recibo acerca de los colaboradores son:

  • No están comprometidos, no tienen la camiseta puesta.”
  • No hacen lo que deberían, constantemente tengo que estar encima de ellos para que cumplan con su trabajo.”
  • Son muy conflictivos. Crean problemas entre ellos y eso me distrae, además de que afecta el clima laboral.”

Con todo y los grandes avances de la inteligencia artificial, y más allá del pronóstico de algunos expertos de que en algunos años muchas profesiones y puestos de trabajo van a desaparecer, personalmente creo que faltan muchas décadas para que esto tenga un efecto masivo a nivel mundial. Además, independientemente de que la tecnología pueda automatizar muchas funciones operativas y administrativas que hoy realizan las personas, siempre se necesitará a un responsable que coordine, programe o supervise los sistemas.

Las personas van a seguir involucradas en mayor o menor medida en las empresas. Y entonces el problema de los colaboradores que históricamente ha afectado a los negocios no desaparece. ¿Cómo resolverlo?

Lo que te voy a compartir a continuación es el resultado de décadas de experiencia acumulada con algunas de las mejores metodologías en Recursos Humanos aplicadas en Pymes. Así que vale la pena prestarle mucha atención.

Al final del día, y como lo he mencionado en columnas anteriores, volvemos al principio de todo: procesos y sistemas. Y para resolver la gran mayoría de los problemas que se presentan con los colaboradores, también los necesitamos. Si implementas de manera adecuada estas tres herramientas que a continuación te comparto, te puedo asegurar que solucionarás el 80% de los conflictos que tienes con el personal.

Herramienta # 1. Reclutamiento y selección de personal

Aquí comienza todo. Si no tienes un proceso estandarizado y profesionalizado en esta área, no vas a poder contratar a los empleados adecuados para tu empresa. Recuerda esta máxima: “No hay colaboradores buenos o malos, hay colaboradores para cierto tipo de empresas y empresas para cierto tipo de colaboradores”. Y tu trabajo como emprendedor o dueño de una Pyme es buscar a esas personas que se ajusten a las características y objetivos de tu compañía. Hacer esto sin una metodología, es como tratar de atrapar mariposas con las manos, sin una red.

Según las estadísticas a nivel mundial de la metodología Top Grading de selección de personal, alrededor del 50% de las contrataciones anuales a nivel mundial son fallidas. En el caso de las Pymes esa cifra es todavía más desalentadora y alcanza el 75% o más. ¿Lo peor de todo? Que el costo de una contratación equivocada se calcula en aproximadamente 10 meses de sueldo, sobre todo por los costos internos implicados. Ten en cuenta los siguientes casos:

a. Cuando se atendió mal a un buen cliente.
b. Cuando dedicaste meses a capacitar a un colaborador que no resultó productivo.
c. Cuando un empleado no hace bien su trabajo y alguien más (a veces el mismo dueño) tiene que hacerlo en su lugar.
d. Cuando un colaborador que no está en el puesto adecuado crea muchos conflictos y entonces el dueño tiene que distraerse de su trabajo más importante –el estratégico– para atender esos problemas.

Aquí mi recomendación es que estudies el proceso de selección de la metodología Top Grading, uno de los mejores del mundo y que hemos aplicado en miles de Pymes con un enorme éxito. Con él, las probabilidades de contratar a la persona adecuada suben al 80% o más.

Necesitaría mucho más que una columna para enseñarte esta metodología y cómo funciona, pero te voy a compartir tres de sus principios más importantes:

a. Busca personas que ya hayan hecho el trabajo que necesitas y en un contexto similar. Lo último que quieres es que alguien llegue a tu empresa para aprender desde cero cómo hacer su trabajo.
b. Durante la entrevista, pide ejemplos muy específicos sobre cómo el candidato ha desempeñado en el pasado las funciones y tareas del puesto.
c. Ante la duda, descarta. Si no estás muy convencido acerca de un candidato, continúa con la búsqueda. Esto hará que tu proceso de reclutamiento y selección sea más lento de lo que normal, pero la realidad es que en la mayoría de las Pymes hay contrataciones exprés, que luego traen consecuencias muy malas y costosas.

Herramienta #2. Capacitación con procesos

Una vez que encontraste al candidato adecuado, hay que capacitarlo. Y qué mejor que sea con procesos documentados. Esto hará que la curva de aprendizaje pueda disminuir entre cinco y 10 veces, es decir, el nuevo colaborador podrá comenzar a realizar sus actividades y cumplir con sus responsabilidades hasta 10 veces más rápido.

Herramienta #3. Retroalimentación formal

Una vez que encontraste al candidato adecuado y lo capacitaste con procesos, ahora hay que darle retroalimentación formal una vez al mes. En una junta uno a uno, el jefe debe abordar los siguientes temas:

a. Cómo se ha sentido el colaborador en el trabajo.
b. Qué cosas hay hecho bien. Sé muy específico, ya que quieres reforzar conductas y acciones determinadas.
c. Qué cosas ha hecho mal. De igual forma, sé muy concreto.
d. Un máximo de cinco proyectos, funciones, acciones o retos en los que el empleado tenga que enfocarse en los siguientes 30 días, para revisar en la siguiente junta.
e. La vida personal del colaborador. Es increíble el tiempo que pasamos con empleados y compañeros de trabajo y lo poco que sabemos acerca de su familia, de su historia o de lo que hacen en su tiempo libre. Además, esto te servirá para detectar focos amarillos o rojos de situaciones personales que puedan afectar el desempeño laboral de una persona.
f. Por último, es importante enviar un resumen de la charla por escrito a través de un email. Esto creará un registro de antecedentes para la próxima retroalimentación.

Te reitero que, si aplicas estos procesos en tu empresa, podrás resolver para siempre el 80% o más de los problemas con tus colaboradores. Por supuesto, es fundamental que te comprometas con ellos, que seas constante y que te apoyes en un equipo de expertos en Recursos Humanos con conocimientos y experiencia probada.

 

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Rodrigo Laddaga es emprendedor, coach especializado en el crecimiento de pequeñas y medianas empresas, autor y conferencista. Está certificado en algunas de las metodologías más exitosas del mundo para el crecimiento de las Pymes, como EMyth, Pumpkin Plan, Profit First, Duct Tape Marketing y Top Grading, entre otras. Ha sido miembro de organizaciones que buscan impulsar el éxito de emprendedores y empresarios, como Entrepreneur Organization (E0), Endeavor y Unión Social de Empresarios de México (USEM). Es fundador de Helpi Coaching  y acaba de publicar su primer libro. Síguelo a través de Facebook: Rodrigo Laddaga Helpi Coaching.

 

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